Cuanto menos proyecto sea un proyecto, mejor proyecto será

Definición de un proyecto

En los cursos de Gestión de Proyectos acostumbramos a presentar esta paradoja para mostrar a los alumnos la importancia de la mejora continua también en el entorno de la Gestión de Proyectos.
 
Solemos definir los proyectos como una actividad temporal encaminada a conseguir un resultado único. Esta idea de temporal y único puede asociarse erróneamente a la idea de que el aprendizaje conseguido en un proyecto difícilmente va a poderse utilizar en proyectos futuros. ¡Nada más erróneo!
 
Las organizaciones que gestionan proyectos para terceros suelen hacerlo en entornos o mercados en los que existen ciertas similitudes. Esta realidad provoca que los proyectos que se llevan a cabo dentro un mismo entorno. Aunque únicos, tienen ciertos elementos comunes o muy parecidos que los Project Manager deben aprovechar para estandarizar su gestión o incluso su producción.
 

 
 

La mejora continua en proyectos

En todos los proyectos para el desarrollo de software debemos averiguar qué es lo que el cliente quiere y necesita. Pero esto que parece que debería ser muy sencillo, en realidad no lo es. A menudo el cliente tiene un problema o dificultad que quiere resolver, pero no siempre sabe cómo resolverla o cuál es la mejor manera para resolverla.
 
Él no suele ser especialista en TI. Para solventar esta dificultad debe existir siempre una actividad de “toma de requisitos”. Para cada proyecto, la toma de requisitos será distinta, pero la experiencia acumulada ha de servir para que poco a poco vayamos “estandarizando” esta tarea y asegurando que el resultado obtenido va a ser totalmente correcto.
 
En esta labor de mejora continua podemos, por ejemplo, crear y con el tiempo mejorar, una lista de preguntas estructuradas que nos permita convertir esta tarea de “toma de requisitos”. Única para cada proyecto, en un procedimiento estándar válido para todos los proyectos de un mismo entorno.
 

 

Estandarización de tareas en proyectos

Si lo conseguimos, nuestros proyectos incluirán algunas tareas estandarizadas. Es decir, repetitivas y por tanto, que no tienen ya la característica de “únicas” aunque el proyecto sí se mantiene como “único”. Esto mismo puede aplicarse a otras tareas típicas en la gestión de proyectos como son la estimación de coste y tiempo, las definiciones y verificación del “done”, la gestión de la comunicación, etc.
 
Cuantas más tareas podamos estandarizar, dentro de las que se deben de realizar para conseguir el resultado del proyecto, menos tareas quedarán con la característica de ser únicas. Esto es enormemente beneficioso para lograr una buena gestión global del proyecto. Ya que el esfuerzo de gestión necesario para las tareas ya estandarizadas es mucho menor que el necesario para gestionar la tareas realmente únicas para cada proyecto, lo que nos permitirá dedicar más tiempo a estas últimas, asegurando así el éxito del proyecto.
 
Por tanto, cuantas menos tareas “únicas” tenga un proyecto, “menos proyecto será”, pero también “mejor proyecto será”.