En posts anteriores insistíamos en la importancia de definir, conocer, documentar y comunicar por qué se realiza cada proyecto, qué espera obtener la organización con la ejecución de cada iniciativa de cambio.
Todas las inversiones que realizan las organizaciones deberían estar justificadas en términos de beneficios que se esperan conseguir respecto sus costes previstos. Ese es precisamente el objetivo del Business Case: proporcionar la justificación de cada proyecto.
Es un tema recurrente en cada curso que imparto. Parece que en muchas organizaciones no está formalizada la elaboración de Business Cases, o bien el Business Case no es conocido por parte del equipo de gestión del proyecto.
En este post intentaremos contestar a algunas preguntas acerca del Business Case.
¿Qué es el Business Case?
Pues como decimos, el Business Case es la herramienta que permite a las organizaciones justificar la inversión en un proyecto (u otra actividad de cambio). Para entenderlo de manera rápida, podemos traducir sus iniciales BC, por relación entre Beneficios y Costes. El Business Case debe permitir a la organización (al nivel de dirección o gobernanza correspondiente) tomar las decisiones más importantes en relación al proyecto: autorizar su inicio, parar el proyecto, confirmar el cierre, etc.¿Qué incluye el Business Case?
En primer lugar debemos tener en cuenta que el contenido y el nivel de detalle de un Business Case deberá adaptarse a cada tipo de proyecto: no es lo mismo la justificación de un proyecto estratégico de millones de euros, que de un proyecto más habitual y con menor coste. El contenido típico que debería recoger un Business Case es el siguiente: Beneficios – indicando el valor que el negocio espera obtener con el resultado del proyecto. Los beneficios pueden ser monetarios (mayores ingresos) o cualitativos (mejora en eficiencia, en calidad), pero deben poder ser siempre medibles. En algún momento del futuro la organización debe poder evaluar si los beneficios previstos se han cumplido. Por último, los beneficios deben hacer referencia a los objetivos estratégicos de la organización. Costes – se deben indicar los costes totales, no sólo los del proyecto, sino también los asociados a las operaciones, administración y mantenimiento. Si evaluamos beneficios a cinco años, deberemos considerar también los costes a cinco años. Riesgos principales – El proyecto puede ser deseable, pero contener riesgos importantes que pongan en duda su viabilidad. En un Business Case debe siempre hacerse referencia a aquellos riesgos relativos al cambio global para que la organización pueda decidir si los puede asumir o no. Calendario (hitos principales) – los hitos temporales más relevantes en cuanto a la obtención de los beneficios y el consumo de costes. Opciones de negocio – siempre en un Business Case debería poderse evaluar la propuesta de proyecto respecto a, al menos, la opción de no hacerlo (menos costes, pero también menos beneficios). Debe considerarse cualquier opción que permita a la organización satisfacer su necesidad, establecer beneficios y costes de cada alternativa, y finalmente realizar una recomendación. Evaluación de la inversión – se pueden utilizar para este análisis diferentes técnicas como el ROI (retorno de la inversión), payback period, net present value y otros. Si no tenemos en nuestra organización un formato corporativo de Business Case, podemos utilizar algunas plantillas que están disponibles para descarga en los siguientes enlaces:- B2T Training (partners de netmind para la impartición de cursos de Business Analysis)
- Web de AXELOS PRINCE2 (incluye Business Case)
- Projectmanagementdocs (plantillas que soportan la PMBOK® Guide)