Gestión de portfolios con MoP® (Management of Portfolios)

¿Cuántas veces se han iniciado proyectos que intuimos que no aportan beneficios claros para la organización? ¿Cuántas veces hemos participado en proyectos que finalmente no se han llegado a implantar, o que han requerido de otros proyectos de mejora para conseguir el objetivo inicial? ¿Cuántas veces no se ha podido cumplir una planificación de proyecto por una incorrecta priorización entre proyectos, y un uso ineficiente de recursos?… Seguramente si hemos vivido éstas y otras situaciones similares, es debido a no disponer en la organización de una exitosa Gestión de Portfolio. AXELOS, dentro de su catálogo de buenas prácticas, define su Guía para la Gestión de Portfolio MoP (Management of Portfolios). En ella, un portfolio se define como la inversión de una organización en los cambios requeridos para conseguir los objetivos estratégicos. Es decir, el portfolio se compone de todas las iniciativas de cambio que se están llevando a cabo, o se pretende llevar a cabo para conseguir los objetivos organizacionales, comprendiendo por lo tanto, programas y proyectos de cambio. Gestión de portfolio es un conjunto coordinado de procesos y decisiones que permiten un balance más efectivo entre los cambios organizacionales y las operativas habituales de negocio (business as usual). Este conjunto de procesos incluye criterios y técnicas para realizar una correcta identificación, priorización y planificación de iniciativas de cambio. Así como para garantizar la entrega de éstas iniciativas a través de una correcta toma de decisiones respecto a riesgos, uso de recursos, dependencias y gestión financiera. Los beneficios esperados de una correcta Gestión del Portfolio, para MoP, son los siguientes:

• Llevar a cabo programas y proyectos “correctos” (alineados con los objetivos estratégicos y posibles en términos económicos y de capacidad)
• Reducción de tareas redundantes o duplicadas en programas y proyectos
• Implementación más efectiva de programas y proyectos via enfoques consistentes y gestión de dependencias
• Uso de recursos más eficiente
• Mejor Gestión de riesgos a nivel global
• Mayor retorno de inversión y realización de beneficios en programas y proyectos
• Mejora en transparencia, rendición de cuentas y gobernanza corporativa
• Mejora en la implicación y comunicación entre dirección y plantilla

Para ello, MoP define un framework basado en 5 principios y dos ciclos de gestión del portfolio: ciclo de definición y ciclo de entrega, y un total de 12 prácticas a llevar a cabo en estos ciclos. Estos ciclos y prácticas son adaptables a las casuísticas específicas de la organización. Debemos tener en cuenta que no hay una única manera para implementar una exitosa gestión de portfolio en una organización. La propia guía MoP insiste en que debemos tener en cuenta algunos criterios a la hora de implantar una gestión del portfolio, incluyendo:

• Cultura organizacional
• Estructura de gobierno/gobernanza
• Objetivos estratégicos
• Escala de inversión en programas y proyectos
• Madurez en gestión de programas y proyectos
• Historial/antecedentes en términos de éxito en la entrega de proyectos y realización de beneficios
• Procesos de planificación estratégica, gestión financiera y de riesgos existentes

En este sentido, existen diferentes enfoques para la gestión del portfolio: Guía práctica de MoP Estándar de PMI en Gestión de Portfolios Gestión ágil de portfolio basada en Scaled Agile Framework Sea cuál sea el enfoque seleccionado, la gestión de portfolio no debe implicar introducir una mayor burocracia o rigidez en la toma de decisiones, o un mayor sobrecoste a la organización, tampoco debe percibirse como un nuevo reporting innecesario, o una mera lista de proyectos en curso. Tampoco es imprescindible disponer de soluciones software complejas para la gestión del portfolio. Estas soluciones pueden aportar valor, especialmente en portfolios grandes y complejos, pero el foco debe estar en el proceso y la governanza. Como ejemplo de herramienta, en un post anterior, explicamos cómo integrar una gestión ágil de portfolio en Visual Studio 2013. Por último, como es habitual en las guías de Axelos, MoP permite certificarse a dos niveles diferentes: Foundation (conocimiento básico) y Practitioner (capacidad para gestionar un portfolio). En netmind, ofrecemos los cursos de formación necesarios para obtener ambas certificaciones. Además, contamos con otros cursos enfocados a la gestión de portfolios, como el curso de Gestión Efectiva de Portfolio.

Links de interés sobre Gestión de Portfolios

Curso MoP Foundation Curso MoP Foundation and Practitioner