Claves para una relación de innovación con Outsourcing IT

En la actualidad tanto clientes como proveedores requieren ir más allá de la reducción de costes, la eficiencia y la calidad del servicio en un Outsourcing de IT y buscan obtener mayor valor a través de una relación de innovación. Te presentamos algunos factores clave de éxito para lograrlo.
IT debe proporcionar crecimiento, valor y oportunidades al negocio, incluso a través del Outsourcing. Dadas las tendencias cambiantes del mercado y de las preferencias de los clientes, muchas empresas cambian su estrategia de externalización IT. Buscan mantener la eficiencia en los procesos y la reducción de costes pero hacen foco en obtener mayor flexibilidad, agilidad y progreso tecnológico. La innovación juega un papel importante en esta estrategia y por ello buscan desarrollarla a través de la incorporación del conocimiento, de la experiencia y de las capacidades de sus proveedores.
Mezclar Outsourcing IT e innovación puede suponer la generación de altas expectativas y posteriores decepciones. Si queremos cosechar nuevo valor con nuestros proveedores requerimos del desarrollo significativo de una nueva cultura, de un nuevo modelo de relación y de un cierto cambio del concepto tradicional de Outsourcing.  Nuestra futura relación de innovación vendrá condicionada por el cumplimiento de los siguientes factores clave de éxito.
 

 

1. Desarrollar internamente una cultura de innovación

Para impulsar la innovación conjunta, el primer componente clave es impulsar y desarrollar una cultura  de innovación en nuestra área de IT.  Difícilmente obtendremos innovación si no está presente en nuestra propia cultura empresarial y muy especialmente en la de nuestro equipo IT.  La cultura y las capacidades de innovación nos permiten establecer un enfoque sistemático para el reconocimiento de  necesidades y de oportunidades de innovación en nuestro contexto empresarial; un gobierno, un patrocinio, una comunicación abierta, una participación y una colaboración transversal e interdisciplinar para el acuerdo de objetivos, el enfoque de esfuerzos y el desarrollo de iniciativas de innovación relevantes. Nos permite incorporar la innovación en el día a día.
 

2. Definir innovación en el entorno de nuestra externalización

Con el fin de que todas partes implicadas puedan interpretar correctamente, determinar objetivos claros, gestionar expectativas e identificar oportunidades es preciso definir y consensuar qué se entiende por innovación en el entorno de nuestra externalización.
Considerando la situación actual, los retos,  las necesidades, las demandas internas del negocio y el modelo de sourcing debemos establecer el nivel de innovación requerido en cada ámbito  y sus propios objetivos.  Identificaremos las necesidades de innovación operativa, orientada alcanzar mayor eficiencia;  de innovación transformacional, orientada a la adaptación; y de innovación disruptiva, orientada a alcanzar diferenciación, nuevos productos digitales y nuevos mercados.
La definición de innovación,  la determinación de los niveles requeridos y de sus objetivos nos va a ayudar a identificar el perfil y las capacidades de innovación exigidas a nuestro futuro proveedor, con el que revisaremos, interpretaremos y acordaremos tanto el concepto final como los requerimientos y los objetivos de innovación.
 

3. Asignar un presupuesto a la innovación

Debemos asumir que si queremos innovación debemos pagar por ella. Debemos invertir para que ocurra. La razón es que la innovación importa. Por lo tanto, es necesario reservar fondos y establecer distintos mecanismos de incentivación y financiación, según el tipo de innovación, para que nuestro proveedor nos ayude a llevarla a cabo. Desde acordar un precio fijo a compartir resultados por alcanzar objetivos o permitir el uso del nuevo producto digital resultante para prestar servicio a otros clientes.
 

