En posts anteriores insistíamos en la importancia de definir, conocer, documentar y comunicar por qué se realiza cada proyecto, qué espera obtener la organización con la ejecución de cada iniciativa de cambio.
Todas las inversiones que realizan las organizaciones deberían estar justificadas en términos de beneficios que se esperan conseguir respecto sus costes previstos. Ese es precisamente el objetivo del
Business Case: proporcionar la justificación de cada proyecto.
Es un tema recurrente en cada curso que imparto. Parece que en muchas organizaciones no está formalizada la elaboración de Business Cases, o bien el Business Case no es conocido por parte del equipo de gestión del proyecto.
En este post intentaremos contestar a algunas preguntas acerca del
Business Case.
¿Qué es el Business Case?
Pues como decimos,
el Business Case es la herramienta que permite a las organizaciones justificar la inversión en un proyecto (u otra actividad de cambio). Para entenderlo de manera rápida, podemos traducir sus iniciales BC, por
relación entre Beneficios y Costes.
El Business Case debe permitir a la organización (al nivel de dirección o gobernanza correspondiente)
tomar las decisiones más importantes en relación al proyecto: autorizar su inicio, parar el proyecto, confirmar el cierre, etc.
Un proyecto, para pasar de candidato a ser iniciado por parte de la organización, y según se recoge en PRINCE2®, debe ser
deseable (porque presenta una buena relación beneficios costes),
viable (porque los costes son asumibles) y
alcanzable (porque disponemos de las capacidades para poder llevar a cabo el trabajo). El Business Case debe permitir evaluar si el proyecto lo es, y lo sigue siendo (a lo largo del proyecto).
El Business Case, por lo tanto, además de todo lo anterior, debe servir como
herramienta de comunicación con los principales interesados del proyecto.
¿Qué incluye el Business Case?
En primer lugar debemos tener en cuenta que el contenido y el nivel de detalle de un Business Case deberá adaptarse a cada tipo de proyecto: no es lo mismo la justificación de un proyecto estratégico de millones de euros, que de un proyecto más habitual y con menor coste.
El contenido típico que debería recoger un Business Case es el siguiente:
Beneficios – indicando el valor que el negocio espera obtener con el resultado del proyecto. Los beneficios pueden ser monetarios (mayores ingresos) o cualitativos (mejora en eficiencia, en calidad), pero deben poder ser siempre medibles. En algún momento del futuro la organización debe poder evaluar si los beneficios previstos se han cumplido. Por último, los beneficios deben hacer referencia a los objetivos estratégicos de la organización.
Costes – se deben indicar los costes totales, no sólo los del proyecto, sino también los asociados a las operaciones, administración y mantenimiento. Si evaluamos beneficios a cinco años, deberemos considerar también los costes a cinco años.
Riesgos principales – El proyecto puede ser deseable, pero contener riesgos importantes que pongan en duda su viabilidad. En un Business Case debe siempre hacerse referencia a aquellos riesgos relativos al cambio global para que la organización pueda decidir si los puede asumir o no.
Calendario (hitos principales) – los hitos temporales más relevantes en cuanto a la obtención de los beneficios y el consumo de costes.
Opciones de negocio – siempre en un Business Case debería poderse evaluar la propuesta de proyecto respecto a, al menos, la opción de no hacerlo (menos costes, pero también menos beneficios). Debe considerarse cualquier opción que permita a la organización satisfacer su necesidad, establecer beneficios y costes de cada alternativa, y finalmente realizar una recomendación.
Evaluación de la inversión – se pueden utilizar para este análisis diferentes técnicas como el ROI (retorno de la inversión), payback period, net present value y otros.
Si no tenemos en nuestra organización un formato corporativo de Business Case, podemos utilizar algunas plantillas que están disponibles para descarga en los siguientes enlaces:
¿Por qué es necesario un Business Case?
Si no tenemos un Business Case, pueden darse diferentes situaciones: la justificación del proyecto no está clara y la organización puede equivocarse en sus inversiones, o bien que el conocimiento lo tienen sólo algunas personas y no se traslada de manera correcta al equipo de gestión de proyecto, con lo que se pueden tomar decisiones erróneas.
Debemos elaborar un Business Case para garantizar que todas las inversiones están justificadas, y que los proyectos van a conseguir obtener los beneficios previstos para el negocio.
¿Cómo, quién y cuándo?
Existen diferentes métodos y diferentes visiones respecto a cómo, quién y cuándo elaborar un Business Case efectivo. Por ejemplo,
Para PRINCE2, un Business Case preliminar se elabora durante el proceso de la Puesta en Marcha, para que la organización decida si vale la pena iniciar el proyecto. Es durante el inicio, cuando se planifica en detalle el proyecto que se elabora el Business Case definitivo. El responsable de elaborarlo es el Project Manager aunque puede solicitar la ayuda y el asesoramiento de otros expertos de la organización. Una vez aprobado, el responsable de que se cumpla el contenido del Business Case para la organización es el Ejecutivo del proyecto.
Para la PMBOK® Guide, el Business Case es una posible entrada a la iniciación del proyecto, con lo que considera que habitualmente el trabajo de elaboración del Business Case queda fuera del alcance del trabajo del equipo de dirección del proyecto. No indica quién debe realizarlo, aunque el Patrocinador del proyecto es el responsable de autorizarlo.
Para la Guía del BABOK la elaboración del Business Case sucede antes del inicio del proyecto y es un trabajo a realizar por parte del Analista de Negocio.
Incluso en métodos ágiles se contempla la elaboración de Agile Business Cases, por ejemplo, el Scaled Agile Framework (SAFe) propone la elaboración de Lightweight Business Cases, donde se busca minimizar costes y riesgos y obtener antes beneficios.
Finalmente, un Business Case no debería solo ser un elemento que se crea al inicio para decidir la conveniencia o no de invertir en un proyecto, sino que debería revisarse de manera continua a lo largo del proyecto para poder confirmar que sigue siendo una buena inversión.
Una vez finalizado el proyecto, el Business Case será la base sobre la que medir los beneficios obtenidos y, en retrospectiva, evaluar hasta qué punto lo previsto en el Business Case se ha cumplido de cara a mejorarlo para proyectos futuros.
