Agile Remote Facilitation (Parte 2)

En la primera parte de este artículo hablamos de la necesidad, las características y los principios de la facilitación remota ágil. Completamos en esta segunda y última parte con los aspectos más operativos y las herramientas necesarias para llevar a cabo esta modalidad de trabajo.

Agile Remote Facilitation: La preparación de la sesión

Como decíamos en la primera parte de este artículo, una buena preparación de una sesión de facilitación remota es fundamental para realizarla con éxito. Esto incluye planificar y agendar el tiempo necesario para su preparación, teniendo en cuenta las características propias de cada sesión (no es lo mismo preparar una retrospectiva de 4 horas para un equipo, que una sesión de PI Planning de 2 días con 10 equipos, o una sesión de Inception de producto con un grupo heterogéneo de stakeholders). A modo de guía, aunque el aprendizaje empírico nos ayudará a ir ajustando correctamente los tiempos de preparación, se puede empezar por reservar el doble de tiempo para la preparación que para la impartición.

Anticipación

Esta preparación requiere estudiar adecuadamente la viabilidad y conveniencia de la sesión. Sin ser exhaustiva, esta lista es una primera aproximación de los temas que habrá que anticipar:

• ¿Qué objetivos tiene?
• ¿Es una sesión facilitada la mejor forma de alcanzarlos?
• ¿Con qué formatos y herramientas?
• ¿Quién debería participar?
• ¿Qué colaboración podemos esperar?
• ¿Cuál o cuáles riesgos plantea?
• ¿Qué técnicas serían las más adecuadas?

Otro elemento importante que hay que considerar es si es necesaria en su totalidad una facilitación síncrona (todos conectados y colaborando al mismo tiempo) o podemos facilitar asíncronamente (cada participante aporta y colabora en momentos diferentes). Esto es importante para no sobrecargar con reuniones que puedan ser percibidas como una pérdida de tiempo (“esta reunión podía haber sido un correo”). Hay que estar preparados para usar una combinación de facilitación síncrona cuando sea necesario el trabajo conjunto de todo equipo (por ejemplo, generar ideas, o una retrospectiva, o una sesión de planificación), y asíncrona cuando podamos dividir el trabajo (por ejemplo, en un refinamiento del backlog).
La consecuencia práctica de todo esto es que el trabajo previo, que es importante en una sesión facilitada convencional, es imprescindible en una remota.

Artefactos para la facilitación

Además de dominio especial sobre las técnicas y herramientas necesarias, el facilitador puede apoyarse en artefactos que le ayudan en ese trabajo de preparación para no dejar cabos sueltos, o al menos para no dejar de identificar las preguntas que requieren respuestas. Por ejemplo, los siguientes:

• Las checklist son herramientas sencillas y muy útiles para preparar y hacer seguimiento de una sesión. Ayudan a asegurar que no nos dejamos ni olvidamos nada importante.
• Un canvas ayudará a sintetizar los elementos básicos necesarios y ordenarlos en el tiempo.

Un ejemplo de canvas de preparación de la sesión puede el siguiente:

Contar con plantillas, tanto de documentos (agendas, feedback, recopilación de requisitos, puntos de acción, …) como de los componentes básicos de la reunión facilitada (grupos de trabajo, dinámicas, técnicas) reduce el riesgo y permite poner el foco en lo que de verdad importa, evitando reinventar la rueda en cada ocasión.

Todos estos artefactos pueden ser evolucionados a medida que vamos descubriendo con respecto a los puntos importantes que debemos tener en cuenta en nuestras sesiones de facilitación. Hay que generar aprendizajes e incorporarlos a nuestra experiencia.

Las herramientas

Y dejamos para el final lo menos importante, aunque es también por lo que se expresa más preocupación en estos días “¿qué herramienta es la más adecuada?” Hay una máxima que tenemos que intentar cumplir: “Hacer las herramientas invisibles para los participantes”. Es decir, el foco estará en el contenido y en la colaboración, no en la herramienta que utilicemos. Por lo tanto, buscaremos aquellas herramientas que cumplan su cometido dentro de nuestro contexto y necesidades y nos ayuden a conseguir los objetivos de la sesión, con el nivel de participación y colaboración deseados.
Podemos tener una caja de herramientas completa y especializada o un par de útiles todoterreno que hagan un poco de todo, aunque no lo hagan espectacularmente. Más importante que una lista de herramientas recomendadas, es conocer las categorías y su propósito:

• Comunicación.

Es la necesidad obvia y primaria. Interesa más la solidez y fiabilidad que el despliegue tecnológico, pero al menos hay que garantizar voz y video, ya que buena parte de nuestra comunicación no es verbal y perder esa dimensión es una forma de perder información.

• Colaboración.

