Experimentando con Management 3.0: KUDOS

Kudos Cards ¡gracias!

Como explicaba mi compañero Miquel Rodriguez en un post anterior de Kudo Cards, existe una herramienta en Management 3.0 llamada Kudos Cards.

Los Kudos son unas tarjetas que se usan para que la gente ofrezca a los demás un token o elemento de apreciación: ¡un gracias!

En este post os queremos compartir mi experiencia del uso de Kudos en la empresa donde trabajaba.

Primero comunicar

Durante el curso se experimenta con esta herramienta, parece muy fácil de implementar y resulta muy positivo su uso adecuado, contribuyendo a un ambiente gratificante y de colaboración. Parece una buena herramienta para implantar nada más acabar el curso de Management 3.0.

Nosotros así lo hicimos, decidimos empezar por probar su uso en el departamento de IT de la oficina de Barcelona. Se explicó a todos los equipos de IT su uso. Se colocaron tarjetas en varios lugares de la oficina y una caja bien visible para poder depositarlas. Y se convocó una reunión al cabo de 15 días. El viernes a las 13:15 donde habría “pastitas y kudos” (pastitas es el nombre genérico al que nos referíamos a “algo para picar”).

Experiencia exitosa

Llego el viernes indicado y nos reunimos todos en la cocina. Se abrió la caja de los Kudos, había habido una muy buena participación, los kudos estaban realmente bien escritos. La gente estuvo contenta tanto de poder decir gracias, como de recibir la apreciación de sus compañeros. Todo esto rodeado de ambiente previo al fin de semana y con un piscolabis. Los leads estábamos realmente satisfechos, habíamos conseguido trasmitir el mensaje y la experiencia había sido un éxito.

O quizás no tan exitosa como creíamos

Al acabar e irnos todos hacía nuestras “war rooms”, un compañero se nos acerca y dice:

“¡esto de los Kudos es una tontería! Yo ayudo un montón al equipo y no he recibido ningún Kudo”.

En ese momento se produce el colapso mental. Como podía ser que una herramienta sencilla, que habíamos implantado con éxito hubiera alguien que no le gustara y se quejara.  El primer pensamiento es que “no se puede gustar a todos”, pero esa persona no parecía ser de ese perfil de personas que les cuesta mucho adaptarse a los cambios. Estábamos hablando de 1 persona en un grupo de 30 y pico, ignorar la opinión no parecía tan grave.

De todos modos, quisimos conocer más sobre esta situación pues resultaba que, a pesar de compartir sala, esta persona no trabajaba sobre el producto final, sino sobre las herramientas que se usaban.

¿Que hicimos entonces?

El lunes comentamos lo sucedido con la Scrum Máster del equipo. Dedicamos más enerrgía a observar lo que sucedía con esa persona y como interactuaba con los demás miembros del equipo, sus dinámicas, interacciones, colaboraciones, etc. Se vio que la persona que no le gustaban los kudos (hasta ese momento). Debido la naturaleza de su trabajo no estaba implicada en el día a día del trabajo del equipo de manera activa, es decir sabia lo que le hacia falta al equipo porque escuchaba, pero no decía todo lo que hacía, y lo más importante, que impedimentos les resolvía.

Se trabajó en la comunicación bidireccional entre esta persona y el equipo, y funcionó muy bien. El equipo empezó a saber qué hacía exactamente y a conocer “quien era la persona que arreglaba los problemas que les surgían en el servidor de integración”
En la siguiente celebración de Kudos (al cabo de 15 días), esa persona recibió varios Kudos mostrando agradecimiento e incluso alguno divertido sobre descubrir quien era el duende que arreglaba los problemas de la herramienta mientras los otros “dormían”.

Aprendizajes

Esta primera experiencia nos sirvió para sacar algunos aprendizajes:

• Aunque sea fácil y sencillo, y se comunique muy bien su uso, el éxito de implantación de una herramienta no está asegurado en un entorno complejo.
• Cualquier feedback es bienvenido. No ignoramos 1 persona que nos dio un feedback no positivo, sino que investigamos y nos permitió descubrir un problema oculto a los ojos de todos.
• Que un grupo de personas comparta sala no significa que la información fluya sin problemas para todos.
• Prueba primero las herramientas en un grupo controlado antes de hacerlas extensibles a toda la empresa.
• No siempre (nunca) sale todo perfecto a la primera, lo importante es aprender e iterar.

Y después

Seguimos repitiendo la ceremonia de los Kudos en la oficina durante meses. Primero ampliamos los convocados hasta invitar a toda la oficina de Barcelona.
Fuimos probando nuevas variantes como el Kudo Wall, pequeñas recompensas, extendiendo a otras oficinas en otros países y enfrentándonos a nuevos retos y aprendizajes que os compartiremos en futuros posts.