Agile como solución eficaz en tiempos de incertidumbre

Ya lo decía Wiston Churchill: “We should never waste a good crisis” y no le faltaba razón. Pese a que no es plato de buen gusto pasar por una crisis porque nos zarandea, nos pone a prueba y en riesgo, es cierto que, en cierto modo, nos fuerza a adaptarnos movilizando nuestras capacidades y nuestro ingenio para superarla e incluso hasta para salir reforzados.

Las crisis, pequeñas o grandes, nos devuelven a la realidad haciendo ver el verdadero valor que tienen nuestros planes. En realidad, crisis son esos imprevistos cotidianos que aparecen sin avisar para tirar por tierra nuestras expectativas. Afortunadamente, sólo algunas alcanzan la envergadura de un cisne negro, esos eventos que ponen a prueba a sociedades enteras para calibrar su fragilidad o su robustez. O mejor aún, para descubrir quiénes tienen esa rara y apreciada cualidad llamada antifragilidad. 

Frágil, robusto y antifrágil. Los objetos, las relaciones, las organizaciones, etc. son frágiles cuando no resisten los cambios, y son robustos cuando lo hacen. ¿Pero qué ocurre con los que mejoran con cambios y crisis? Según Nassin Taleb están dotados de la antifragilidad, una cualidad que va más allá de la supervivencia y que implica aprendizaje y adaptación, para salir reforzados en circunstancias que normalmente nos ponen a prueba. 

El terreno de juego está en nuestra cabeza 

Las crisis se manifiestan en hechos, pero se definen por la forma en la que los interpretamos y en la narrativa que hacemos de ellos. Lo mismo ocurre con la forma de afrontarlas: la mentalidad apropiada nos ayudará a adoptar la mejor estrategia para las herramientas con las que contamos. Claro está, si las tenemos y disponemos de ellas. 

Llegar a desarrollar la mentalidad adecuada es una baza decisiva para salir de la crisis. ¿Y qué mentalidad puede ser esa? Para empezar, debería estar inclinada al cambio y a la adaptación, que nos ayude a redefinir planes, así como a tenerlos. Requerirá convivir con la variabilidad y mantener opciones abiertas. Buscará la simplicidad, que no la simpleza. Asumirá la complejidad de las crisis y de los problemas que provocan en un mundo igualmente complejo. Y por último, nos permitirá lidiar con la indefinición y asunción de incertidumbre. 

El universo Agile como solución empresarial

Puede parecer que la actitud adecuada para sobrevivir a una crisis es la de un explorador -que también- pero no hace falta ponerse heroicos: hay soluciones existentes y probadas que ayudan a las organizaciones desde hace tiempo. Bajo el amplio de paraguas de la Agilidad o Agile caben muchas técnicas, prácticas, herramientas, y métodos. Pero las herramientas no son nada sin la mentalidad, los principios y la actitud adecuados, y esa es la aportación verdaderamente diferenciadora de la Agilidad. ¿De qué estamos hablando? 

En primer lugar, Agile ayuda a mantener opciones abiertas, a estar preparados -y dispuestos- a los cambios, y no entenderlos como un inconveniente sino como el camino hacia la adaptación que necesitamos.

• Reducción del riesgo, lo que se manifiesta en simplificar, eliminando ruido innecesario, en manifestar anticipación y especialmente en transparencia que ayuda a evitar pérdidas de información y contexto. 
• Mejora continua, lo que se consigue con ciclos de feedback que ayudan a entender el impacto de nuestras acciones y a corregirlas. 
• Orientación al valor, poniéndolo en el centro, lo que supone una sensibilidad especial para definirlo y detectarlo, y dejar en segundo plano procesos, planes maestros y todo aquello que ponga en riesgo ofrecer el máximo valor en el menor tiempo. 
• Responsabilidad y compromiso involucrando activamente a las personas de la organización, lo que supone dar autonomía y capacidades para ganar cabezas y no sólo manos.
• Empirismo, sustentando las decisiones en datos objetivos, y no en deseos, opiniones o intuiciones. 

