Empowerment con Delegation Poker y Delegation Boards

En el artículo anterior explicamos la importancia de la delegación, y vimos los diferentes niveles propuestos en Management 3.0:

• Nivel 1. Decir
• Nivel 2. Vender
• Nivel 3. Consultar
• Nivel 4. Acordar
• Nivel 5. Aconsejar
• Nivel 6. Preguntar
• Nivel 7. Delegar

Inicio sobre el concepto

El concepto Empowerment, empoderamiento, poder, tiene un doble significado: por un lado es la facultad que alguien da a otra persona para que en lugar suyo pueda ejecutar algo; y por otro es la capacidad para poder hacer algo. Y desde un punto de vista de Management 3.0 ambas son correctas y necesarias. Como Managers, nos interesa delegar por 2 motivos: para hacer crecer a nuestros colaboradores (dar capacidades), y para poder hacer otras actividades que aporten más valor (dar facultades). Pero nos surgen un montón de preguntas. ¿Cómo empezamos a delegar? ¿Qué expectativas tienen nuestros colaboradores acerca de las decisiones o actividades que deberíamos hacer nosotros, y las que preferirían hacer ellos? ¿Cuándo están suficientemente preparados para que podamos delegar?

Herramientas para el proceso

Hay 2 herramientas que podemos utilizar para facilitar este proceso: Delegation Poker y Delegation Boards.

Delegation Poker

Delegation Poker es un juego que ayuda a los equipos acordar como se tomarán las decisiones. Utilizando un proceso similar al Planning Poker, explicado en un artículo anterior de este blog, permite que acordemos con nuestros colaboradores tanto sus expectativas acerca de quién debería tomar esta decisión, como el nivel de delegación acordado. Al igual que en Planning Poker, también utilizaremos cartas, numeradas del 1 al 7, donde cada una de ellas corresponde a un nivel de delegación. Primero se presenta un escenario, una decisión que deberá tomarse tarde o temprano Por ejemplo, decidir las fechas de las vacaciones de los miembros del equipo. Después, cada persona piensa qué nivel de delegación debería tener esta decisión. Quizás alguien prefiere que ciertas decisiones las tome el Manager, pero que por lo menos se informe de los motivos utilizados (Nivel 2). Quizás alguien considere que están capacitados para tomar la decisión, pero el Manager debería estar al corriente (Nivel 6). Cuando todo el mundo ha pensado qué nivel cree más adecuado, todos muestran a la vez su carta escogida. Seguramente habrá disparidad, habrá expectativas diferentes. Y las habremos hecho visibles. Después entre todos se llega a una decisión acerca del nivel de delegación más adecuado para este escenario. Y pasamos al siguiente. De este modo, conseguimos un entendimiento acerca de quién debería tomar las decisiones en cada escenario. Cuanto más altos sean los niveles (5-7), más estaremos delegando.

Delegation Boards

Otra herramienta, complementaria al Delegation Poker, es la Delegation Board. Una vez hemos acordado acerca del nivel de cada decisión, lo podemos resumir y hacer visible en una tabla. De este modo, estaremos reforzando la transparencia de la toma de decisiones y las expectativas de cada escenario. Recordad que la Delegation Board no es estática, puede evolucionar con el tiempo. Modificar el nivel para alguna decisión, añadir nuevos escenarios… todo ayuda a crear un entorno donde facilitar la delegación y el crecimiento de todos. Es muy práctico y clarificador llevar a cabo un ejercicio de Delegation Poker + Delegation Board en un equipo con diferentes roles y responsabilidades. Por ejemplo, en un equipo Scrum quizás hay decisiones acerca del backlog que el Product Owner puede delegar en el equipo. Si queréis ponerlo en práctica, en la web oficial de Management 3.0 encontraréis más información de Delegation Poker y Delegation Boards, y podéis tener la versión en español de las cartas de Delegation Poker para imprimirlas vosotros mismos.