Gestión del cambio: Los 8 pasos de Kotter

Decía Darwin: «No son las especies más inteligentes o más fuertes las que sobreviven, sino aquellas con mayor adaptación al cambio». Esta reflexión es también aplicable a las empresas. Gestionar de manera adecuada los cambios y el impacto que tienen los cambios en las operaciones habituales de negocio, es un elemento clave en la evolución de todas las organizaciones. Más aún en un entorno actual de agilidad, transformación digital, crisis económica y energética, donde el reto de la adaptación a los cambios es seguramente el más importante.

De hecho, cada nuevo proyecto (o programa) introduce un cambio, mayor o menor, pero siempre es una modificación de una situación actual (As is) a un escenario futuro previsiblemente mejor (To be). Tradicionalmente, sin embargo, las organizaciones se han focalizado en el impacto que tiene el cambio en los procesos, métodos o tecnología y han olvidado que el éxito o el fracaso de ese cambio se producirá en la medida en que las personas lo asimilen y lo incorporen a su nueva cotidianidad. Por ejemplo, King and Peterson en 2007, después de estudiar datos de diferentes estudios globales, situaban el ratio de iniciativas de cambio fallidas en las empresas entre el 70 y el 80%.

Como dice William Bridges en su libro Managing Transitions (2009): «Hay una diferencia clave entre cambio y transición».

• Cambio es el conjunto de eventos, actividades y pasos que se realizarán para pasar del As is al To be, y estarán contemplados dentro del plan de proyecto.
• Transición es el proceso psicológico de dejar atrás un patrón y empezar uno nuevo. La transición por lo tanto es un proceso personal, que cada individuo realizará a su ritmo.

Así como las actividades de cambio en sí son planificables y pueden responder bien a modelos estructurados y lineales, la transición en las personas es larga, compleja, diferente en cada individuo, y requiere de adaptación, reflexión y comunicación continua.

Aunque existen diferentes modelos de gestión del cambio (modelo de Lewin, modelo de Senge, y otros), quizás el más conocido de ellos son los 8 pasos de Kotter, propuestos por John Kotter. Consiste en los siguientes pasos:

Los 8 pasos de Kotter para que la gestión del cambio sea existosa

1) Establecer un sentido de urgencia

Los líderes deben comunicar y transmitir con efectividad a la organización los siguientes aspectos:

• Desconfirmación: Todo cambio para tener éxito debe partir de una sensación de insatisfacción con el status-quo que genere la creencia de que es urgente cambiar. En este sentido, el mayor enemigo de un cambio es la idea de «siempre lo hemos hecho así».
• Sensación de culpa o ansiedad: Para cambiar es importante que todo el mundo participe. Si yo no cambio, puede haber consecuencias para mí, o para la propia organización.
• Creación de seguridad psicológica: La organización debe proporcionar soporte, coaching, y aceptar la posibilidad de cometer errores.

2) Crear la Guiding Coalition (Coalición Guía o Equipo de Cambio)

Para el éxito del cambio, toda la organización debe estar implicada en mayor o menor medida. La Guiding Coalition será el centro de las decisiones principales relativas al cambio, y su composición debe posibilitar disponer de las siguientes características en ella:

• Fuerte poder jerárquico
• Experiencia variada y adecuada a todos los aspectos del cambio en cuestión
• Credibilidad en la organización
• Liderazgo efectivo

3) Desarrollar una Visión y Estrategia

La visión del cambio describe cómo será el futuro de una manera breve y sintética, pero al mismo tiempo concreta, realista, atractiva para las personas de la organización y que permita focalizar los esfuerzos del cambio y servir para dirigir, motivar e implicar a las personas a través de él.

4) Comunicar la visión del cambio

Esa visión debe ser comunicada, no una vez sino repetidamente, en lenguaje claro y directo, adecuado a la audiencia, utilizando diferentes imágenes, analogías y canales. Dando oportunidad para el feedback y el debate, alentando la participación.

