Los 8 errores más comunes en una facilitación virtual y cómo solucionarlos

Vivimos en tiempos interesantes y complicados…

La gran mayoría de los alumnos a los que enseño trabajan ahora como parte de un equipo distribuido. Es inusual, y un lujo, trabajar con un equipo distribuido. Seguramente todos hemos estado aprendiendo a adaptarnos a realizar al menos algunas de nuestras funciones de trabajo con un equipo geográficamente disperso. Pero las reuniones, en particular las sesiones de obtención de requisitos que requieren mucha interacción del equipo, siguen siendo un desafío. La mayoría de la gente todavía intenta convocar reuniones en persona cuando necesitan tener una sesión de trabajo en equipo.
Sin embargo, la nueva realidad ha hecho que eso sea imposible para muchos equipos. De la misma manera, mucho de lo que hacemos en una sala física no se traduce fácilmente en una sala virtual. Entonces, ¿qué debe hacer un analista?

Desarrollé y compartí los siguientes consejos hace algún tiempo. Y este parece ser un buen momento para compartirlos de nuevo. Espero que uno o más de mis 8 consejos para la facilitación virtual te dé una idea que te ayude a ser más efectivo en las reuniones virtuales de equipos distribuidos.

La tecnología es impredecible para la facilitación virtual

Vaya, es siempre. No olvidaré nunca el pánico que se apoderó de mí cuando me di cuenta de que Skype estaba teniendo un apagón mundial… ¡Justo antes de empezar mi clase!

• Antes de la reunión, reparte una lista de las herramientas tecnológicas que se utilizarán. Anima a los participantes a prepararse y proporcionales acceso a los materiales de aprendizaje en caso de que no estén familiarizados con la tecnología. En concreto, anuncia todo lo que se deba instalar o cargar con antelación, para no esperar a que la gente se descargue los plug-ins o luche contra sus firewalls mientras intentas iniciar la sesión.
• Ten un plan de emergencia que describa cómo se desarrollará la reunión sin algunos individuos o canales de comunicación.
• Proporciona una sesión de “registro” antes de la reunión real para que los participantes puedan probar tu tecnología.
• Tener acceso rápido al soporte técnico en todo momento.
• Establecer un procedimiento de reinicio en caso de fallo total.

Es más difícil seguir el proceso de reunión

No puedes repartir agendas físicas en una sesión virtual, y no puedes seguir el progreso en un flip chart o pizarra. Para compensar eso:

• Haz el plan de pre-reunión muy explícito y proporciona más detalles de lo que normalmente harías para un grupo co-ubicado. ¿Necesitas ayuda? Prueba de esar nuestra Plantilla Happy Meeting Box.

Crea un visual scorecard de la reunión. Utiliza una ventana en la pantalla del ordenador para mostrar la agenda de la reunión, y márcala con checks de verificación para mostrar el progreso. Yo personalmente uso “Stickies” en mi Mac; mis alumnos de facilitación suelen usar”Sticky Notes” o “OneNote” en las máquinas de Windows con el mismo propósito.

• Haz explícitas las transiciones entre temas y actividades para que los participantes no se pierdan.

Cuesta tener feedback en remoto

Suele ocurrir cuando no puedes verlos, y ellos no pueden verte a ti (o a los demás). Dependemos en gran medida de la feedback visual cuando trabajamos con un equipo. Incluso si estás en una reunión conectada por vídeo, notarás una disminución en la feedback visual. La gente también tiende a no responder a las preguntas abiertas. Aprendí rápidamente a no preguntar en mis clases virtuales cosas como “¿Alguien tiene una pregunta?” Suelan grillos de fondo cuando hago eso… y no puedo mirar alrededor de la habitación y elegir a las personas que tienen una mirada desconcertada en su cara como puedo hacerlo en una clase compartida.

• Busca pro-activamente y provee el feedback para los participantes virtuales. Solicita respuestas verbales individualmente, o usa las herramientas software como encuestas y el chat.
• Hacer chequeos frecuentes de los procesos. Asegúrate de que los participantes remotos sepan dónde estás en el proceso de la reunión, y que estén de acuerdo con la forma en que la reunión se está llevando a cabo.
• Utiliza canales secundarios como las ventanas de chat para animar a los participantes a comunicarse sobre cuestiones del proceso.

La gente se olvida de quién está en la reunión virtual

Hay un vídeo muy gracioso hecho por un par de comediantes que se burla de las teleconferencias. Una de mis partes favoritas es cuando alguien empieza a hablar… pero nadie sabía que estaba en la reunión…

• Usa las características del software para mantener una lista de quién está en línea. Si el software de la reunión no lo proporciona automáticamente, mantén una lista en la pantalla.
• Organiza las videoconferenciasde forma que se avise cuando los participantes lleguen y se vayan.
• Utiliza con frecuencia los nombres de los participantes cuando facilite la reunión.
• Verifica verbalmente con todos los participantes para confirmar que siguen en línea y recordarles a todos quiénes participan. Cuando facilito usando Adobe Connect, hago que los estudiantes usen sus opciones de “estado” para hacerme saber que todavía están conmigo.
• Distribuye fotos y biografías cortas para los nuevos equipos o los nuevos miembros del equipo.
• Utiliza notas adhesivas como tarjetas de identificación para los participantes en las videoconferencias.

