Los 4 conceptos básicos de Value Stream Management

Value Stream Management (VSM) se centra en acelerar el flujo de valor de negocio desde que llega una petición del cliente hasta que se produce la entrega. 

 Su origen se remonta a las mejoras en los procesos de fabricación de Toyota en Japón. Pero en los últimos años, VSM también ha comenzado a aplicarse en otros ámbitos como el desarrollo de productos digitales.

Los silos en las organizaciones

Cuando miramos las estructuras de las organizaciones, sobre todo las más tradicionales, vemos silos. Los silos ocurren cuando grupos o departamentos enteros trabajan aisladamente y no comparten información—o conocimiento.

El flujo de trabajo entre los silos se gestiona intercambiando planes, objetivos, documentos, correos o pedidos, entre otros. No hay colaboración. Este intercambio o traspaso es lo que en inglés llamamos “hand-off” o “handover”.

Los silos como estructuras organizacionales atentan contra el primer valor del Manifiesto Agile que decía: “Para ser ágiles debemos potenciar y favorecer la interacción directa entre personas en lugar de estar subordinados a herramientas y procesos”. La interacción entre silos suele gestionarse a través de procesos y herramientas. Y claro, eso impacta negativamente en la agilidad.

La mayoría de los problemas con los silos tiene que ver con no entender las consecuencias globales de las acciones locales que ocurren dentro del perímetro de cada silo. Por ejemplo: cuando medimos y prestamos atención solo a los resultados en nuestro silo, sin tener en cuenta el impacto que tienen nuestras decisiones y forma de trabajar en un contexto más amplio que involucra a otros equipos o departamentos.

Los silos, como estructuras, son barreras que generan burocracia, falta de alineación, mucha frustración y poca colaboración. Y todo esto a su vez provoca demoras y retrasos que en última instancia afectan al cliente. 

Y así hemos llegado al nudo de la cuestión: en el contexto actual de cambios y aceleración, los silos organizacionales se interponen en la generación y entrega ágil de valor a los clientes. Las optimizaciones locales que ocurren en un silo no mejoran el flujo de creación y entrega de valor a escala global—los clientes apenas perciben algún beneficio de las mejoras locales.

¿Qué alternativas tenemos para abordar estos problemas?

Podemos buscar soluciones e inspiración en otros contextos y ver los enfoques adoptados en otros sectores o industrias. Value Stream Management es uno de ellos.

¿Qué es un Value Stream?

El concepto de Value Stream Management (VSM) aporta esa visión sistémica que necesitamos para gestionar la entrega de valor cuando los equipos trabajan aislados—en silos—y la organización ha perdido de vista que esos silos son los eslabones de una cadena más larga.

VSM es la combinación de personas, procesos y tecnología para mapear, optimizar, visualizar, medir y gobernar el flujo de valor de principio a fin.

Estos conceptos tienen su origen en los años 50 con el Toyota Production System—en los procesos y cadenas de montaje de coches—y tienen que ver con la aplicación de los principios Lean en la gestión de las empresas. Más recientemente, todo esto se ha comenzado a aplicar en otras áreas, como la tecnología y la transformación digital.

¿Y qué es value stream?

Un value stream es una cadena o secuencia de actividades que produce y entrega valor a los clientes y usuarios a través de un producto o servicio. 

En la siguiente imagen vemos un value stream que representa el proceso de contratación de un seguro de hogar. Al inicio del value stream están los usuarios y clientes que aportan la entrada del value stream (sus necesidades, problemas, pains). Ellos también aparecen al final porque son los receptores del valor que crean los equipos y que representa la salida del value stream. Pero, aunque la representación visual parezca una secuencia lineal, un value stream no es un proyecto, sino más bien un bucle continuo que se repite indefinidamente. 

Hilando más fino, diríamos que el value stream de la primera imagen es un value stream de negocio—lo que en SAFe se denomina Operational Value Stream. Alguien de Design Thinking lo llamará Customer Journey o Customer Experience. Diferentes nombres para una secuencia de actividades que produce un resultado o beneficio a los clientes.

El concepto de value streams es bien conocido en los procesos de manufacturación y ahora se está adoptando también en el desarrollo de software. La aplicación en ambos contextos es muy diferente y por supuesto crea retos nuevos.

Cuando hablamos de value streams es especialmente importante incluir a todos los stakeholders y actores. Si excluimos, por ejemplo, a los equipos de soporte o a las áreas de negocio, el resultado no es un value stream, sino segmentos de un flujo.

En ese sentido, los equipos ágiles y DevOps son segmentos. La adopción de Scrum, Kanban y DevOps solo ha permitido optimizar algunos segmentos de los value streams. Pero en un contexto más amplio, el reto que presentamos aquí consiste en optimizar toda la cadena, de principio a fin—no solo las áreas de IT.

En resumen, un value stream es una organización virtual que traspasa la estructura de silos, mostrando el flujo de trabajo, información y comunicación ágil entre todos los que están involucrados en crear y entregar valor a los clientes.

Una organización que adopta VSM es capaz de reconfigurar los equipos para derribar los silos y asegurar que las personas están alineadas y colaboran directamente a través del flujo de generación y entrega de valor.

La agilidad organizacional que esperan los clientes se logra cuando las interacciones entre los silos son ágiles.

Este enfoque aplicado a los procesos de fabricación permite aumentar la eficiencia sobre productos y procesos que no cambian. En el desarrollo de software, los requerimientos están cambiando continuamente y por ello es importante establecer un flujo que sea visible y tener ciclos de feedback frecuente para corregir problemas y vulnerabilidades.

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