3 situaciones en las que es apropiado utilizar el método Kanban

¿Cuando es apropiado utilizar Kanban?

¿Cuándo deberíamos usar un sistema kanban pull? En primer lugar, debemos darnos cuenta si estamos aplicando sistemas Kanban a un workflow de entrega de servicios. Asumiendo que hemos identificado un workflow y podemos describir los tipos de trabajo que procesa, la interfaz de servicio y los niveles de servicio que ofrece, ya tenemos un buen candidato para aplicar un sistema kanban.

Una vez detectamos un workflow de entrega de servicios debemos preguntarnos: ¿por qué elegiríamos usar un sistema kanban con este flujo de trabajo en concreto?

Hay varias razones para elegir un sistema kanban. En el caso de que se cumpla alguna de ellas, utilizar kanban ya se convierte en una elección apropiada:

1. Cuando el compromiso diferido es deseable

Los equipos prefieren diferir el compromiso sobre elementos de trabajo específicos que se procesarán a través de un workflow si el futuro es incierto, además es probable que cambie nuestra opinión sobre aquellas cosas que consideramos importantes.

Del mismo modo, si las prioridades siguen cambiando y estamos continuamente planificando y comunicando nuevas fechas de entrega, preferiremos diferir el compromiso y reducir nuestros gastos generales de planificación y priorización. Si lo hacemos correctamente, podemos reducir el desperdicio en esta área a casi cero.

También preferiremos diferir el compromiso si tenemos una alta tasa de abandono, ideas que nunca se inician y siempre se despiorizan, o una alta tasa de descarte, ideas que descartamos activamente como de bajo valor, bajo retorno de la inversión o baja prioridad.

Todo esto indica que tenemos el hábito de comprometernos pronto con cosas por las cuales no estamos seguros. Este es un fuerte indicador de que debemos diferir el compromiso.

Los sistemas Kanban nos permiten diferir el compromiso y serían una opción adecuada, en estos casos.  En resumen, el compromiso diferido es deseable cuando:

• El futuro es incierto.
• Las cosas pueden cambiar.
• Las prioridades cambian a menudo.
• La replanificación es algo común y frecuente.
• Hay una alta tasa de abandono para las solicitudes entrantes.
• Existe una alta tasa de descarte en las solicitudes entrantes.
• Hay un alto índice de cancelación para solicitudes comprometidas que ya están en proceso.
• Hay un alto nivel de trabajo entregado que se ignora, nunca se usa o nunca se pone en servicio.

2. Desigualdad en el flujo de trabajo

Por lo general, las irregularidades en el workflow suelen sobrecargar a los equipos y luego los dejan inactivos por un tiempo. Esta irregularidad en el flujo (flow) puede ser causada por:

• Transferencias de lotes grandes.
• Solicitudes de trabajo no planificadas, especulativas y disruptivas.
• Problemas de bloqueo.

El trabajo no planificado, como las solicitudes de información, es a menudo impredecible y especulativo. Esto conlleva a al deseo de ofrecer un servicio de alta calidad, anteponiéndolo habitualmente al trabajo ya planificado.

3. Sobrecarga

Es común en las industrias creativas que los trabajadores se sobrecarguen constantemente con demasiadas solicitudes y trabajo. Esto suele conducir a equipos estresados, de baja calidad y con plazos de entrega largos e impredecibles.

¿Cómo detectar la sobrecarga? Algunos ejemplos son:

• Largas colas de solicitudes en espera de ser atendidas.
• Demasiado trabajo en progreso.
• Demasiada multitarea y cambio de tareas.
• Trabajadores estresados.
• Mala calidad.
• Plazos de entrega largos e impredecibles.

Así pues, si queremos buena calidad, plazos de entrega cortos y una entrega predecible, debemos liberar a las personas de la sobrecarga. Esto se puede conseguir simplemente con un límite WIP, propio de los sistemas Kanban. Gracias a este sistema, los equipos se sentirán más aliviados, con menos sobrecarga y más motivados.