Y por encima, o por debajo, sustentando todo lo anterior, encontramos una inclinación hacia generar aprendizajes, sin miedo a equivocarse si de ello resulta un crecimiento de nuestro conocimiento. 

La transformación son personas, no tecnologías. Seguramente un virus esté haciendo más por la transformación digital que todos los consultores y gurús del mundo. Pero la transformación no es la adopción de tecnologías o herramientas si no la capacitación y crecimiento de las personas que van a aplicarlas. De nada sirve lo uno sin lo otro. 

Las prácticas ágiles al rescate 

Las prácticas, técnicas y métodos son la cara conocida y visible de la agilidad. Pero, ¿cómo nos puede ayudar Agile en momentos de incertidumbre?

Por ejemplo, creando ritmo y cadencia, lo que es una forma de reducir riesgo e incertidumbre, para poner el foco en lo que de verdad importa. De esa forma, las prácticas ágiles ayudan a reducir la variabilidad trabajando con bloques predefinidos de tiempo.  

Esto mismo ocurre con la forma en la que definimos el trabajo que hay que desarrollar. Los métodos ágiles buscan la reducción del riesgo organizándolo en bloques más pequeños, manejables, con menor variabilidad e incertidumbre. Esta forma de trabajo permite mantener el foco en lugar de dispersar esfuerzo sin capacidad de concreción.  

Agile pone foco en las personas y su contribución y, por ello, en su crecimiento. La base son equipos capaces y competentes, que aportan sus capacidades y creatividad, y entregan compromiso a cambio de confianza. Los equipos de las organizaciones que aplican verdaderamente los principios ágiles, y no sólo algunas prácticas de forma cosmética, mantienen una tensión creativa imprescindible para salir adelante en tiempos de crisis. 

Y el aprendizaje, la traducción de las acciones de la organización en datos, feedback y nuevos conocimientos que impactan en los pasos futuros. Generar, interpretar, difundir y, sobre todo, reaccionar a esos aprendizajes, es uno de los puntos clave que diferencian a Agile de otras formas de organizar el trabajo.  

Scrum, Kanban, SAFe, Lean Startup, Nexus, DSDM o cualquiera de las formas ágiles de trabajo se estructura en torno a generar aprendizajes, que al mismo tiempo es la única forma de afrontar la incertidumbre exacerbada por una crisis. 

Agile en tiempos de Covid y tribulación

Ya hemos dicho que las prácticas son un cascarón hueco sin la mentalidad adecuada, de la misma forma que esa mentalidad precisa del soporte de métodos y técnicas que permitan alinear todo el potencial de las organizaciones para responder a crisis y desafíos. 

La agilidad no es magia, pero ayuda a hacer cosas que lo parecen. Ante los desafíos de esta crisis, y todas las que con certeza le sucederán, la principal recomendación es mantener las opciones abiertas. Eso supone contar con una mentalidad, cultura y estructuras adecuadas para ver en la variabilidad una ventaja, aceptar múltiples perspectivas y tener la cintura para adaptar a un entorno cambiante y confuso. 

Hay quien entiende “ágil” como sinónimo de “rápido”. Bien, piense qué es más ágil: un AVE a 300 km/h o un patinete a menos de 20km/h. Si aparece de repente un obstáculo en la vía, el tren te llevará muy deprisa a donde no quieres ir. 

La agilidad es la herramienta que permite lograr la mayor flexibilidad al tiempo que es capaz de acelerar. La agilidad en la empresa es la forma de conseguir rapidez y opciones abiertas. 

Volvamos sobre las palabras de Churchill que abrían este artículo: “no deberíamos desperdiciar una buena crisis”. Como decíamos, una crisis no es plato de gusto y desearíamos no pasar por ellas. Pero las crisis son inevitables, así que sería un enorme desperdicio si al final no aprendemos nada de ellas.