¿Te funciona? Entonces utilízalo, no lo llames Scrum… Llámalo X

A día de hoy, en esta sociedad cada vez más globalizada, interconectada y digitalizada, la complejidad en los entornos organizacionales es creciente, y la gestión de esta complejidad un factor clave del éxito para las empresas. Quería reflexionar en este artículo acerca de la necesidad de adaptar los métodos más conocidos de gestión a las diferentes casuísticas y situaciones en las organizaciones para poder lidiar con éxito con la complejidad.

La preocupación por gestionar adecuadamente la complejidad, ha originado la creación de frameworks como el Cynefin framework, creado por Dave Snowden y uno de los referentes actuales en gestión de complejidad.

Tipos de sistemas clasificaciones

De manera resumida, podemos decir que Cynefin es un framework que posibilita la toma de decisiones identificando diferentes niveles de complejidad que serían los siguientes:

• Sistemas simples: Donde hay una clara y conocida relación causa-efecto.
• Sistemas complicados: Donde la relación causa-efecto no es evidente, y necesitamos aprender de la experiencia.
• Sistemas complejos: Donde los resultados son impredecibles, solo podemos aprender de ellos en retrospectiva.
• Sistemas caóticos: Donde no se puede determinar la relación causa-efecto.

La manera de tratar con cada uno de estos niveles no es inmediata, aunque, de manera general, podemos considerar que las Best practices tal cual solo sirven en entornos simples, conocidos. A medida que vamos aumentando los niveles de complejidad, debemos adaptar estas Best practices, realizar experimentos, aplicar creatividad, … lo que sea necesario para lidiar con la complejidad. La adaptación, personalización, tunning y mejora continua de los métodos no es, por lo tanto, opcional.

Me gustaría ilustrar esto haciendo referencia a algunos métodos conocidos de gestión. Actualmente estoy colaborando con diferentes empresas en proyectos de implantación de PRINCE2 en sus organizaciones. PRINCE2 es el método más utilizado en el mundo de gestión de proyectos. Sin embargo, siempre insisto en que no se trata de implantar PRINCE2 sino de definir un método propio de gestión de proyectos, basado en PRINCE2 y con el foco en la mejora continua, en aprender de la experiencia. Se trata sobre todo de adaptar PRINCE2 a la organización, y no al revés.

De hecho, en la propia definición del método “prohíbe” utilizarlo tal cual está en el manual. PRINCE2 explica que debe ser adaptado en función del entorno, tamaño, complejidad, importancia, riesgo del proyecto y de la capacidad del equipo. Llega a decir que para considerar un proyecto como un proyecto PRINCE2 deben de cumplirse los principios (entre ellos, la adaptación al entorno de proyecto y aprender de la experiencia). El resto (roles, procesos, temáticas, documentos) deben adaptarse. Existe un nombre despectivo para aquellas empresas que se centran solo en producir los documentos de PRINCE2 y seguir formalmente los procesos: PINO (Prince2 In Name Only).

Lo mismo podría aplicarse para las empresas que están inmersas en transformación ágil e intentan implantar Scrum, el método ágil seguramente más conocido y utilizado en el mundo. Scrum como método no está pensado para ser adaptado, sin embargo, la adaptación es imprescindible: tamaño de los equipos, relación con negocio, dedicaciones parciales, equipos virtuales o presenciales, necesidad de governance, escalado, convivencia con equipo no ágiles, etc.

En una conversación en Twitter, Ron Jeffries, uno de los autores del Agile Manifesto, acerca de Scrum y de la posibilidad de cambiar algunos elementos de Scrum decía lo siguiente: “¿Te funciona? Entonces utilízalo, pero no lo llames Scrum…”. Llámalo X. Qué más da.