Equipos ágiles: alineando necesidades y expectativas

La gran mayoría de las personas vivimos en comunidad. En nuestra vida privada convivimos con nuestra familia, con nuestros amigos y conocidos. Pero también convivimos con otros en nuestro entorno profesional, colaborando con nuestros compañeros para conseguir sacar el trabajo adelante.

Aunque las personas somos seres sociales y afortunadamente tenemos inteligencia emocional, es inevitable que en ocasiones haya roces, desacuerdos o conflictos con otros. Para evitar esto, nos enseñan que “hay que tratar a los demás como te gustaría que te tratasen a ti”. Aunque esta frase ayuda a crear una convivencia sana, hay otra que se empatiza aún más con las necesidades de cada uno:

“Trata a los demás como a cada uno le gustaría ser tratado”.

Y es que no hay dos personas iguales. Aunque la mayoría tenemos los mismos estándares morales y entendemos el respeto y la educación de forma similar, lo cierto es que nuestras distintas personalidades hacen que tengamos necesidades y hábitos diferentes.

No hay más que ver la diferencia entre los comportamientos de un extrovertido frente a los de un introvertido. Mientras que el primero carga las pilas cuando tiene contacto social, el introvertido se descarga cuando lleva demasiado tiempo rodeado de personas. En una fiesta, por ejemplo, el extrovertido disfrutará de los demás hasta después del after; el introvertido, a las tres o cuatro horas de haber socializado probablemente se sentirá agotado y necesitará volver a casa.

Esto es así también en nuestra vida profesional. Bajo las mismas circunstancias, habrá compañeros que se sientan más o menos cómodos. Hay personas que sólo consiguen concentrarse en silencio, y hay otras que necesitan dar un paseo por la planta cada media hora para estirar y despejarse.

Para crear un espacio en el que todos podamos dar lo mejor de nosotros mismos, es importante explicitar nuestras necesidades y hacer peticiones. Y no sólo a nivel individual, sino también como equipo. Como sabéis, los equipos ágiles pueden tener sus propios acuerdos internos, como el Definition of Done o las cañas los jueves al salir de la oficina. Esto ayuda a crear un ambiente agradable de trabajo y a alinear expectativas.

En este artículo vamos a conocer algunas herramientas para hacer explícitos estas necesidades y acuerdos.

A NIVEL INDIVIDUAL:

Washing instructions

Una herramienta que propone Pia-Maria Thorén en su curso de Agile People es “Washing instructions”. Emulando a las etiquetas de lavado de la ropa (Lavar a 30º, No usar secadora, etc.) las personas pueden hacer una lista de cosas que necesitan y piden a los demás, sus “instrucciones de cómo me gustaría que me tratasen”. Por ejemplo:

• No me desconcentres si estoy en mi momento pomodoro.
• Cuenta conmigo si necesitas ayuda.
• No me siento cómodo siendo el centro de atención en las reuniones.
• Me gusta escuchar música cuando trabajo.
• Necesito tomarme un café siempre a media mañana.

Utilizar esta herramienta no sólo es una forma de entender a nuestros compañeros, sus necesidades y sus comportamientos, sino que además es una forma estupenda de conocerlos un poco más y crear lazos.

A NIVEL DE EQUIPO:

Delegation Board

En equipos formados por personas con distintos roles es útil hacer transparente el rango de acción de cada uno. A pesar de que cada rol tiene sus propias responsabilidades, se pueden delegar en mayor o menor medida nuestras tareas en otros. Los beneficios de la delegación son varios: la responsabilidad compartida aumenta el compromiso de las personas con el proyecto, si delego tengo más tiempo para dedicar a cosas que aportan más valor y, además, estoy fomentando las estructuras horizontales.

Management 3.0 nos ofrece el Delegation Board y el Delegation Poker, unas herramientas que guían a los equipos para que compartan sus expectativas y necesidades de participación y se lleguen a acuerdos de responsabilidad e involucración respecto a las tareas del día a día.

Matriz RACI

Otra forma de acordar y plasmar los niveles de responsabilidad es mediante la matriz RACI. Sus siglas, en inglés, se corresponden a R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted e I=Informed.

Si bien en castellano la traducción de responsible y accountable es la misma (responsable), el inglés ofrece un matiz interesante. Mientras que el responsible es el que realiza la tarea, es el accountable el encargado de que esa tarea esté hecha (por él o por otros) y de sus resultados. Generalmente, cuando existen estos dos niveles de responsabilidad es porque se ha realizado la delegación de una tarea del accountable hacia el responsible.

Por ejemplo: en un equipo Scrum, el Product Owner es el accountable de que los items del Product Backlog sean claros y se entiendan. Sin embargo, puede hacerlos él o, por el motivo que sea, elegir delegar esta actividad en el Equipo de Desarrollo. En el segundo caso ellos realizarían la tarea (si así se acuerda) pero el Product Owner sigue siendo el responsable de la misma.

Alianza

Las alianzas de equipo son acuerdos sobre buenas prácticas que ayudan a una mejor convivencia, eficiencia o una mejor orientación al valor. El equipo propone, debate y acuerda los comportamientos que formarán su alianza, y cada uno de sus miembros se compromete a cumplirlos. Una alianza de equipo podría ser la siguiente:

• Las reuniones que convoquemos llevarán su agenda correspondiente.
• El facilitador documentará las conclusiones de las reuniones.
• Todos los viernes iremos a comer juntos al salir de la oficina.
• Al finalizar cada Daily Scrum revisaremos el burndown chart.

HACIA AFUERA:

Team Canvas

El Team Canvas es una herramienta que sirve para alinear a los miembros del equipo en cuanto al propósito del proyecto, los objetivos marcados, los roles que conforman el equipo y sus responsabilidades, valores y normas del equipo, puntos fuertes, riesgos… Si bien es crítico que los miembros de los equipos tengan claros estos aspectos, es muy útil hacerlos visibles al resto de la organización, sobre todo si trabajamos en entornos donde hay dependencias con otros equipos. Cuando el resto de la organización conoce esta información empatiza con nuestros procesos y valores, entiende qué les podemos aportar y qué comportamientos adoptar cuando interactúen con nosotros.

Todas estas herramientas son útiles para explicitar necesidades y objetivos, alinearse y ser transparente con los demás. Además, crear estos acuerdos ayudan a alcanzar la madurez como equipo. Sin embargo, es importante tener en cuenta que estos acuerdos no son inmutables: mientras que el equipo vaya evolucionando, aprendiendo y madurando, estos acuerdos pueden (y deben) revisarse y ajustarse. Si no, pueden quedar obsoletos y perderán su función.