Fundamentos de Scrum Framework: Retrospectiva + Infografía

Fundamentos de Scrum Framework: ¿Cómo planificar un Sprint? + Infografía | Autor: Alonso Álvarez | Ilustraciones de Patricia Parreira.

Este artículo forma parte de una serie en la que revisaremos los fundamentos de Scrum complementados con infografías que los explican. 

Puedes consultar los artículos sobre la el Sprint, Planificación, Review y Daily.

La Retrospectiva en Scrum

El último evento del Sprint en Scrum es la Retrospectiva, pero como en el “mito del eterno retorno”, la Retrospectiva es la semilla del nuevo Sprint que arranca, en un ciclo continuo y sin fin. Porque esa es la naturaleza de Agile materializada en Scrum: dividir un problema complejo -la entrega de valor en un entorno incierto y cambiante- en unidades pequeñas y manejables, iterando con una estructura estable para reducir riesgo y variabilidad con objeto de recibir feedback cuanto antes. 

La Retrospectiva nació al margen de Scrum. De hecho, este tipo de reunión y todas las técnicas que la acompañan puede ser aplicada en cualquier contexto: revisar la relación con un proveedor, examinar el funcionamiento de un departamento, analizar la forma en la que se ha respondido a un problema.  

Es habitual hacer sesiones de postmorten ante eventos o acontecimientos puntuales. La innovación de Scrum es convertirlo en algo regular y no excepcional, como una forma de asegurar la mejora continua a la que todos aspiramos. La Guía Scrum define su propósito como una forma de “planificar formas de aumentar la calidad y la eficacia”. 

El evento

¿Qué es una Retrospectiva?

Si el propósito de la Revisión es analizar y recoger feedback sobre el qué, la Retrospectiva se fija en el cómo. Ese “cómo” se refiere a los “individuos, interacciones, procesos, herramientas y su DoD” o Definición de Hecho. Es decir, todo aquello que hace posible llegar al “qué” de la entrega de valor alineada con el objetivo del Sprint y del Producto. 

En el análisis participa activamente todo el equipo Scrum, sin exclusiones. De ese análisis deben surgir cambios para el equipo, los “más útiles para mejorar su eficacia”. Esas mejoras se priorizan para abordar antes las que pueden tener mayor impacto, formando parte incluso del próximo Sprint Backlog, lo que es una buena práctica para asegurar que se llevan a cabo. 

La Guía Scrum no entra en cómo debe llevarse a cabo la Retrospectiva, pero afortunadamente hay mucha literatura al respecto y muchos recursos que ayudan a hacer retrospectivas realmente efectivas. 

La retrospectiva es seguramente la reunión más importante de Scrum. En ella el equipo en su conjunto va a analizar su funcionamiento y efectividad para corregir sus defectos y experimentar en la búsqueda de la mejora continua. Hay equipos que se dejan llevar por la rutina haciendo de la retrospectiva un trámite aburrido y, lo que es peor, sin efecto. De ahí surge una cierta tendencia a espaciar la celebración de este evento, e incluso dejar de hacerlo. Descuidar e incluso abandonar la práctica de la retrospectiva es una forma de renunciar a la mejora continua. ¿Quién pueden pensar que ha alcanzado el cénit en su forma de trabajar? 

¿Cuánto dura una retrospectiva?

La duración máxima de la Retrospectiva no debería exceder las 3 horas “en un Sprint de un mes”. Es de esperar que un Sprint más corto pueda requerir una retrospectiva más breve, pero no es cuestión de aplicar una regla de tres: las retrospectivas necesitan un tiempo mínimo para ser realmente efectivas. 

La duración máxima de la Retrospectiva no debería exceder las 3 horas “en un Sprint de un mes”. Es de esperar que un Sprint más corto pueda requerir una retrospectiva más breve, pero no es cuestión de aplicar una regla de tres: las retrospectivas necesitan un tiempo mínimo para ser realmente efectivas. 

