Las diferencias entre OneDrive y OneDrive para la empresa

Introducción

En los últimos años han surgido numerosos servicios de almacenamiento en la nube. Entre ellos podemos destacar Google Drive, Dropbox,…, y por supuesto OneDrive y OneDrive para la empresa, que son los servicios de almacenamiento en la nube de Microsoft. Pero ¿cómo es que Microsoft tiene dos servicios de almacenamiento en la nube? En este artículo trataré de poner un poco de luz sobre las diferencias entre estos dos servicios y sus respectivas aplicaciones de sincronización, que en los últimos tiempos han recibido actualizaciones importantes.

Para empezar, un poco de historia

Corría el año 2008 cuando Microsoft convirtió su servicio Windows Live Folders en Windows Live SkyDrive. Posteriormente, en el año 2012 pasó a llamarse simplemente SkyDrive. Se trataba de un servicio de almacenamiento gratuito asociado a las cuentas live (live.com, hotmail.com…). El espacio gratuito, fue variando con el tiempo, y en la actualidad está sobre los 5GB, de forma general.

Por otro lado, en junio de 2011 Microsoft presenta Office 365, inicialmente dirigido a empresas, que incluye un espacio de almacenamiento personal llamado mySites, con 500 MB de espacio personal para cada usuario de la suscripción. En el año 2013, con la aparición de Office 2013 mySites se transforma en Skydrive Pro y amplia el espacio de almacenamiento a 7 GB.

De esta forma, en el año 2013 Microsoft tiene dos servicios de almacenamiento en la nube:

• SkyDrive: servicio gratuito asociado a una cuenta live. Pensado para un uso personal.
• SkyDrive Pro: servicio asociado a las subscripciones de Office 365, pensado para uso profesional.

Skydrive cambia de nombre. Se presenta OneDrive

En el año 2014 Microsoft cambia el nombre de SkyDrive por OneDrive. Así:

• SkyDrive pasa a llamarse OneDrive
• SkyDrive Pro pasa a llamarse OneDrive para la empresa

Este cambio de nombre fue motivado por un litigio con la compañía de televisión británica BSkyB, que usaba el nombre Sky en sus propios servicios online. Desde este momento hasta la actualidad el nombre del servicio se ha mantenido inalterado.

Las herramientas de sincronización

En un principio, el acceso a los documentos almacenados en la nube se realizaba únicamente a través de la web. No obstante, pronto surgió la necesidad de poder acceder a los documentos desde el propio explorador de archivos, tal como si estuviesen alojados en una unidad de disco local. Con este objeto aparecieron los clientes de sincronización.

En 2012 Microsoft lanzó la aplicación de escritorio de Skydrive, como herramienta de sincronización del servicio de Skydrive. Mediante esta aplicación, el usuario ya podía:

• Disponer de una copia local de los documentos en el ordenador.
• Cargar documentos en SkyDrive usando el explorador de archivos.
• Acceder a los documentos alojados en Skydrive directamente desde el explorador de archivos.
• Al modificar o cargar documentos desde el explorador de archivos, la aplicación Skydrive se encargaba de administrar su sincronización en la nube.

En el caso de Office 365, la aplicación de sincronización se llamó inicialmente SharePoint WorkSpace 2010. Fue una aplicación de escritorio que se distribuyó junto a Office 2010 y permitía crear áreas de trabajo sincronizadas con sitios de SharePoint. Coincidiendo con la presentación de Office 2013 Microsoft presentó SkyDrive Pro, una nueva aplicación de sincronización para substituir a SharePoint WorkSpace 2010. SkyDrive Pro permitía sincronizar tanto las bibliotecas de documentos de sitios de SharePoint como el espacio de almacenamiento de cada usuario de la subscripción de Office 365.

En 2014, las aplicaciones de sincronización pasan a llamarse OneDrive y OneDrive para la empresa.

OneDrive, ¿servicio o cliente de sincronización?

El hecho de que el servicio de alojamiento en la nube y la aplicación de sincronización tengan el mismo nombre, causa bastante confusión a muchos usuarios. Al hablar de OneDrive y de OneDrive para la empresa, es importante tener claro si nos estamos refiriendo al servició de alojamiento de archivos en la nube o a la aplicación de sincronización instalada en el ordenador.

OneDrive. El servicio de alojamiento gratuito

Como hemos dicho anteriormente, actualmente OneDrive es el servicio gratuito de almacenamiento en la nube de Microsoft, asociado con una cuenta live (live.com, hormail.com, outlook,com,…).

