Empowerment con diferentes niveles de delegación

Delegar ha sido históricamente una de las asignaturas pendientes de los “jefes”. Es una de esas acciones más fáciles de decir que de hacer. Hay un dicho en catalán que dice así “si vols estar ben servit, fes-te tu mateix el llit”. Literalmente “si quieres estar bien atendido, hazte tú mismo la cama”. El trasfondo viene a ser algo así como “si quieres que todo esté a tu gusto, hazlo tú mismo”. Y en muchas ocasiones es cierto. Pero si pensamos siempre de este modo, nos pasaremos el tiempo “haciendo la cama”, en lugar de otras actividades que puedan aportar más valor.

Empowerment: Urgente/no urgente e Importante/no importante

En el famoso libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, Stephen Covey nos presentaba su famosa matriz Urgente vs. Importante, proponiendo la delegación de las actividades urgente y no importantes.

Pero la delegación no es un “todo o nada”. No se trata de pasarlo a alguien y olvidarnos. No es algo que podamos hacer de un día para otro hasta este extremo. Podemos encontrar algunos modelos, como por ejemplo el liderazgo situacional de Hersey y Blanchard, que nos ofrece diferentes niveles, pero solo hacia abajo, no hacia arriba. Y tampoco nos proporciona herramientas específicas para ponerlo en práctica.

Una propuesta muy interesante de Management 3.0, adaptada a partir del liderazgo situacional, nos ofrece 7 niveles de delegación. Son diferentes niveles donde se establece quién y cómo toma una decisión: tomada por el Manager (Niveles 1-3), tomada conjuntamente (Nivel 4) o tomada por el Colaborador (Niveles 5-7).

Niveles de delegación de Management 3.0

• Nivel 1. Decir
• Nivel 2. Vender
• Nivel 3. Consultar
• Nivel 4. Acordar
• Nivel 5. Aconsejar
• Nivel 6. Preguntar
• Nivel 7. Delegar

Nivel 1. Decir

Yo tomo la decisión, basándome en los criterios que crea más adecuados, y una vez tomada, la comunicaré. Por ejemplo, la decisión de qué platos elegir al pedir la comida en un restaurante.

Nivel 2. Vender

Yo tomo la decisión, y después la explicaré, detallando los motivos por los cuales creo que es la opción más adecuada. Por ejemplo, cuando asignas una paga semanal a tus hijos pequeños, y explicas por qué crees que esta cantidad es la idónea.

Nivel 3. Consultar

Yo tomo la decisión, pero lo haré después de escuchar diferentes opiniones. Por ejemplo, elegir un restaurante después de preguntar por las mejores opciones a alguien que conoce la zona teniendo en cuenta que prefiero comida italiana.

Nivel 4. Acordar

La decisión la tomaremos conjuntamente. Puede ser por acuerdo, por mayoría, por votación… pero la decisión la tomamos juntos. Por ejemplo, qué película ir a ver al cine con toda la familia.

Nivel 5. Aconsejar

Aquí empieza formalmente la delegación. Podemos expresar nuestras preferencias, posibles criterios a tener en cuenta, pero la decisión la toma el colaborador. Podemos influenciar en la decisión, pero sin engañarnos: la debe tomar el colaborador. Si no, estamos incurriendo en un nivel 3 encubierto. Por ejemplo, cuando nuestra hija decide a qué universidad ir.

Nivel 6. Preguntar

Un nivel más de delegación. Ni siquiera tenemos que explicar nuestras preferencias, simplemente queremos estar informados de la decisión, así que una vez tomada, preguntaremos (o querremos tener acceso al resultado). Podemos preguntar tanto por la decisión escogida como los criterios utilizados, si fuera necesario, para que nos convenzan de que se trataba de la mejor opción. Por ejemplo, cuando nuestro hijo adolescente sale con los amigos y eligen un local para ir a divertirse, pero queremos saber dónde estará.

Nivel 7. Delegar

El máximo nivel, no necesitamos ni siquiera conocer la opción escogida. Nos parecerá bien, nos podemos ahorrar los detalles, y una cosa menos de la que preocuparnos. Por ejemplo, cuando un hijo empieza a escoger la ropa por sí mismo.

He puesto ejemplos fuera de un entorno laboral para intentar aclarar mejor algunos conceptos. Quizás en alguna de las situaciones expuestas se os ocurran otros niveles más adecuados, pero todas las decisiones delegadas de los ejemplos han pasado por el nivel 1 en algún momento (qué ropa ponemos a nuestros hijos, a qué lugares los llevamos, a qué colegio lo inscribimos…) y gradualmente las hemos ido confiando en ellos.

Está claro que en función del contexto, de la confianza en el colaborador, en la repercusión de la decisión, etc. podemos oscilar en varios niveles. Por ejemplo, el nivel 1 que hemos utilizado para pedir en un restaurante, puede convertirse en un nivel 3 (¿qué plato me recomienda?) o incluso un nivel 7 (pedir el menú degustación sin ni siquiera saber qué incluye). Pero para llegar al nivel 7 en este ejemplo debe tratarse de un restaurante en el que confiemos, si no queremos correr el riesgo de llevarnos una sorpresa desagradable…

Que algunas decisiones sean del nivel 1 no significa que seamos unos dictadores. Simplemente, por cuestión de tiempo, esfuerzo, relevancia y disponibilidad de la información, no es necesario involucrar a nadie más. Y las decisiones de nivel 7 no significan anarquía, simplemente confiamos en nuestros colaboradores y delegamos completamente la decisión, sin necesidad de conocer los detalles.

Trasladar estos niveles a un entorno profesional es relativamente sencillo, y cada uno puede tener situaciones diferentes en función del tamaño de empresa, su cultura, el nivel de centralización, …
Como Managers, nos interesa delegar por 2 motivos: para hacer crecer a nuestros colaboradores, y para poder hacer otras actividades que nos aporten más valor.

En el próximo artículo veremos 2 herramientas adicionales que nos permitirán facilitar la delegación, basándonos en los 7 niveles y ponerlo en práctica: Delegation Poker y Delegation Matrix.