Hoy en día muy mezclada con la anterior. De hecho, buena parte de las restantes categorías están integradas en esta. Una herramienta de comunicación actual (Zoom, Skype) integra voz, vídeo, mensajería, pantallas compartidas, … Al igual que una herramienta primariamente de colaboración (como Teams) incluye habitualmente capacidades de comunicación. Aquí es importante contar con medios para compartir recursos, pero no olvidemos que es más importante el planteamiento y uso que se haga, que las capacidades puramente tecnológicas.

• Pizarras, tableros, postits virtuales.

Hay herramientas especializadas y sofisticadas (Linoit, Mural, …) y también alternativas muy simples y eficaces (como una presentación compartida en Office 365 o Google Drive).

• Tableros Kanban.

Una variante de la anterior, pero crítica en entornos ágiles por su capacidad para transmitir información relevante de estado y flujo en una única vista. Aunque se pueden simular con facilidad (una hoja de cálculo compartida es más que suficiente), las herramientas dedicadas (Trello es una alternativa gratuita muy recomendable) aportan funcionalidades básicas para sacar el máximo partido.

• Herramientas especializadas

Sobre todo para un propósito definido como las diseñadas específicamente para retrospectivas (Funretro por ejemplo), brainstorming, o toma de decisiones, por ejemplo. Todas podrían ser simuladas con algunas de las de propósito general anteriores, pero contar con herramientas específicas permitirá ahorrar bastante trabajo, siempre y cuando no sacrifiquemos utilidad a la “herramientitis” que estamos viviendo.

En cualquier caso, y nunca insistiremos lo suficiente, lo importante no es la herramienta si no que se ajuste a las necesidades y propósito.
Y siempre, siempre contar con un Plan B en forma de canales alternativos de comunicación: por ejemplo, usar una segunda herramienta como canal de emergencia basada en redes móviles; o tener una herramienta alternativa de comunicación o colaboración.
Otra precaución básica en relación a las herramientas antes de toda sesión facilitada es tener un dominio suficiente de la herramienta y sus posibilidades. Si hay que hacer experimentos que no sea en una reunión crítica de inception con todos los stakeholders preparados para contribuir.

Experimenta y aprende

En definitiva, la preparación de una sesión facilitada es un proceso iterativo donde el aprendizaje debe ser la guía y eso sólo se consigue experimentando, probando, y definiendo así el conjunto de técnicas, prácticas y herramientas más adecuado para nuestras necesidades.
Pero, por encima de todo hay que ser conscientes de que:

• No estamos en una situación normal, si no excepcional.

Muchas personas han teletrabajado en el pasado, pero no con niños en casa, por ejemplo. Esto supone una dosis especial de paciencia y comprensión.

• La vida remota no es una vida presencial con herramientas.

Hay que ser conscientes de que impone cambios en la relación de las personas y sus formas de trabajo, cambios que hay aceptar y los que hay que adaptarse.

• La facilitación remota tiene ritmos diferentes

Lo que significa contar con más pausas, trabajar en bloques más cortos para mantener la atención, e incluir dinámicas. Y por supuesto ser muy rigurosos con el timebox, ahora más necesario que nunca, lo que requiere una preparación previa superior a la que no estamos acostumbrados pero que a cambio salva dos recursos preciosos: tiempo y atención.

• La comunicación remota en grupo también tiene sus propias reglas.

Evitar monólogos y exposiciones largas, entender que sólo puede haber una conversación (y un hablante) en curso, complementar la palabra con recursos gráficos, incluir mecanismos que permitan dar la palabra a todos, evitar los momentos de “desconexión” (reuniones con muchas personas para hacer conversaciones que atañen sólo a dos, aunque sea en turnos).

• Diferenciar entre trabajo síncronamente y asíncronamente.

Discriminar muy bien qué debe ser tratado en persona síncronamente y que puede ser trabajo asíncronamente, evitando esa sensación de “esta reunión podía haber sido un correo”. Eso requiere dar también espacio a las personas para que puedan procesar adecuadamente la información antes de acudir a la sesión de facilitación (si algo se echa de menos en estos días en la confianza, con una epidemia de reuniones de reporte, como si perder de vista a un equipo implique necesariamente que dejen de trabajar, ahora estamos recogiendo los frutos del buen trabajo en equipo, y por lo que se ve la cosecha va a ser escasa).

Y por supuesto no renunciar a trabajar de una forma contrastada, adaptable, abierta, orientada al valor y que obtiene lo mejor de las personas. De la misma forma que no quisiéramos ser tratados con sangrías por médicos con máscara de pájaro, no echemos la vista atrás para aplicar hábitos de trabajos propios de la primera revolución industrial. ¡Resolvamos los problemas del siglo XXI con soluciones del siglo XXI!

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Artículo elaborado por Alonso Alvarez, Gabriel Casarini y Alfred Maeso.