Los participantes “se desvían” con facilidad

Admítelo. Has enviado algún correo electrónico durante alguna videollamada.  Sé que todos los hacemos.  Pero, ¿cómo podemos evitar que pase durante una reunión que nosotros mismos hemos organizado?

• Diseña actividades o interacciones frecuentes que requieran que los participantes se comprometan. Encuentro que muchos de mis alumnos no saben mucho sobre su software de conferencias web, así que lo usan principalmente para mostrar diapositivas de PowerPoint. La mayoría de los programas admiten chats, compartir pantallas, pizarras, Q&A o encuestas, e incluso dar el control de su escritorio a otro participante. Averigua lo que puede hacer el suyo y luego piensa en cómo hacer que tu sesión sea interactiva.
• Verifica verbalmente con todos los participantes de manera regular. Intenta hacerles una pregunta que requiera más que una simple respuesta de sí/no. Si cada 10 minutos preguntas “Kathy, ¿todavía estás conmigo?” es probable que un distraído “¡Um, sí!“. Por otro lado, si sé que me pedirán que clasifique las opciones en la pantalla, me mantendré enfocada y estaré lista para tener una conversación con vosotros cuando llegue mi turno.
• Entabla un diálogo en lugar de dar un resumen. No hay nada más aburrido que tener a alguien leyendo una diapositiva de PowerPoint en voz alta. Piensa cuidadosamente en lo que estás tratando de conseguir en la sesión y diseña un enfoque que involucre al equipo. ¡Puedes obtener más práctica en el curso de Agile Remote Facilitation!

Es más difícil desarrollar el grupo a distancia

Los grupos virtuales siguen pasando por todas las mismas etapas de desarrollo del Modelo Tuckman como grupos co-ubicados: Forming, Storming, Norming, Performing y Adjourning. No obstante, tienden a pasar por esas etapas más lentamente. Para ayudar con eso:

• Establece metas muy claras e inequívocas para el equipo.
• Ten una reunión inicial cara a cara si es posible.
• Haz descansos distribuidos: dejar el audio y el vídeo conectados durante los descansos. Esto fomenta las discusiones informales que pueden ayudar a romper las barreras entre los miembros del equipo virtual.

También es más difícil llegar a un consenso a distancia

En las sesiones en remoto, la pérdida del lenguaje corporal y la entrada visual crea desafíos.

• Estructura el proceso de toma de decisiones. Como mencioné antes, las preguntas abiertas como “¿Qué creéis que debemos hacer?” no van a funcionar bien en una sesión virtual. Nuestra plantilla de proceso de toma de decisiones puede ayudar. Our Decision-Making Process Template can help.
• Realiza comprobaciones frecuentes del proceso para asegurar el compromiso con cada decisión tomada. No asumas que el silencio significa acuerdo, particularmente en el mundo virtual.
  Captura las decisiones para futuras referencias y que así no se conviertan en una fuente de conflicto en sesiones posteriores.

Los múltiples canales de comunicación pueden distraer

En mis sesiones, tengo el lujo de usar un “productor” que me ayuda a manejar el entorno virtual. Eso me permite concentrarme en el material que estoy entregando. Es probable que no tengas ese mismo lujo, así que procura que ocurran demasiadas cosas a la vez.

• Introduce la nueva tecnología sólo cuando sea necesario. No desates toda la tecnología disponible de inmediato.
• Ten canales separados de “tareas” y “proceso”. Esto permite a los participantes obtener ayuda o hacer una pregunta (cuestiones de “proceso”) sin interrumpir la tarea principal en cuestión.  Una buena forma de hacerlo es utilizar una única zona de visualización y un canal de audio para la tarea y hacer que los usuarios utilicen las funciones de chat o de mensajería instantánea para los problemas de los procesos.
• Cuando se utiliza el vídeo, concéntrate en los artefactos y no en las “cabezas parlantes”. Los participantes están más interesados en la información compartida que en las caras de los miembros del equipo.
• Utiliza herramientas de software para centrar la atención del grupo en información específica. Muchos paquetes de programas informáticos permiten destacar y otras capacidades que permiten al facilitador centrar la atención.

El último consejo que compartiré con vosotros es este:

La práctica hace la perfección. Lleva algo de tiempo y algo de acostumbrarse… pero puedes tener sesiones de facilitación en remoto exitosas incluso en el desafiante ambiente de trabajo de hoy en día.

¡Esperamos que te haya sido de utilidad este post sobre errores en reuniones virtuales y conferencias online!