Las claves para planificar un workshop eficiente

En la Guía del BABOK se define Workshop (o taller de trabajo, en español) como “un evento al que asisten diferentes interesados clave y expertos durante un periodo de tiempo concentrado, focalizado en obtener unos resultados predefinidos”.

Según DSDM es “un tipo especial de reunión con claros objetivos, un grupo de participantes escogidos y empoderados para entregar el resultado requerido”.
En general, podemos decir que es una técnica para la obtención rápida (típicamente, de dos horas a dos días) de información de manera acordada entre diferentes puntos de vista.
Un workshop puede utilizarse para muchas situaciones diferentes, desde definir y acordar planes estratégicos, identificar y priorizar requisitos, o resolver problemas técnicos complejos.

En definitiva, para cualquier situación en la que necesitemos que el nivel de colaboración, compromiso y acuerdo entre diferentes participantes sea alto. Además, un workshop sirve para promover confianza y comunicación rica entre los interesados.

Primero, ¿Qué es un workshop?

Un Workshop es un taller, por lo que se necesitan a varias personas para poder desarrollar esta actividad. La función del Workshop no es otra que la de adquirir nuevos conocimientos o habilidades durante el desarrollo del mismo, así como conseguir obtener otros puntos de vista de sus integrantes y el trabajo en equipo.

Normalmente suelen tener una duración corta, por lo que es habitual que puedan durar entre un total de 1 a 4 horas de duración, aunque podemos encontrar otros más extensos en cuanto a horas.

Por otro lado, también es necesario que se realicen estos talleres a través de la figura del moderador, el cargado de supervisar esta actividad y ayudar a los asistentes en lo que necesiten durante el taller.

Cómo organizar un workshop con éxito

Por ejemplo, en este artículo explicamos un workshop sobre cómo abordar un proyecto ágil. Pero si los beneficios son muchos, un workshop mal ejecutado puede contribuir a enquistar problemas, generar conflictos o reducir la confianza respecto a que se puedan obtener los objetivos previstos.

¿Cómo hacemos, por lo tanto, para que el workshop sea exitoso? ¿Cuáles son aspectos clave a considerar para que sea eficiente? En este artículo presentamos algunos criterios indispensables para asegurar el éxito del workshop.

Rol de facilitador

Es el rol clave. Su función es asegurar que los objetivos de la sesión se cumplen, dirigiendo y guiando a los participantes a través de las dinámicas del workshop y actividades propuestas.

El facilitador, idealmente, no debería tomar partido, debería ser percibido por los asistentes como neutral. Una de sus funciones es asegurar que las opiniones de todos los asistentes tienen el mismo peso y que todos pueden colaborar de la misma manera. Un workshop no es para convencer, sino para que diferentes puntos de vista trabajen juntos para llegar a acuerdos.

Si no se dispone de un rol de estas características en interno, una buena opción es contar con un facilitador externo a la organización que pueda aportar independencia respecto al resultado y las skills necesarias para conducirlo.

Planificar bien la sesión

La planificación de un workshop es una actividad compleja que requiere tiempo y experiencia. Los elementos a considerar dentro de esta planificación son los siguientes:

• Objetivos y resultados. ¿Qué se quiere conseguir en el workshop? ¿Cuáles deben ser los resultados tangibles a producir durante el workshop?
• Asistentes. ¿Quién debería asistir para que podamos conseguir los objetivos y los resultados previstos? Idealmente, grupos de entre 5 y 15 personas (para un único facilitador), que representen todos los puntos de vista existentes respecto al problema o la situación a resolver.
• Duración, agenda, aspectos logísticos. Debe definirse bien la duración esperada (en función de los resultados a conseguir), la agenda de actividades que los participantes deben conocer, y las características del lugar donde se va a celebrar (normalmente sala grande con espacios para moverse, paneles y mesas de trabajo), y el material necesario (papelógrafo, pizarra, postit, papel…)
• Estructura y dinámicas a realizar. ¿Cuánto tiempo necesitarán los asistentes para llegar a conclusiones? ¿Qué dinámicas o actividades debemos realizar para conseguir los resultados previstos? ¿Qué aspectos se deben resolver durante la sesión y cuáles no?
• Validación y Seguimiento. ¿Cómo se documentarán las conclusiones? ¿Cómo se validarán los resultados? ¿Qué seguimiento se dará a los asistentes

