Entendiendo indicadores: Leading y Lagging
Ana Aranda Diaz
- Gestión de Proyectos
- Artículo
La gestión de proyectos en la industria de Tecnologías de la Información (TI) requiere un seguimiento y evaluación cuidadosos del progreso y desempeño del proyecto. Los indicadores Leading (“Anticipados”) y los Lagging (también conocidos como “Rezagados”, o “Retrospectivos”) son dos tipos de indicadores clave de desempeño (KPI) que desempeñan un papel crucial en la evaluación del éxito del proyecto. En este artículo, vamos a explorar estos conceptos, tratando de proporcionar ejemplos prácticos de cada uno, destacando los beneficios de utilizar cada tipo en proyectos de TI.
Como dijo Peter Drucker “La medición es la clave para tomar decisiones informadas. Sin datos cuantitativos y métricas relevantes, las decisiones son solo conjeturas”. La intención de este artículo es aportar un poco de luz en este tema, y crear conciencia sobre la importancia de usar KPIs, determinando en cada momento qué tipo de indicador es más adecuado y cómo usarlos.
¿Qué son los Indicadores Leading?
Los indicadores Leading son medidas proactivas que proporcionan información temprana sobre el progreso y los resultados potenciales de un proyecto. Son predictivos por naturaleza, lo que permite a los jefes de proyecto, y al equipo anticipar el éxito futuro, o los riesgos. Estos indicadores se centran típicamente en actividades y entradas que miden el buen avance de los proyectos. Al monitorear estos indicadores, el equipo puede prever resultados, adelantarse a ellos y tomar acciones correctivas basadas en datos que favorezcan el éxito del proyecto.
Ejemplos de Indicadores Leading en Proyectos de TI:
- Cobertura de Requisitos: Porcentaje de requisitos del proyecto documentados y validados.
- Velocidad del Equipo: Promedio de puntos de historia o tareas completadas por el equipo de desarrollo por iteración. En las fases iniciales de un proyecto, un aumento constante en la velocidad de entrega puede indicar una mejora en la eficiencia y la capacidad del equipo para cumplir con los plazos establecidos. Pero con el tiempo, la velocidad del equipo tiende a estabilizarse y debemos vigilar que no decaiga. Es importante tener en cuenta que la velocidad está muy vinculada a la estabilidad del equipo.
- Satisfacción de los stakeholders: Retroalimentación y niveles de satisfacción de todos los actores implicados en el cumplimiento de los hitos del proyecto. Midiendo el grado en que el proyecto está cumpliendo con los objetivos intermedios establecidos (que pueden estar relacionados con hitos específicos, entregables clave, o cumplimiento de requisitos importantes) tendremos información útil sobre el avance del proyecto.
- Utilización de Recursos: Medida de asignación y uso de recursos en las actividades del proyecto.
- Actividades de Mitigación de Riesgos: Progreso realizado en la implementación de planes y acciones de atenuación de riesgos.
- Índice de rotación del personal: Mide la tasa de rotación de personal en el equipo del proyecto. Un alto grado de rotación puede ser una señal de problemas de liderazgo, clima laboral negativo o falta de motivación.
- Nivel de carga de trabajo del equipo: En Kanban, por ejemplo, el tablero permite ver rápidamente la cantidad de trabajo en curso. A mayor cantidad de tareas, mayor dispersión de la atención del equipo y mayor context switching. Debemos limitar la carga de trabajo del equipo para reducir los tiempos de entrega asegurar un alto nivel de calidad.
¿Cuáles son los beneficios de los Indicadores Leading?:
1. Identificación Precoz de Problemas:
Estos indicadores permiten detectar rápidamente posibles problemas o riesgos, lo que ayuda a los jefes de proyecto a tomar medidas proactivas para mitigarlos antes de que afecten los resultados del proyecto.
2. Corrección del curso de un proyecto en tiempo real:
Al monitorear los indicadores leading, el equipo puede realizar ajustes oportunos en los planes, en la asignación de recursos y en determinadas actividades para favorecer el éxito del proyecto.
3. Mejor toma de Decisiones:
Ya que proporcionan información valiosa sobre la trayectoria futura del proyecto, lo que permite a los jefes de proyecto tomar decisiones basadas en datos que optimicen los resultados.
4. Mejora en la Participación de los stakeholders:
Estos indicadores facilitan una mejor comunicación con los interesados al proporcionar visibilidad del progreso del proyecto, asegurando que se satisfagan sus necesidades y expectativas.
¿Qué son los Indicadores Lagging?
Son medidas retrospectivas que evalúan los resultados y logros de las actividades completadas del proyecto. Proporcionan una foto instantánea del rendimiento pasado, centrándose en los entregables y objetivos alcanzados. Estos indicadores ayudan a evaluar el éxito general de un proyecto e identificar áreas de mejora en proyectos futuros.
Ejemplos de Indicadores Lagging en Proyectos de TI:
- Desviación en plazos: Tiempo real de finalización del proyecto en comparación con el cronograma planificado.
- Variación de Presupuesto: Costos reales del proyecto en comparación con el presupuesto asignado.
- Métricas de Calidad: Evaluación de la calidad del producto entregado en base a criterios predefinidos y retroalimentación de los clientes (cantidad de incidencias reportadas, métricas de calidad de software, etc.)
- Satisfacción del Cliente: Encuestas posteriores al proyecto o comentarios de los usuarios finales sobre su satisfacción con el producto final. Un bajo nivel de satisfacción del cliente puede indicar que hubo problemas en la calidad, funcionalidad o en el cumplimiento de requisitos del producto. El Net Promoter Score (NPS) es un ejemplo, y nos permite medir la lealtad de los clientes.
- Entrega de valor a los clientes y usuarios: Evaluación del impacto del proyecto en los objetivos estratégicos de la organización y el retorno de la inversión.
Beneficios de los Indicadores Lagging:
1. Evaluación Post-Proyecto:
Los indicadores Lagging ayudan a evaluar el éxito general de los proyectos completados, lo que permite identificar fortalezas, debilidades y áreas de mejora.
2. Medición del Desempeño:
Estos indicadores proporcionan métricas tangibles para evaluar los resultados del proyecto en comparación con los objetivos predefinidos, facilitando la responsabilidad y aumentando la transparencia.
3. Referencias y Lecciones Aprendidas:
Este tipo de indicadores sirven como referencia para proyectos futuros, lo que permite a los jefes de proyecto identificar mejores prácticas y lecciones aprendidas para optimizar futuros proyectos.
4. Informes a los stakeholders:
Los indicadores Lagging brindan datos significativos para informar el estado del proyecto a los interesados, demostrando los resultados alcanzados y mostrando el éxito del proyecto.
Cualquiera de estos indicadores, Leading y Lagging, son herramientas esenciales en la gestión de proyectos, que proporcionan información valiosa sobre el progreso y los resultados.
Al aprovechar los indicadores Leading, los jefes de proyecto y el equipo pueden monitorear y gestionar de manera proactiva las actividades del proyecto para garantizar el éxito. Los indicadores Lagging, por otro lado, ofrecen una valoración en retrospectiva del desempeño del proyecto y sirven como base para la mejora continua.
No podemos determinar si los Lagging son mejores que los Leading, y viceversa, para una buena gestión de nuestros proyectos necesitamos comprender y utilizar ambos.
Para terminar, os dejo una reflexión de William Edwards Deming:
