Responsabilidad del jefe de proyecto frente a los procesos

¿Qué es un proceso?

Entre las muchas definiciones de “proceso”, la RAE nos dice que proceso es “Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial”.

PMI, en PMBOK  indica que un proceso es “Un conjunto de acciones y actividades, relacionadas entre si, que se realizan para crear un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas técnicas que se pueden aplicar y por las salidas que se obtienen.”

En gestión de proyectos, los procesos son fundamentales a la hora de facilitar la labor del Project Manager, mediante ellos, salvamos el momento inicial de pánico conocido como Síndrome de la hoja en blanco ¿Acaso alguien no lo ha sufrido alguna vez? Si, me refiero a esa parálisis psicológica que todos hemos sentido a la hora de comenzar un trabajo desde cero, el clásico “no se me ocurre nada”.

Afortunadamente, otros, que tuvieron que enfrentarse a esa situación de realizar algo nuevo, único, distinto y/o desconocido llamado “proyecto”, dejaron escritas pautas y consejos en forma de procesos.

Las empresas para las que trabajamos también recogieron en forma de procesos, buenas prácticas, experiencias y lecciones aprendidas, y les dieron forma para facilitarnos la vida, para facilitar la gestión y la toma de decisiones.

Pero, ¿pueden los procesos pasar de ser una solución a ser EL PROBLEMA?

Hay momentos en que circunstancias determinadas demandan un tipo de acción diferente, algo que normalmente funciona bajo unos condicionantes, puede no funcionar en otras situaciones.

Es decir, esos procesos que se crearon para facilitar nuestra labor, en un alto porcentaje de los casos, dejan de tener sentido en otras ocasiones, en lugar de servir de ayuda, lo que hacen es obstaculizar.

De repente nos vemos haciendo cosas, por seguir el proceso establecido, que suponen un freno a nuestra consecución de objetivos.

Lo he visto tantas veces en tantas organizaciones… Para mi, es muy importante aclarar, que los procesos son un medio que nos facilita llegar a un fin, seguir un proceso no es un fin en sí mismo.

Esto es clave en la gestión de proyectos, no nos acomodemos, no nos pagan por seguir procesos que no ayudan, nuestra responsabilidad es sacar adelante nuestros proyectos optimizando los recursos que tenemos y adaptar las herramientas y los procesos a las necesidades a cada caso específico. Nos pagan por saber adaptar las herramientas que tenemos  a las necesidades y el entorno específico de nuestros proyectos.

Hay que retroalimentar a las organizaciones y señalar cuándo los procesos estándar no sirven, ayudar a que se recojan excepciones.

Sé que es más fácil seguir las normas, obedecer como borreguitos y no hacer frente a un proceso que se convierte en burocrático y que en esas ocasiones específicas no ayuda. Pero eso ni favorece a nuestro proyecto, ni nos favorece a nosotros y mucho menos favorece a nuestras organizaciones.

Tenemos que ir abriendo camino a otros que pueden encontrarse en situaciones similares a nosotros, establecer y sugerir mejoras que no quedan recogidos en los procesos estándar. Seguir aportando a nuestras empresas y a la “gestión de proyectos”.

Hagamos uso de la mejora de procesos e identifiquemos si en algún momento alguno de los procesos de nuestra organización se quedó obsoleto, hay que “reajustarlo”, o recoger excepciones.

No olvidemos ese apartado “giving back to the profession” para seguir logrando mejoras en nuestra profesión y en nuestras compañías.