Ciclo de vida de las Lecciones Aprendidas en Proyectos

Hay un conocido refrán que dice:
“Nunca te acostarás, sin saber una cosa más”
En gestión de Proyectos deberíamos de crear un refrán que dijera:
“Nunca decidas, sin consultar las lecciones aprendidas”

¿Qué son las lecciones aprendidas?

Son aquellos conocimientos que obtenemos y que generamos en los proyectos que estamos gestionando. Estos conocimientos adquiridos a través nuestra experiencia han de ser:

• Analizados: Cuando hablo de análisis no sólo me refiero a estudiar lo que ha pasado y cómo nos ha influido en el proyecto. Si verdaderamente queremos aprender, ayudar a la organización y a los proyectos que vendrán después del nuestro tenemos que ir más allá, hemos de identificar los efectos, y averiguar cuál o cuáles fueron las causan subyacentes que causaron ese “efecto” que impactó positiva o negativamente en nuestros proyectos.
• Documentados: Siguiendo el patrón o la guía de nuestra organización (probablemente siguiendo las instrucciones de la PMO – Oficina de Gestión de Proyectos) y
• Puestos a disposición de la organización: Esta quizás sea la parte más compleja, las lecciones aprendidas han de transcender a los equipos que las generan, las organizaciones deberían de tener procesos o herramientas que facilitaran esta labor.

La intención final es que estas experiencias “vividas” en estos proyectos se puedan (o, mejor dicho, se deban) utilizar en los siguientes proyectos como punto de partida y como referencia de cosas a repetir o de aspectos mejorar, o a evitar.
En las lecciones aprendidas se debe incluir información tanto sobre los éxitos, como sobre los fracasos, que han hecho que los Proyectos en los que hemos participado hayan sido exitosos o hayan fracasado, para que otros Directores de Proyecto, o quizás, tú mismo, podáis beneficiaros de la información que en ellas se recoge.

Podrás imaginarte fácilmente lo útil que puede ser, a la hora de elegir un suministrador, consultar las lecciones aprendidas y averiguar que en el Proyecto “A” el suministrador “X” ha conseguido suministrar antes de la fecha con lo que el Proyecto no ha sufrido ningún retraso, o que en el Proyecto “B”, el suministrador “Y”, debido a sus continuos retrasos ha producido un fracaso estrepitoso en el Proyecto.

Esta información importante sobre aquello que sucedió en Proyectos anteriores debe ser almacenada de forma adecuada, de manera que se pueda consultar lo más fácilmente posible, para que ayude a la toma de decisiones en situaciones conflictivas que nos encontremos en Proyectos futuros. Esto hará que cuando el Equipo de Proyecto se enfrente a situaciones parecidas, consiga disminuir el riego y mejorar el tiempo de respuesta.

Ahora bien, una pregunta recurrente que hacen los Directores de Proyecto en todos los cursos que imparto es:

¿Cuándo se tienen que reflejar las lecciones aprendidas?

La recomendación de PMI (Project Management Institute) es que las lecciones aprendidas tienen que estar desarrolladas al final del Proyecto, es decir con su cierre. De hecho, es una salida del proceso de cerrar Proyecto o fase.

Mi experiencia en la gestión de Proyectos me ha hecho darme cuenta de que, dejar la redacción de las lecciones aprendidas para el final, no es una buena idea. Con el transcurso del Proyecto se van olvidando detalles que pueden resultar muy importantes a la hora de escribir las lecciones, o incluso se dejan de registrar algunas lecciones que pueden ser muy útiles.
Por lo tanto, considero importante decir muy claramente que se registren las experiencias a medida que se está desarrollando el Proyecto.

También es importante ir documentando poco a poco, puesto que si lo dejamos para el final las lecciones aprendidas vienen con el “sesgo” del resultado final del proyecto, y si el proyecto fue un éxito es más probable que sólo nos acordemos de cosas buenas, por el contrario si el proyecto fue un fracaso es probable no se documenten aquellos éxitos que ayudaron al proyecto, y esas buenas prácticas que se crearon y que sólo nos acordemos de las cosas “malas”.

Cómo documentar las lecciones aprendidas se puede realizar de muchas maneras, pero si comenzamos con una plantilla sencilla, que todos los miembros del Equipo de Proyecto conozcan, facilita mucho la tarea. Y … os aseguro que esa plantilla evolucionará de forma muy positiva con las aportaciones de todo el equipo para adaptarse a vuestra forma de trabajar.

Cuando se cierre el Proyecto, tu tarea como Director de Proyecto, es asegurar que todo el equipo revisa esa plantilla y crear entre todos el documento oficial de lecciones aprendidas del Proyecto, que ha de pasar a los Activos de los Procesos de la Organización para ayudar a los que vengan detrás.