Prince2 – “El cambio no solo es probable, el cambio es inevitable”

Para ayudarnos a afrontar esos cambios PRINCE 2 pone a nuestra disposición la Temática de Cambios. Quizás no está claro para todos qué son las Temáticas de PRINCE 2… El método PRINCE2 aborda la gestión de proyectos con cuatro elementos integrados:

• Principios
• Temáticas
• Procesos
• Entorno del proyecto

Las temáticas describen aspectos de la gestión de proyectos que deben abordarse de forma continua y paralela a lo largo de todo el proyecto. Uno de esos aspectos que tenemos que gestionar constantemente es el cambio. El propósito de la temática de cambio es identificar, evaluar y controlar cualquier cambio potencial y aprobado en las líneas de base del proyecto. PRINCE 2 nos aporta un enfoque sistémico para la identificación, evaluación y control de cualquier “cuestión” que pueda desembocar en un cambio. PRINCE2 utiliza el término “cuestión” para eventos, no planificados, que requieren de algún tipo de gestión.

Cuestiones en la temática de cambio en Prince2

Hay tres tipos de cuestión:

• Solicitud de cambio: proviene del cliente o usuario y es una solicitud para cambiar una de las líneas de base del proyecto. Si hay costos adicionales involucrados en la implementación del cambio, el cliente normalmente pagará por ellos.
• Fuera de especificación: algo que está incluido en el proyecto, pero que sabemos, o se prevé que no se va a entregar. En este apartado están incluidos tanto productos o entregables que faltan, como un producto que no cumple con sus especificaciones o criterios de calidad.
• Problema / asunto: en este tipo de cuestión recoge cualquier otro problema que el jefe de proyecto necesite resolver o escalar.

Frente a cualquier cambio, tenemos que preguntarnos

• ¿Cuál es el cambio y qué esfuerzo de trabajo llevaría asociado?
• ¿Y el impacto en todos los planes (Equipo, Etapa, Proyecto) y si esto supusiera una desviación más allá de la Tolerancia?
• ¿Cuál sería el impacto en el Caso de Negocio y los riesgos?

Al comienzo de un proyecto, debe decidirse cómo se deben priorizar los cambios y los problemas, la Técnica MoSCoW puede servir para determinar las prioridades (Must, Should, Could y Won’t). Otro aspecto que se debe acordar es si la Junta de Proyecto desea participar en la revisión de todos los cambios del proyecto. En aquellos proyectos en los que se prevén muchos cambios, puede tener sentido que la Junta del Proyecto designe una Autoridad de Cambio que tomará decisiones sobre dichos cambios en nombre de la Junta del Proyecto. En tales casos, se deben acordar las “reglas a seguir” y qué tipos de cambio son responsabilidad de quién, por ejemplo, que la autoridad de cambio solo se ocupe de cambios de bajo costo.

“El cambio no solo es probable, el cambio es inevitable”

Esto no quiere decir que todos los cambios hayan de pasar por la Junta de Proyecto, o la Autoridad de Cambios, el jefe de proyecto puede ser capaz de resolver problemas sin la necesidad de escalarlos, podría, por ejemplo, gestionar un cambio menor en un documento de diseño aprobado que no afecte a ningún otro producto (obviamente para que esto pueda ocurrir ha de estar recogido y permitido en el enfoque de control de cambios). Que sea un cambio “menor” y que sea el propio Jefe de Proyecto el que apruebe este cambio no exime de que éste se registre formalmente. En muchas ocasiones, se necesita de un presupuesto adicional para poder financiar los cambios formalmente aprobados, de manera que otro aspecto es establecer en la temática de cambio es la creación de un presupuesto de cambio que se use para financiar cualquier cambio aprobado, y su implementación. Dichos presupuestos adicionales deben estar incluidos dentro del plan del proyecto. Ojo, no veamos los cambios como algo malo, un cambio puede tener impactos positivos o negativos, llevar a cabo un cambio podría hacer que el proyecto terminara antes, o que el resultado de éste proporcionara mayores beneficios que los inicialmente esperados.

Quisiera terminar como empecé…

No importa cuál sea tu experiencia en gestión de proyectos, no importa el tipo de proyecto en el que estés trabajando, no importan su duración ni su presupuesto. Todos y cada uno de los proyectos de tu vida estarán sujetos a algún tipo de cambio, ya sea por parte del cliente, ya sean cambios asociados a un fuera de especificación, o algún cambio en el “mundo exterior”, el cambio es inevitable. Por eso PRINCE2 mediante esta temática puede facilitarnos la vida a la hora de poner en marcha la aplicación de un sistema de control de cambios. Otra cosa importante… no quiero que haya errores de interpretación, el objetivo de los procedimientos de control de cambio no es evitar los cambios. El objetivo es garantizar que cada cambio sea acordado y evaluado antes de implementarlo dentro de un proyecto PRINCE2. ¡Suerte!

El progreso es imposible sin cambio, y aquellos que no pueden cambiar sus mentes no pueden cambiar nada.

Bernard Shaw