Agile Change Agent, un enfoque ágil para la gestión del cambio
Belen Oller
- Agilidad Empresarial, Change Management
- Artículo
Introducción a Agile Change Agent
La semana pasada en Netmind tuvimos la alegría de poder impartir el primer curso de APMG Agile Change Agent y queremos compartir con vosotros algunos de los contenidos, impresiones y reflexiones más relevantes.
La primera gran distinción con la que comenzamos el curso es que hablar de Gestión del Cambio no es lo mismo que hablar de Gestión de Proyectos. Dicho así parece obvio, pero no hay que perder el foco que la Gestión del Cambio puede incluir la Gestión de Proyectos. Es decir, que la Gestión del Cambio contempla tanto los cambios tangibles que se impulsan en un proyecto (como la implementación de nuevos procesos, sistemas, servicios, etc) como los cambios de comportamientos que se quieren observar en las personas (nuevas maneras de trabajar, incorporación de nuevos hábitos, entendimiento de cómo hacer las cosas, etc).
Hecha esta primera distinción ya podemos imaginarnos que la Gestión del Cambio puede tener un alcance y una escala de gran tamaño y, que gestionarlo dentro de un contexto complejo y de continuo cambio como el que vivimos puede llegar a ser un gran reto.
Por esto, es que poder contar con un proceso de trabajo estructurado en el paso a paso pero flexible en cuanto a lo que hay que hacer en cada uno de ellos, es una de las claves que nos ofrece la Gestión del Cambio ágil.
Porque cuando hay incertidumbre sobre el resultado, debemos brindar certezas sobre el proceso.
Lo que este enfoque Ágil de Gestión del Cambio nos propone es buscar maneras rápidas de introducir cambios y de ver resultados, a partir de definir un Roadmap y pensar en cuáles son las necesidades de negocio que nos motivan al cambio, sin perder el foco en las relaciones entre las personas y en generar un entorno favorable para el cambio.
A continuación, explicaremos cada uno de estos factores en detalle:
1. Roadmap
Un roadmap es una guía paso a paso, una hoja de ruta, que nos ayudará a gestionar cualquier tipo de cambio, desde el inicio hasta la implementación, suficientemente flexible como para considerar todas las necesidades de cambio, y que nos ayudará a responder a las preguntas importantes.
El Roadmap se compone de cuatro elementos principales que nos ayudarán a desarrollar y entregar el cambio durante todo su ciclo de vida:
- Timeframe: es el tiempo total en el que se gestionará el cambio. El timeframe es fijo y, en cambio, lo que se entrega a lo largo del ciclo de vida del cambio será flexible.
- Iteraciones: son los bloques de tiempo en los que se dividirá el timeframe y dónde se llevarán adelante las actividades necesarias para generar el cambio.
En la gestión del cambio ágil hay una apuesta decidida a cómo utilizamos el tiempo
- Outcomes de cada iteración: son los resultados esperados que provocarán el cambio real.
- Procesos: son el conjunto de actividades necesarias para avanzar a lo largo de cada iteración y los que nos proveerán consistencia en cómo el cambio es desarrollado y entregado. Estos procesos se repetirán en cada una de las iteraciones y nos darán la oportunidad de revisar el trabajo de la iteración anterior, de asegurar el alineamiento con las necesidades de negocio y de descubrir cómo seguir trabajando en la próxima iteración.
Gracias a estos elementos vamos a construir la solución de manera evolutiva, donde el cambio no es planeado en detalle desde el inicio, sino que irá emergiendo y lo iremos descubriendo, por lo que iremos planificando en detalle a medida que toque.
Iremos construyendo de manera incremental, en base a la solución anterior, apoyándonos en procesos iterativos donde los cambios son adoptados por los usuarios ni bien son creados lo que posibilita el retorno de la inversión antes de completar el cambio.
