Cómo implantar PRINCE2 en una organización

Una vez la organización decide que PRINCE2 es el método más adecuado para gestionar los proyectos, surgen las dudas acerca de cómo hacerlo, por dónde empezar. En este post trataremos de presentar algunas consideraciones a la hora de adoptar PRINCE2 como método de gestión de proyectos corporativo en una organización.

1. Implantar PRINCE2 es un proyecto

La implantación de un nuevo método para la gestión de proyectos en la organización es algo nuevo, que introduce un cambio en la organización, que es temporal, que es único, que presenta incertidumbre, que involucra en mayor o menor medida a toda la organización e incluso a los proveedores externos (interfuncional), que debe aportar valor a la organización… en definitiva, según PRINCE2, se trata de un proyecto, y como tal puede ser gestionado a través de PRINCE2 (las siguientes consideraciones son derivadas de esta primera).

2. Definir correctamente expectativas y beneficios esperados

Por lo tanto, un primer paso será ejecutar una correcta Puesta en Marcha, garantizando que el esfuerzo podrá producir los beneficios deseados. En este sentido, conviene realizar un primer diagnóstico de situación: qué es lo que hacemos bien, y qué es lo que debemos mejorar. No tenemos porqué partir de cero, AXELOS proporciona su propio modelo de madurez de PRINCE2 (P2MM, PRINCE2 Maturity Model), que nos permitirá conocer nuestro nivel de madurez actual en cuanto a gestión de proyectos. P2MM deriva del modelo de madurez global que propone AXELOS, P3M3 (Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model): www.p3m3-officialsite.com También está disponible un modelo de autoevaluación (self-assessment) en: www.p3m3-officialsite.com/nmsruntime/saveasdialog.aspx?lID=469) Este modelo presenta cinco diferentes niveles de madurez en gestión de proyectos:

• Nivel 1: Concienciación de proceso
• Nivel 2: Proceso repetible
• Nivel 3: Proceso definido
• Nivel 4: Proceso gestionado
• Nivel 5: Proceso optimizado

3. Adaptar PRINCE2 a la organización, y no al revés

Uno de los principios de PRINCE2 es la adaptación al entorno de proyecto. PRINCE2 es un método lo suficientemente completo como para adaptarse a las diferentes tipologías de proyectos, organizaciones e industrias. ¿Qué adaptaremos en PRINCE2? Dependerá principalmente de tres grandes factores (las tres Ps): Proyectos, Personas y Procesos:

Proyectos

En primer lugar, de la tipología, complejidad, criticidad y tamaño de los proyectos que realizamos. Por ejemplo, están disponibles en la web de PRINCE2 ejemplos de adaptación para un proyecto grande y crítico como puede ser la remodelación del Puerto de Rotterdam, y cómo adaptar PRINCE2 a proyectos pequeños y simples.

Personas

La cultura, la jerarquía y las relaciones entre departamentos y áreas nos guiarán especialmente a la hora de establecer roles y responsabilidades en un proyecto. Desde la composición de la Junta de Proyecto, hasta los roles de Garantía y Apoyo al Proyecto. Determinará, además, aspectos como la tipología y frecuencia de documentación y reuniones. Por último, si trabajamos o no con proveedores externos, y el nivel de implicación que tiene la organización cliente, condicionará claramente la composición de todo el equipo de gestión de proyecto.

Procesos

Los métodos, técnicas, herramientas y procesos que utilicemos para construir los productos especializados nos guiarán a la hora de adaptar PRINCE2. Por poner un caso extremo, no gestionaremos igual el proyecto si trabajamos con métodos ágiles que si trabajamos con métodos de desarrollo de software en cascada (waterfall). En este sentido, AXELOS ya ha anunciado para 2015 la publicación de una Guía de buenas Prácticas en utilizar PRINCE2 con métodos ágiles.

Estos tres elementos nos condicionarán a adaptar los siguientes elementos:

• La terminología, utilizando aquellos términos y conceptos que ya estén consolidados y sean conocidos por toda la organización.
• Nivel de profundidad y técnicas a utilizar para cada una de las temáticas
• Organización en fases y actividades de los procesos
• Roles y personas que deben participar en los proyectos
• Gateways o puntos de control o decisión en los proyectos, en función de la tipología de proyecto

4. Principio de Aprender con la Experiencia

Finalmente, en la implantación de PRINCE2 tenemos que poner en práctica el principio de aprender de la experiencia. No pretendamos hacerlo todo de golpe. Seamos poco ambiciosos, empezando por un proyecto piloto sobre el que, una vez finalizado, podamos reflexionar, aprender y mejorar para, de esta manera, ir extendiendo paulatinamente el método a la organización al mismo tiempo que vamos mejorando y refinando el proceso de adaptación.

Links de Interés sobre PRINCE2

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