Dinámicas Agile para la apertura y cierre de una retrospectiva

La palabra “retrospectiva” viene del latín “retrospectus”, que significa “mirar hacia atrás”. Es un momento en el que nos paramos a reflexionar sobre cómo se han realizado las cosas y decidimos qué hacer para mejorar. 

Existen infinidad de formas para realizar estas reflexiones: se puede hacer de manera individual o en grupo, manteniendo una conversación. Aunque no siempre es fácil, y se debe buscar ayuda en herramientas o personas que faciliten esas reflexiones.  

Yo sería una de estas personas, ya que diseño sesiones para los equipos a los que acompaño. Para ello, me baso en lo que aprendí de Diana Larsen y Esther Derby. Ellas son las co-autoras del libro “Agile Retrospectives: Making good teams great” y en él explican que las retrospectivas se dividen en 5 fases: 

1. Armar el escenario: establecer el objetivo, preparar a las personas para que estén en un estado de ánimo adecuado para el resto de la sesión. 
2. Recolectar datos: recordar entre todos lo que ha pasado en el periodo de tiempo indicado y añadir información relevante. 
3. Indagar: buscar el porqué de las cosas identificadas en la fase anterior.  
4. Decidir qué hacer: crear planes con acciones concretas para intentar mejorar lo ocurrido. 
5. Cerrar la retrospectiva: dar las gracias, cerrar la reunión, ver pasos siguientes y buscar la forma de mejorar la retrospectiva que acaba de finalizar. 

Cuando preparo una retrospectiva, busco la mejor dinámica para cada una de estas fases. En este caso, os quiero presentar dos dinámicas, que se podrían utilizar en las fases de la apertura y en la de cierre. Ambas fases son muy importantes para poder empezar con buen pie y cerrar con un buen sabor de boca. 

La rueda de las emociones

Esta dinámica es perfecta para abrir una sesión donde se va a celebrar una retrospectiva. Es un momento clave que se utiliza para generar un ambiente de confianza y entorno seguro y conseguir así un cambio de actitud y una mentalidad más abierta y relajada. 

Por norma general, la gente está acostumbrada a decir simplemente bien o mal, cuando la realidad es que conocemos un montón de emociones más: tristeza, felicidad, enojo, miedo, optimismo,… Trabajar este aspecto, permitirá a las personas ampliar el vocabulario de emociones y, por tanto, identificarlas y actuar en consecuencia.  

Para esta dinámica utilizamos una herramienta que creó Robert Plutchik, llamada “La rueda de las emociones”. Su aspecto es la de una flor de 8 hojas, muy colorida, cuyos colores van intensificándose según nos acercamos al centro de la flor. 

Según el psicólogo Robert Plutchik, hay 8 emociones básicas: 

• Alegría
• Confianza 
• Miedo 
• Sorpresa 
• Tristeza 
• Aversión
• Ira
• Anticipación 

Plutchik decía que raramente se presentaban aisladas y que pueden considerarse opuestas de dos en dos: Alegría es lo opuesto a la Tristeza, la Sorpresa lo es de la Anticipación, la Confianza de la Aversión y la Ira del Miedo. 

Además, cada una de ellas tiene diferentes grados de intensidad por tener similitudes y si se combinan, generan sentimientos más complejos. 

El ejercicio es sencillo: se trata de escoger la emoción que cada persona siente en el momento en el que se está realizando la reflexión. Lo complejo es saber diferenciar bien cuál es la emoción que prevalece sobre el resto.  

Gracias a ejercicios como éste, podrán ampliar su vocabulario e identificar cada vez mejor las emociones que están sintiendo en cada momento. 

Tan sólo necesitamos un dibujo de la rueda de las emociones y dar a cada persona un rotulador para que haga una marca o pegue una pegatina o gomet sobre la emoción que está sintiendo en ese momento. 

Una vez todos hayan seleccionado al menos una emoción, explicarán de uno en uno el motivo por el cual la han seleccionado. El resto de la gente debe limitarse a escuchar, sin juzgar lo que su compañero/a está diciendo.  

Esta segunda parte del juego también es bastante complicada, porque no siempre se tiene la confianza suficiente para hablar libremente. Incluso, en ocasiones, algunos miembros del equipo pueden considerarlo como un juego tonto o sin sentido y boicotear la sesión.  

Un buen facilitador deberá tener esto en cuenta. Si durante el ejercicio detecta un comportamiento similar, deberá poner medidas. Mi recomendación, es que se hable con las personas que actúan de esa manera para que entiendan la importancia de trabajar su inteligencia emocional. 

Carteles de película

¡Me encanta el cine! Antes iba a ver una película cada semana, el día del espectador. Podría elegir un filme de terror, una de naves espaciales o una de animación. 

Durante una época estuve trabajando con un equipo que tenía la misma afición que yo. Esto me dio pie a preparar una retrospectiva cuyo tema central era el cine. 

Las cinco dinámicas que utilicé tenían que ver con el séptimo arte. La parte que más gustó al equipo fue la de cierre. Consistió en crear carteles similares a los que vemos en las salas de cine. Su finalidad era crear recordatorios para que las acciones de mejora elegidas entre ellos estuviesen presentes en su día a día. 

Este ejercicio requiere de mucha imaginación. Los integrantes del equipo deberán dibujar entre todos un cartel para cada acción de mejora. Para ello, se basan en el formato típico de un cartel de película, donde se ven los siguientes elementos: 

• Título 
• Imagen principal 
• Actores y actrices  
• Director o directora de la película 
• Otros datos de interés 

Cada elemento tiene una relación directa con la acción de mejora, de tal forma que quedaría así: 

• El título es la acción de mejora. 
• La imagen principal es la representación visual de la acción. 
• Los actores y actrices serán los encargados de llevar a cabo la acción en concreto. 
• El director es la persona que velará porque la acción se materialice. 

El equipo se divide en grupos de 2-3 personas. El facilitador deberá fijarse en cómo se organizan: si un líder hacer el reparto o se autoorganizan, si son proactivos o si se dejan llevar por el resto, …  

Cada grupo elige una acción y comienza a dibujar el cartel. Una vez dibujados, cada grupo expondrá al resto los detalles y los colocarán cerca de donde se sientan. 

Este ejercicio también se puede hacer en remoto, utilizando para ello una herramienta similar a Miro o Mural.  

Es importante recalcar que, como facilitadores, debemos tener en cuenta que es más importante que se centren en la acción de mejora en lugar de en la creación del propio cartel. No consiste en hacer el cartel más llamativo del mundo, sino en construir un elemento físico que les recuerde en todo momento aquello que tienen que poner en marcha para mejorar como equipo.