5) Empoderar a los empleados

Como decía Dan Pink : «Existen tres factores de motivación para las personas: propósito, autonomía y maestría».
La visión, la estrategia, la creación de la Guiding Coalition generan un propósito común que ayuda a motivar al cambio.
La organización debe empoderar además a las personas que sufrirán el cambio, dotándoles de autonomía para poder tomar sus propias decisiones en su ámbito de responsabilidad. Debemos conseguir que «sientan suyo el cambio».
Finalmente, debemos dar la posibilidad de aprender, de adquirir nuevos conocimientos y capacidades en el contexto del cambio para asegurar que cada vez se hacen las cosas mejor. Esto es, la maestría.

6) Generar logros a corto plazo (short-term wins)

Es la manera de mantener el impulso del cambio. Aunque para completar el cambio se requiere mucho tiempo, más cuando hablamos de un cambio cultural (entre 3 y 5 años), solo podremos alimentar la energía del cambio si se producen éxitos a corto plazo (alrededor de 3 a 6 meses).

7) Consolidar y producir más cambio

Siempre podemos encontrar motivos para abandonar el esfuerzo del cambio:

• Complacencia con lo obtenido hasta la fecha
• Dificultades encontradas

Un liderazgo fuerte es importante en este momento para seguir impulsando y apoyando el cambio, consolidar los logros y, a partir de ellos, seguir avanzando en el cambio con el objetivo de dejar a la organización mejor preparada para afrontar nuevos cambios.

8) Anclar los cambios en la cultura

Los cambios culturales requieren tiempo, como hemos comentado, en los 8 pasos de Kotter se remarca la importancia de «no abandonar los esfuerzos una vez aparentemente los objetivos del cambio se han conseguido». Si no se refuerza y sigue apoyando, los viejos hábitos pueden volver a aparecer. Se requiere en este punto un liderazgo que actúe como modelo y premie los nuevos comportamientos adquiridos.

En Netmind, entendemos la importancia estratégica de la disciplina de gestión del cambio y ofrecemos un amplio catálogo de formación, certificaciones y workshops para ayudar a los profesionales a conseguir el éxito en sus procesos de cambio.

En el curso se exploran y se ponen en práctica diferentes visiones y teorías acerca de cómo gestionar de manera efectiva los cambios, y especialmente, la transición en las personas, como por ejemplo, los 8 pasos de Kotter.

Para ello se organiza en cuatro partes:

• Cambios en los individuos. En esta parte se estudian diferentes teorías y técnicas para entender cómo puede afectar cada cambio en cada persona, y cómo conseguir motivar y guiar a las personas a través del cambio, tanto desde un punto de vista individual como de gestión de equipos.
• Cambio en la organización. A un nivel superior del de la persona, están las dinámicas, culturas, comportamientos, valores de las organizaciones. Entender cada uno de estos factores ayuda a comprender mejor la manera cómo afrontar los cambios en cada organización. Por ejemplo, en una organización extremadamente jerarquizada será imprescindible un liderazgo claro de la alta dirección en la gestión del cambio (enfoque top-down), mientras que en otro tipo de organización más plana, será imprescindible mayor implicación en todos los niveles.
• Interesados y comunicación. Donde aprendemos a identificar quienes son los interesados y a seguir una serie de reglas para comunicar e implicarlos de manera efectiva. Por ejemplo,
  • No esperar a tener toda la información disponible, comunicar siempre
  • Focalizarse en comunicación bidireccional, cara a cara, cuando necesitemos mayor implicación
  • Segmentar información por grupos de interesados, no sobrecargar
  • Permitir suficiente tiempo. Las personas no son robots. Cada una de ellas necesita un tiempo para digerir toda la información
  • Fomentar el feedback y actuar sobre él.
• Prácticas de gestión del cambio. En esta parte se explican técnicas para poder medir y evaluar el impacto completo de los cambios, técnicas para mejorar la disposición al cambio en las organizaciones, cómo desarrollar planes de gestión del cambio y cómo utilizar palancas del cambio (ambientales, de liderazgo, y de desarrollo oreganizacional)