Historia de una transformación ágil en Ferrer – Caso de Éxito

Caso Ferrer: El Reto

Ferrer es una empresa farmacéutica internacional de capital privado con sede en Barcelona y presencia en más de 90 países, a través de presencia directa con filiales o joint ventures, o presencia a través de partners.

Durante los últimos 2 años el Departamento de Organización y Sistemas de Ferrer ha vivido un cambio organizacional de un modelo de gestión de proyectos tradicional a un modelo ágil. Nuevos roles, nuevas responsabilidades, equipos Scrum, paneles Kanban, entregas frecuentes…

Ferrer introdujo las metodologías ágiles en la gestión de proyectos de sus equipos, para seguir con su estrategia de innovación en el desarrollo de productos y servicios. Con el objetivo de trabajar de manera más eficiente, el grupo implantó exitosamente la filosofía Agile en sus equipos a través de una formación, consiguiendo extraer mejores ideas para transformarlas en productos competitivos de alto valor.

La Solución al caso

El viaje empezó con una necesidad de formación en gestión de proyectos. Cuando Ferrer contactó con Netmind, en lugar de plantear una formación estándar, todo el Departamento participó en un Project Management Improvement Workshop, donde el objetivo fue que todo el personal dibujara conjuntamente su propio escenario ideal después de ver diferentes modelos y analizar los pros y contras.

Con este enfoque bottom-up, se creó una hoja de ruta hacia un modelo ágil, con formación a medida y acompañamiento durante todo el proceso.

Desde Netmind diseñamos e impartimos la formación Agile necesaria para homogenizar los conocimientos y criterios de gestión de todos los involucrados en los futuros equipos. Los principales conceptos tratados durante la formación fueron Agile, Scrum, Kanban y Product Backlog Management. Fue planificada en sesiones dilatadas en tres semanas, para de este modo aplicar lo aprendido en el aula en proyectos reales en los que se estaba trabajando en ese momento.

Durante las sesiones de formación se diseñaron los equipos ágiles, según producto y tecnología, organizando en 5 equipos Scrum más de 20 personas, tanto internas como externas. Cada equipo diseño su propio panel Kanban, los diferentes estados y sus Definitions of Done. Todos los paneles eran físicos, excepto un equipo que decidió aprovechar las funcionalidades de Sprints y User Stories de la herramienta con la que ya estaban desarrollando el software. Inicialmente ninguno de los equipos contaba con la figura Scrum Master, de modo que las responsabilidades del rol se llevaban a cabo de forma conjunta. El acompañamiento externo de Netmind suplió en diferentes ocasiones esta figura.

A pesar que cada equipo tenía libertad en cuanto a algunas herramientas y procesos, se acordó que los sprints tuvieran una duración de 3 semanas, y estuvieran sincronizadas las fechas de inicio entre ellos. Esto permitía una sincronización adicional mediante reuniones de Product Owners antes y después de los Sprint Plannings, facilitando la detección y resolución de dependencias entre equipos.

Los Beneficios obtenidos

Según han expresado los equipos, gracias a la implantación de este enfoque ágil se mejorado la productividad y se tiene mayor capacidad de anticipación de problemas. La transparencia de la información proporciona un mejor control del avance en todos los niveles. En las primeras retrospectivas se constató que el modelo había mejorado los tiempos de entrega y la sensación de aportar más valor a los usuarios.

Con el objetivo de difundir el nuevo método de trabajo en el resto de la organización, unos meses más tarde se organizó un seminario de difusión para otras áreas de la empresa, al que asistieron más de treinta personas y donde se explicaron los valores, principios y fundamentos de Agile, Scrum y Kanban. Hubo mucho interés y expectativa y se recibió buen feedback de la sesión.

Recientemente se ha incorporado un nuevo equipo dentro del área, y se ha organizado siguiendo el mismo esquema que los equipos ya existentes. Después de los beneficios y mejoras obtenidas, en Ferrer trabajar en Agile ya es un hecho, no se plantea de otro modo.