Ejemplos de actividades y dinámicas

Afortunadamente, para no caer en el aburrimiento hay el recurso a la variedad. Hay múltiples técnicas que ayudan a hacer retrospectivas diferentes, examinar el funcionamiento desde otras perspectivas y hacer aflorar aspectos mejorables (por ejemplo, en la Retrospective Wiki, o en Retromat). Eso sí, hay que ser cuidadosos y elegir las técnicas en función del contexto y madurez del equipo: puede ser muy divertida una actividad que implique movimiento y roce, pero seguramente no sea la más adecuada cuando el equipo es nuevo o la situación tensa; una cierta “mala fama” de las técnicas ágiles procede de esa tendencia a abusar de lo lúdico en cualquier circunstancia. 

Cómo hacer una retrospectiva

No es posible explicar la mejor manera de llevar a cabo una retrospectiva, pero sí hay que entender que se requieren competencias y técnicas para facilitarla: crear espacios seguros, procurar que todo el mundo participe, que no se entienda como una forma de echar culpas sino que la responsabilidad es del como equipo, no olvidar la parte emocional, etc. 
La plantilla tradicional de los cinco pasos de la retrospectiva (que no forman parte de la definición de la Guía Scrum) ayuda a estructurar el evento y asegurar que se llega al objetivo buscado. Esos cinco pasos aparecen en el libro “Agile Retrospectices: making Good teams great” de Esther Derby y Ken Schwaber (uno de los coautores de la Guía Scrum): 

• Prepara el escenario (Set the stage): que es una forma de “calentamiento” para crear el ánimo adecuado entre los asistentes. 
• Recolectar datos (Gather data): el momento de revisar cómo ha discurrido el Sprint y recopilar todos aquellos hechos que se consideren relevantes. 
• Reflexionar (Generate insight): extraer patrones, aspectos de mejora, elementos clave de los datos. 
• Decidir qué hacer (Decide what to do): de todas las posibles acciones, generar un plan de acción priorizado con el compromiso de llevarlo a cabo. Ese plan se puede trasladar al próximo Sprint backlog para asegurar que no cae en el olvido. 
• Cerrar la retrospectiva (Close the retrospective): compromisos y próximos pasos, incluso analizar la forma de mejorar futuras retrospectivas. 

Dentro de cada uno de esos pasos caben distintas técnicas y formas de conducirlas que ayuden a hacer de las retrospectivas una experiencia variada y enriquecedora. 

Las responsabilidades en la retrospectiva

¿Quién participa en una retrospectiva?

La participación activa de las responsabilidades (“accountabilities”), el conjunto del equipo Scrum (PO, SM y Desarrolladores), es imprescindible: la mejora continua del trabajo del equipo está en sus manos. 

En el pasado la Guía Scrum entraba en más detalles sobre quién o cómo facilitar la retrospectiva. Ahora no hay una obligación explícita de que la facilite una figura determinada o que se haga de una forma u otra. 

Desde la experiencia práctica sí hay que reconocer que la Retrospectiva es un ejemplo de sesión facilitada, por lo que necesita de una persona que se preocupe de prepararla y conducirla para que sea realmente efectiva y útil. Esa persona puede ser el Scrum Máster (parece que es una de acciones que se esperan de esta figura) pero puede ser cualquier otra persona del equipo, incluso se puede invitar a una persona externa: quien facilita no debe participar para evitar en la manipulación (o su variante la “facipulación”). Contar con una persona ajena al equipo (suele ser habitual la figura de Agile Coach en aquellas organizaciones que cuentan con ella) permite hacer una facilitación neutral que garantiza que todas las personas del equipo puedan participar. 

La Retrospectiva es el evento más importante de Scrum pues es donde se aplica explícitamente la mejora continua. Se puede renunciar a muchas cosas, pero nunca a hacer retrospectivas al final del Sprint. Scrum es muy flexible y poco prescriptivo, pero un equipo que deje de hacer retrospectivas, no puede considerar que hace Scrum y con ello renuncia a los muchos beneficios de este marco de trabajo. 

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