2. Necesidades de negocio
Business need drives change: las necesidades de negocio como impulsoras del cambio
Las necesidades de negocio son las que dan respuesta al propósito del cambio y se componen de tres elementos clave:
- Beneficios, mejoras que se pueden medir y cuantificar
- Requerimientos, cosas que “hay que hacer” (que muchas veces se asemejan a la carta a los Reyes Magos),
- Criterios de aceptación, que definirán la calidad de lo que entreguemos y, en consecuencia, el nivel de satisfacción.
El desafío es integrar entre sí estos tres elementos, de manera que, pensar primero en los beneficios que queremos obtener sea los que nos ayude a evaluar qué requerimientos priorizar.
Esto requiere un cambio de paradigma con la manera tradicional de trabajar, donde se suelen recoger requisitos, poniendo el foco en la entrega de los mismos sin tener en cuenta si se está entregando valor (se asume implícitamente que se alcanzará algún beneficio). Aquí lo que se propone es primero pensar en los beneficios que queremos obtener, para luego pensar qué tenemos que hacer para conseguirlos. Por lo tanto, debemos planificar en base a beneficios y no en base a requisitos.
3. Relaciones
Como agentes de cambio no tenemos, en muchos casos, capacidad de decisión, pero sí capacidad de influencia. La capacidad de influencia estará basada en la fortaleza de las relaciones que seamos capaces de construir.
En este bloque del curso profundizamos sobre la importancia que se le debe dar, como agentes de cambio, a las relaciones con las personas para influir y persuadir en que cambien su manera de trabajar.
Para conseguir relaciones sólidas debemos basarnos en la confianza y la empatía, lo que nos llevará a conversaciones honestas que nos permitirán entender el punto de vista de las otras personas, para entender, a su vez, cómo transitan el cambio y cómo podemos acompañarlos.
Pero, para entender a otros primero tenemos que entendernos a nosotros mismos. Por eso, en el curso se hace hincapié en el autoconocimiento y en el liderazgo personal, contemplando elementos como:
- el compromiso que tenemos y demostramos con el cambio,
- la autoridad concedida o que poseemos y cómo esta autoridad nos ayudará a influenciar positivamente a las personas,
- el auto-control de nuestras emociones y comportamientos para poder gestionar cómo queremos reaccionar ante cada situación,
- la flexibilidad y apertura al cambio y a nuevas oportunidades, y
- la confianza que transmitimos
La confianza tendrá un impacto directo en la velocidad del cambio: a mayor confianza generada, menos tiempo necesitaremos para implementar el cambio.
4. Entorno
Un entorno adecuado para el cambio nos va a ayudar a crear apropiadas oportunidades de cambio, a implementarlas satisfactoriamente y a balancear las actividades propias del cambio con las actividades habituales de las personas.
Por lo tanto, tenemos que trabajar en generar un entorno que provea:
- Seguridad: transmitir el mensajede que las nuevas formas de trabajar pueden llegar a ser dificultosas al principio, pero que está contemplado que disminuirá la productividad hasta adquirir todo el conocimiento necesario.
- Ánimo: alentar a las personas a que sean parte del cambio y se adueñen de él. Para esto, se debe generar un entorno positivo, que se disfrute y sea motivante. Eso generará círculos virtuosos de trabajo que ayudarán a aumentar la creatividad, la colaboración y la resiliencia para cuando vengan tiempos difíciles (que los habrá)
- Motivación: los motivadores intrínsecos que deben fomentarse para genera un entorno propicio para el cambio son el propósito, la autonomía y los talentos naturales de las personas.
La combinación de estos factores nos ayudará a conseguir la participación genuina de las personas, a bajar la ansiedad o el miedo que puede generar un escenario de cambio para, en contraposición, aumentar la confianza y la motivación.
Sobre la certificación APMG Agile Change Agent
Si estáis interesados en saber más sobre el curso y cómo certificarte puedes dirigirte a la landing del curso APMG Agile Chante Agent.
Si queréis conocer más sobre Melanie Franklin, la autora del curso, podéis dirigiros a su web.