Estructura para el workshop

Para hacer el workshop debería plantearse como un ejercicio intensivo, de dificultad creciente, donde prima la participación y colaboración de igual manera de todos los asistentes.
Llegar a los objetivos previstos va a requerir tiempo, esfuerzo y diferentes pasos intermedios que vayan enfocando a los participantes en el resultado final. La estructura del taller dependerá de los objetivos concretos a conseguir, aunque una estructura habitual debería contener los siguientes elementos:

• Actividades de inicio (ice-breakers, presentación)

El objetivo es presentar los objetivos, presentar a los asistentes, conocer los espacios (paneles, mesas de trabajo) y las reglas del workshop (uso de móviles, puntualidad,…), y establecer una relación positiva entre ellos, creando un entorno de comunicación abierta e igualando a los participantes (las opiniones de todos tienen el mismo peso).

• Cuerpo del workshop

Donde se producen los resultados esperados. Incluyen diferentes dinámicas donde el objetivo es hacer entrar “en flujo” (flow) cuanto antes a los participantes proponiendo retos asequibles, pero de dificultad creciente para llegar a los objetivos del workshop. Por ejemplo, un workshop orientado a elaborar un Plan de Acción, seguramente tendría una secuencia de actividades para el workshop similar a la siguiente:

1. 1. Valoración /diagnóstico de situación actual
   2. Identificación de puntos de mejora
   3. Identificación y priorización de acciones concretas de mejora
   4. Temporalización y asignación de responsabilidades
   5. Análisis de riesgos
   6. Elaboración y validación del plan de acción

• Conclusiones

Siempre el momento final de un workshop debe servir para hacer un resumen de todo el trabajo realizado para la sesión, presentar las conclusiones obtenidas y cuáles van a ser los próximos pasos.

• Feedback

Antes de que los asistentes abandonen la sesión deberíamos recoger su feedback respecto a la sesión. Conocer qué creen que ha ido bien y no tan bien, y cómo se puede mejorar de cara a próximos workshops.

Algunos consejos finales… Dinámicas para workshops

Finalmente, algunas ideas útiles para que el workshop sea lo más eficiente posible:

1. Utilizar gestión visual (paneles, carteles, diagramas) y los espacios disponibles (paredes, mesas de trabajo). Los paneles y carteles ayudan a focalizar a los participantes en el trabajo y permiten visualizar los avances que se van consiguiendo. El uso de los espacios permite ir cambiando el ritmo de la sesión y ayuda a mantener el interés en la sesión.
2. Usar postits. Los postits permiten sintetizar ideas y hacerlas visibles, y consiguen igualar las opiniones de todos los participantes. Además, la documentación del workshop se puede ir elaborando en el propio workshop (muchos informes se elaboran directamente con las fotos de la sesión).
3. Realizar actividades time-boxed. Debemos insistir en la necesidad de respetar las dinámicas propuestas y el tiempo reservado para ellas. No tenemos más tiempo, y debemos aprovecharlo al máximo.
4. Respetar el trabajo de cada asistente. Si pedimos que elaboren ideas, debemos ser capaces de conectar el trabajo de cada uno con los resultados esperados del workshop. Nadie debe sentir que está haciendo algo inútil. Igualmente, si utilizamos postits, no romperlos, moverlos o descolgarlos sin el acuerdo de los asistentes: cada postit escrito es resultado de un esfuerzo individual que se tiene que valorar.
5. Si pedimos ideas individuales, debe haber un momento donde esas ideas se pongan en común y surjan acuerdos de grupo, a modo de cierre de cada actividad.
6. Elaborar los correspondientes informes en pocos días para mantener la tensión de los participantes. Es importante, además, que sean los participantes los primeros en recibirlos y validarlos. Puede ser necesario que alguien más los valide, pero no antes de que lo hayan hecho las personas que han asistido.

Para acabar, un mensaje a los facilitadores, formaros en técnicas o métodos reconocidos (Brainstorming, 6 Thinking Hats, Ante-Mortem, Gamificación, Lego Serious Play…), y no tengáis miedo de utilizarlas. Los asistentes agradecerán salir de su entorno y rutina habituales.