En la actualidad, de forma general este servicio consta de 5GB de almacenamiento gratuito, y dispone de opciones “de pago” para aumentar su espacio. Una de las formas de aumentar este espacio es contratar una suscripción de Office 365 Home o Personal. En este caso el espacio de OneDrive se incrementa en 1 TB, que se añade al espacio anterior.

El siguiente enlace nos permitirá acceder al servicio de OneDrive. Bastará con introducir las credenciales de nuestra cuenta live.

OneDrive para la empresa. El servicio de almacenamiento de tipo empresarial

En todas las suscripciones de Office 365 destinadas a empresa y educación, cada usuario tiene asignado un espacio de almacenamiento personal en la nube, con un tamaño inicial de 1TB. Es el llamado OneDrive para la empresa.

En la actualidad, el administrador de la suscripción puede realizar ciertas modificaciones en el servicio de OneDrive de los distintos usuarios.

Para entrar en OneDrive para la empresa, basta con entrar al portal de Office 365 e introducir las credenciales de la cuenta del usuario.

Una vez en el portal de Office 365, veremos todas las aplicaciones y servicios de nuestra suscripción. Para entrar en nuestro OneDrive para la empresa, bastará con hacer clic en el cuadro OneDrive. Aunque aquí solo veamos el nombre OneDrive, se trata de OneDrive para la empresa.

Las aplicaciones de sincronización

Como hemos dicho previamente, los servicios de OneDrive y OneDrive para la empresa disponen de sendas aplicaciones de sincronización. Históricamente eran dos aplicaciones distintas:

• Para OneDrive usábamos la aplicación OneDrive.exe
• Para OneDrive para la empresa usábamos la aplicación Groove.exe

Las aplicaciones de sincronización se encargan de descargar, en el ordenador del usuario, una copia del contenido alojado en OneDrive o en OneDrive para la empresa. De esta forma, para realizar cualquier operación con los documentos (abrirlos, editarlos, cargarlos,…) no es necesario disponer de conexión a Internet, ya que lo podemos realizar desde nuestra copia local. Cuando volvamos a disponer de conexión a Internet, la propia aplicación de sincronización se encargará de actualizar los documentos en la nube.

Desde Windows 7, la aplicación de sincronización de OneDrive viene preinstalada en el sistema.  Para saber si la tenemos configurada para sincronizar nuestra cuenta live, basta con abrir los iconos del área de notificaciones de la barra de tareas y buscar un icono en forma de nube blanca. Al situarnos sobre el icono nos aparecerá un mensaje indicando que se trata del OneDrive personal, o sea el espacio gratuito asociado a la cuenta live.

Al instalar Office en nuestro ordenador, desde la versión 2013 se instala el cliente de sincronización de OneDrive para la empresa. Al abrir los iconos del área de notificaciones de la barra de tareas veremos una nube de color azul.

En definitiva, en los iconos del área de notificaciones de la barra de tareas:

• El icono de la nube blanca corresponde a la aplicación de sincronización de OneDrive.
• El icono de la nube azul corresponde a la aplicación de sincronización de OneDrive para la empresa.

Si abrimos el explorador de archivos, en el panel de navegación de la izquierda veremos las nubes correspondientes a OneDrive y a OneDrive para la empresa, como si fueran unidades propias del sistema. Desde aquí, las dos nubes se muestran de color azul (a diferencia de lo que sucede en los iconos de la barra de tareas). Desde aquí podemos acceder directamente a las carpetas y a los documentos.

Actualizaciones recientes en la aplicación de OneDrive para la empresa

Desde hace un tiempo, Microsoft ha estado trabajando en la unificación de las dos aplicaciones de sincronización. El objetivo final es que la aplicación de sincronización de OneDrive (onedrive.exe) permita sincronizar tanto los documentos almacenados en OneDrive, los documentos almacenados en OneDrive para la empresa y los documentos alojados en las bibliotecas de SharePoint. De esta forma podremos pasar de tener dos aplicaciones de sincronización, a tener una sola.

En este sentido a finales de enero de 2017 ha aparecido una nueva actualización de onedrive.exe, que en estos momentos permite:

• Sincronizar el espacio de almacenamiento de OneDrive
• Sincronizar el espacio de almacenamiento personal de OneDrive para la empresa
• Sincronizar las bibliotecas de documentos de SharePoint (en SharePoint online)

En la actualidad el único caso en el que nos vemos obligados a usar la aplicación Groove.exe, es si queremos sincronizar una biblioteca de documentos de un servidor de SharePoint on premise.