Mi experiencia identificando equipos ágiles y cómo los abordo

Cada coach tiene su proceso a la hora desarrollar equipos. Mis aprendizajes y consejos de otros expertos me han llevado a desarrollar un plan para ayudar a las organizaciones a evitar el desperdicio, como se dice en agilidad. Esta es mi experiencia en identificar equipos ágiles y abordando su proceso de transformación. 

¿Cómo identificar tipos de equipo?

Antes de abordar un equipo, suelo identificar a través de una evaluación o conversación, cuáles son los desafíos o iniciativas que este llevará adelante. 

Esto me ayuda a definir si aplico el Sistema Kanban, en el caso de un equipo de procesos (áreas como Legal, Contabilidad, People, etc.), equipos habilitadores si estoy escalando la organización como, por ejemplo, un equipo UX, Infraestructura o Tecnología o si por el contrario implemento Scrum en el caso de desarrollo de producto (aunque también podría aplicarse Kanban). 

Estos son los dos framework que suelo implementar, ya que son los más utilizados en las organizaciones.

¿Cómo abordar los equipos?

Identificar para planificar

El primer paso, es realizar sesiones con el equipo para generar identidad, realizando un Team Canvas donde como equipo se define el propósito de nuestra existencia como tal, generando nuestros acuerdos e identificando nuestras fortalezas y debilidades. 

Adicional a esta práctica, suelo realizar una matriz de habilidades, una herramienta tomada de Management 3.0 de Jurgen Appelo, que me permite identificar las habilidades del equipo, sus necesidades, y lo más importante, permite generar un plan de acción para mitigar el gap que existe entre ellos.

Abordar Scrum o Kanban

En el segundo paso es hora de preparar el abordaje. Para ello, realizo un OnBoarding, que, en mi mochila de Coach, contiene una capacitación básica de agilidad y otra de la práctica (Scrum o Kanban) con la que va a trabajar el equipo. Y aquí, es donde los caminos se dividen, en el caso de implementar Kanban, suelo usar STATIK, un sistema diseñado con distintos pasos que permite entender el proceso por servicio que recorre una tarea, reconocer el flujo de valor que va desde la petición de un elemento hasta su entrega al cliente; visualizar el trabajo (tablero) y gestionar el proceso de entrega del trabajo.

¿Qué métricas son las correctas en cada caso?

El tercer paso es para las métricas, en Kanban, las que suelo utilizar son: Tiempo de Entrega, Tiempo de Ciclo, Rendimiento, Demanda insatisfecha y flujo acumulado. 

Mientras que en Scrum: Velocidad de equipo, Burndown Chart y Flujo acumulado.

Establecer el modelo final

Por último, y una vez cumplidas las cuatro fases anteriores, el equipo está listo para comenzar a trabajar aplicando el nuevo modelo. 

En el mismo, acompaño al equipo en sus eventos, desarrollando y fortaleciendo las responsabilidades, facilito las primeras ceremonias y cualquier evento que requieran para lograr una estabilización. 

Durante esta etapa, me gusta utilizar Delegation Poker de Management 3.0, una herramienta de Jurgen Appelo para definir los niveles de delegación entre el Product Owner / Process Owner y el equipo. El Delegation Poker es una baraja que ayuda a los equipos a acordar cuál es su nivel de autonomía en las áreas claves de decisión. Otra de las herramientas que suelo usar es un tablero de experimentos donde tener todos los aprendizajes. Esto permite que el equipo traccione hacia un comportamiento de autogestión. 

Como coach, creo que es importante utilizar alguna herramienta como el Modelo de Madurez cada tres meses., Lo ideal es hacerlo en sesión especifica, pero en algunas ocasiones también se pueden aprovechar los espacios de Retrospectiva para no ocupar agendas. 

Una vez que el equipo logra la estabilidad, está listo para que, como coach, pueda quedarme en modo observador on demand y empezar el proceso con un nuevo equipo.