5 Consejos para mejorar la productividad en equipos virtuales

Recuerdo que, una vez en un curso, uno de los asistentes me explicó que trabajaba en una gran compañía multinacional donde cada vez era más habitual trabajar en proyectos globales formando parte de equipos de proyecto virtuales.

¿Qué es un equipo virtual?

Entendemos por equipo virtual, “un grupo de personas que trabajan juntos, están situados geográficamente en sitios distintos y se relacionan a través de tecnologías de comunicación. A veces se llaman también equipos remotos, o distribuidos” (Wikipedia.org).

En este caso, el jefe de proyecto estaba en algún lugar del oeste de Estados Unidos, él era de Barcelona y junto con otra persona de Madrid eran los analistas, y había personas de producción repartidas entre Sudamérica y Asia. Explicaba que organizaban una reunión semanal a una hora acordada donde podían estar todos (a la mayoría les caía fuera de su horario laboral, con lo que no siempre podía asistir todo el mundo) en la que estaba prohibido hablar de trabajo. Era una reunión donde comentaban aspectos puramente personales (¿está mejor tu hijo de la gripe? ¿Cómo van los preparativos de la boda?). Y él era de la opinión que esa reunión les ayudaba a sentirse equipo, a conectar con los demás, más que las comunicaciones habituales diarias basadas en el trabajo a hacer y la resolución de problema. Empezó siendo algo muy forzado, y que algunos creían innecesario, y al final todos esperaban a que llegara la reunión semanal. Era su momento de distensión en el proyecto y les permitió crear una sensación de pertenencia al equipo.

Esto es solo un ejemplo de las diferencias que existen a la hora de gestionar equipos virtuales. La dificultad precisamente está en saber convertir a un grupo de personas, que trabajan en el mismo proyecto, en un equipo. Establecer los vínculos, las conexiones entre ellos necesarias para poder funcionar a máximo rendimiento como equipo. Cuando los equipos están coubicados muchas conexiones personales se producen de manera espontánea y natural, y eso hay que “forzarlo” o trabajarlo bastante más en el caso de equipos virtuales.

En este artículo me gustaría reflexionar acerca de algunos aspectos importantes para que un equipo virtual de proyecto pueda ser productivo a su máximo nivel.

Según Glaser and Glaser (1992), existen cinco aspectos que deben establecerse a la hora de conseguir equipos efectivos.

1. Misión, objetivos y planificación del equipo

En equipos virtuales cobra mayor importancia aún si cabe. Más allá del trabajo individual de cada miembro del equipo debe existir un propósito común, debe poder enlazarse la contribución de cada miembro del equipo con el objetivo global como equipo. Además, realizar asignaciones cortas y con resultados esperados concretos y específicos, ayuda a mantener feedback y conexión continua entre los miembros del equipo.

En este aspecto, los roles de liderazgo, especialmente Project Manager deben asegurarse que la información respecto a como se avanza en cada uno de los objetivos se traslada a todos los miembros del equipo: todo el equipo dispone de la misma información, completa acerca del progreso del proyecto.

2. Roles del equipo

Debe establecerse claramente las responsabilidades y los límites del trabajo de cada uno de los miembros del equipo con el fin de evitar duplicidades y tareas que quedan “en tierra de nadie”, dos de los principales enemigos a la productividad en equipos distribuidos.

Además, revisar regularmente funciones y responsabilidades de cada uno con el fin de ir ajustando el trabajo a la necesidad de cada momento.

3. Procesos del equipo

Cada equipo virtual debe desarrollar los procesos que regirán su manera de comunicarse e interactuar como equipo. De manera más o menos formal, pero deben estar claros aspectos como:

• Horas laborables, y momentos al día en los que se puede coincidir, ¿qué pasa cuando no se puede coincidir?
• Cómo se medirá el progreso, qué indicadores se habilitarán
• Cómo se reporta, se informa, cómo sabe todo el mundo a qué se están dedicando los demás y si están teniendo alguna dificultad
• Métodos de contacto y comunicación entre miembros. ¿cómo comunicar un problema? ¿y una consulta o información?
• Métodos para coordinar la documentación, ¿existen owners de documentos? ¿quién puede modificar, cuando, cómo cada documento?
• Normas para realizar reuniones. Cómo asegurar la participación activa de cada miembro
• Procesos de escalado, toma de decisión y resolución de problemas

También, en este punto debe aclararse qué herramientas y dispositivos tecnológicos de comunicación y colaboración existirán. Algunos ejemplos de herramientas a considerar:

• Herramienta de viedoconferencia
• Mensajería instantánea
• Redes sociales
• Sitio web colaborativo, repositorios de información en “cloud”
• Herramientas de anotación, compartición de ideas
• Herramienta de asignación y seguimiento de tareas (tipo panel Kanban)
• Apps de móviles, tablets

4. Relaciones interpersonales del equipo

Debe fomentarse una comunicación abierta y voluntad de compartir información. Debe poder generarse una sensación de unión entre miembros del equipo, de manera que se consiga resolver eficientemente los problemas y se balanceen cargas de manera espontánea.
Algunos ejemplos para mejorar las relaciones entre miembros del equipo son:

• Realizar reuniones presenciales (no siempre posible) al inicio del proyecto
• Uso de redes sociales
• Celebrar los éxitos (aunque sea virtualmente)
• Realizar eventos fuera del día a día (incluso virtualmente, videojuegos colaborativos, por ejemplo)
• Mantener reuniones periódicas para hablar de temas personales
• …

5. Relaciones entre equipos

Los proyectos no son entes aislados dentro de las organizaciones. Durante su ejecución, el equipo deberá relacionarse con otros equipos o áreas de la organización. Con equipos distribuidos es importante que esta comunicación esté establecida y abierta, y el Project Manager fomente las relaciones entre los miembros del equipo y las diferentes partes interesadas.

Finalmente, para acabar este artículo, algunos Tips o recomendaciones para disponer de equipos virtuales de proyecto eficientes:

• No basar las comunicaciones entre el equipo en canales asíncronos como el correo electrónico. Utilizar herramientas de mensajería instantánea, teléfono y videoconferencias. Siempre que sea posible, permitir momentos de comunicación cara a cara, presenciales, entre los miembros (por ejemplo, muy importante, al inicio del proyecto)
• Acomodar los horarios de las reuniones respetando las diferencias horarias y los horarios de actividad de los miembros del equipo. Mantener contacto a través de reuniones continuo, pero limitándolas al mínimo imprescindible, fomentando la participación activa de cada miembro. Desde el punto de vista del Project Manager, saber interpretar el silencio, qué está pasando cuando no tenemos comunicación con el equipo.
• En la medida de lo posible, realizar proyectos cortos, y asignaciones a tareas cortas que permitan mantener el nivel de tensión y reducir la sensación de aislamiento.
• Disponer de las personas adecuadas, formarlas y realizar coaching para sacar el máximo partido de las aportaciones individuales, desde un punto de vista tan
  to de tecnología como de organización y coordinación del trabajo en equipo. Al mismo tiempo, solicitar y promover ideas para la mejora continua en el funcionamiento del equipo
• Promover, crear un ambiente lúdico, de buen humor, compañerismo y… ¡pasarlo bien!