4. Seleccionar al socio adecuado

El mercado competitivo de los proveedores de Outsourcing IT les lleva a buscar nuevas fórmulas para diferenciarse y trabajar con sus clientes. La aportación de valor a través de la innovación es una de ellas.
Es preciso que el proveedor sea realmente efectivo en lo esencial: en la reducción de costes, en la eficiencia de procesos y en la calidad del servicio. Pero debe ir más allá de la competencia técnica y demostrar su responsabilidad y su capacidad de proporcionar innovación a través de la cadena de valor IT.  Debe de disponer y de desarrollar recursos con habilidades para identificar oportunidades y proponer iniciativas de innovación en nuestro contexto empresarial y en el contexto de nuestro servicio.
Debemos asegurar que tiene una cultura orientada a la innovación y que la innovación forma parte del conjunto de sus competencias corporativas clave. Que dispone de un ecosistema, de capacidades y de equipos dedicados a la innovación.
Las relaciones orientadas a la innovación son duraderas ya que  los resultados no se obtienen de forma inmediata por lo que el proveedor debe ser financieramente estable y fuerte, ser flexible al cambio, centrarse en nuestro contexto y ser capaz de alinear sus intereses de negocio con los nuestros.
 

5. Formalizar la innovación en el contrato de Outsourcing IT

Alcanzamos el compromiso mutuo en la relación de innovación al formalizar la incorporación del marco de trabajo relativo a la innovación en el contrato de Outsourcing de IT. Un contrato cuyas cláusulas y términos ofrecen una clara especificación de los conceptos, objetivos y los ámbitos de innovación, la duración del acuerdo; el modelo de precios así como las compensaciones, incentivos y reconocimientos al proveedor; los mecanismos y el modelo de gobierno; y las consideraciones sobre los resultados de innovación, la propiedad intelectual y los compromisos de transferencia de resultados a otros proveedores.
 

6. Construir una relación de confianza a través de un papel activo

La innovación se desarrolla si adoptamos un papel proactivo y si desarrollamos una estrecha relación con nuestro proveedor. Debemos construir una relación fuerte de confianza y de transparencia con el proveedor que le permita acceder más allá del territorio IT y trabajar con nuestros ejecutivos de negocio con el fin de identificar oportunidades, contrastar necesidades, tomar decisiones y proponer iniciativas de innovación que aporten valor al negocio. Debemos percibir al proveedor como un socio con el que alineamos prioridades e intereses y no como un opositor, un competidor o una amenaza. Un socio en el que invertiremos tiempo para que conozca las dinámicas de nuestra empresa y de nuestro entorno competitivo. Y debemos liderar el cambio que requiera nuestra empresa como resultado de las innovaciones que se obtengan.
 

7. Llevar a cabo un programa de innovación orientado a necesidades

Es imperativo tener una orientación “needs first” y no “ideas first” . La innovación debe empezar en una necesidad o un problema real del negocio y entonces aplicar creatividad para resolverla y obtener valor diferencial.  Identificar oportunidades y necesidades reales antes de llegar a las ideas “cool”. En base a los requerimientos y objetivos de innovación y con nuestro proveedor definiremos una agenda mutua, un programa de innovación que se focalice en los problemas y las necesidades del negocio asociadas al contexto de nuestra externalización. Dicho programa nos servirá tanto para establecer prioridades, métricas e incentivos como para evaluar objetivos y resultados.
 

8. Incorporar un modelo de gobierno para la innovación

Es preciso implantar un modelo de gobierno que, por ambas partes, establezca responsabilidades y una estructura de recursos destinados a desarrollar la innovación: comité de innovación del servicio, líderes de innovación, equipos de innovación, etc.; que establezca un modelo de relación que estimule el diálogo, la colaboración y la comunicación abierta de forma permanente; que formalice procesos y prácticas que permitan alinear prioridades, identificar oportunidades, validar ideas, seleccionar y desarrollar iniciativas relevantes; que monitorice el progreso y mida los resultados de innovación.
El cumplimiento de estos factores clave de éxito nos va permitir alcanzar el equilibrio entre la eficiencia, el ahorro de costes y la fiabilidad del servicio y la obtención de resultados de innovación a través de la relación con nuestro proveedor de Outsourcing IT. Resultados que nos van a proporcionar mayor flexibilidad y agilidad en la respuesta a los cambios del mercado;  capacidades para desarrollar mejores productos o servicios IT; mayor valor y satisfacción nuestros clientes;  colaboración e implicación de nuestros ejecutivos de negocio; motivación, desarrollo y experiencia de nuestro equipo IT; así como valor, crecimiento y resultados de negocio.