Evaluación de impacto de un cambio en la organización

¿Cómo deciden las organizaciones que deben invertir en una iniciativa de cambio?

A veces se tiene clara la “foto final”, el escenario futuro deseado, pero se infravalora el esfuerzo que requerirá llegar hasta ahí. Tendemos a contemplar perfectamente los costes de las actividades de cambio (incluidas en los planes de programa o proyecto), pero simplemente advertimos algún riesgo asociado a interrupciones de la actividad habitual durante la puesta en marcha o de rechazo al cambio por parte de algunas personas, además de asumir que todo el mundo podrá tener la dedicación necesaria para que el cambio sea un éxito. Para evaluar correctamente el impacto que tienen los cambios en las organizaciones, existen varios modelos que nos pueden ayudar. En este post, presentamos dos de ellos: el modelo POTI y el de las 7S’s de McKinsey.

Modelo POTI

El modelo POTI, descrito como el modelo recomendado en el framework MSP® (Managing Succesful Programs) de AXELOS para hacer el diseño (blueprint) del escenario futuro deseado, categoriza los impactos organizacionales en cuatro grandes ejes:

P- Procesos, modelos de negocio de operaciones, funciones, incluyendo costes operacionales y niveles de rendimiento O- Estructura Organizacional, personas, roles, capacidades, cultura, estilo T- Tecnología, equipamiento, edificios, sistemas IT, herramientas I- Información y datos requeridos por el negocio para operaciones y medida de rendimiento

Por ejemplo, un cambio de ERP en una empresa tendrá impacto en:

• Se deberán actualizar algunos procesos existentes que deberán realizarse a través de la nueva herramienta,
• Las personas y departamentos que deban utilizar el ERP deberán poseer conocimientos en la herramienta, y se deberán incorporar capacidades de mantenimiento y administración de la herramienta en la organización
• Se incorpora un nuevo sistema que deberá ser mantenido y administrado, la infraestructura tecnológica deberá dar soporte a este cambio
• Deben definirse los datos y la información a obtener de la herramienta para permitir la toma de decisiones del negocio. Deberán definirse además, por ejemplo, los criterios por los que se evaluará el rendimiento de las personas en la herramienta.

Un cambio en la organización, modelo de 7S’s de McKinsey

Este modelo, descrito en el Change Management Body of Knowledge del Change Management Institute, identifica siete aspectos de una organización que necesitan estar alineados y reforzarse mutuamente:

• Strategy (Estrategia) – Objetivos, planes de negocio
• Structure (Estructura)– Organigrama, líneas de reporte, jerarquía, estructura de la organización
• Systems (Sistemas)– Procesos, actividades necesarios para realizar el trabajo Shared Values (Valores compartidos)- Los valores core, básicos, de la organización que definen la cultura corporativa
• Style (Estilo)- El estilo de liderazgo, roles y responsabilidades
• Staff (Personal)- Los empleados y sus capacidades generales
• Skills (Habilidades)- Las competencias reales existentes en la organización

Cualquiera de estos dos modelos permite hacer una evaluación de impacto de los cambios organizacionales, a través de la detección de los GAPs existentes en cada área. Podemos utilizar para facilitar la evaluación del impacto una matriz como la siguiente:

7S (o POTI) Estado actual (AS IS) Estado futuro (TO BE) GAP Problemas / barreras al cambio Actividades de gestión de proyecto

Donde en la primera columna representamos las 4 categorías del modelo POTI o las 7 del modelo de McKinsey. A continuación, detallamos el estado actual de cada una de ellas y la situación futura deseada, para poder identificar el GAP, es decir la diferencia entre los dos estados: aquello que será necesario cambiar. A partir del GAP, podemos detectar cualquier problema potencial o barrera para el cambio, y definir en consecuencia las actividades de gestión del cambio necesarias.