Gestión de Proyectos: la rana que hierve lentamente

Para este artículo voy a apoyarme en una historia muy conocida, que se utiliza muy frecuentemente para explicar la necesidad de adaptabilidad al cambio en cualquier ámbito (personal y profesional), y en este caso en la gestión de proyectos. Es la historia de la rana y el agua hirviendo que utilizó Peter Senge, uno de los autores de referencia en cambio organizacional, en su libro “The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization”.

Esta parábola (un poco cruel, la verdad) explica que si introducimos una rana en agua hirviendo, ésta saltará rápidamente fuera cuando note la alta temperatura. Sin embargo, si la introducimos primero en agua a temperatura ambiente y, poco a poco, vamos calentándola, se va a ir acostumbrando hasta que hervirá sin capacidad de reacción.

Me gustaría utilizar esta historia para aplicarla a la gestión de proyectos. ¿Cuántas veces miramos atrás y pensamos que los problemas que estamos teniendo en los proyectos los hubiéramos podido resolver mucho antes si hubiéramos sabido lo que podía pasar? Las desviaciones en los proyectos no se producen un día en concreto, sino que van creciendo, como la temperatura, día a día.

A veces, los árboles no dejan ver el bosque, el equipo de proyecto está tan metido en el día a día, superando los obstáculos que se van presentando que no vemos cómo el agua se va calentando, y cómo, además, nos vamos acostumbrando a la sensación de calor.

¿Y cómo podemos identificar que el agua va a hervir para poder saltar a tiempo? No hay, como siempre, recetas mágicas, pero si algunas prácticas que reducirán la probabilidad de que la rana hierva en los proyectos:

Gestión de Proyectos prácticas

• Anticipación

¿Cuál es el único secreto para resolver las desviaciones en los proyectos? Conocerlas antes de que pasen. Si hoy prevés que dentro de un mes te vas a desviar, quiere decir que la desviación la tienes hoy, y dispones de un mes para resolverla. Si la identificas el mismo día de cumplimiento de un hito, no vas a poder reaccionar. Se deben utilizar proyecciones, análisis de tendencias, técnicas como el método del Valor Ganado (EVM) y diagramas visuales como Burn-down charts, por ejemplo.

• Puntos de Control

Debemos establecer al inicio, planificarlos y respetar puntos de control donde participe y se tengan en cuenta la visión de cliente, negocio y técnica. Potenciar estos puntos de control como el foro donde se deben tomar las decisiones más importantes.

• Realizar informes de seguimiento

Informes periódicos, sin estar sujetos a hitos o momentos concretos. Informes elaborados en el formato adecuado, no necesariamente documentos formales, que no supongan un mero trámite burocrático: el máximo interesado en realizarlos es el propio equipo de proyecto para garantizar una comunicación fluida y directa con negocio y cliente.

• Escalado

Ni el Project Manager ni el equipo tienen la capacidad y la responsabilidad para hacer frente y resolver todos los problemas que puedan surgir. Al principio del proyecto debe establecerse qué se tiene que escalar, a quién, cómo (cuál va a ser el procedimiento), y cuándo (acordando, por ejemplo, tiempos de respuesta).

• Gestionar riesgos antes que problemas

En la línea de la anticipación. La gestión de riesgos permite prever qué puede ir mal y estar preparados para afrontarlo. Una buena gestión de riesgos no debe ser alarmista pero sí realista e implicar en la gestión de los riesgos las partes adecuadas (cliente, negocio, equipo, proveedor entre otros).

• Utilizar las lecciones aprendidas

Aprender de la experiencia es la base para sobrevivir a la incertidumbre y a los problemas que puedan surgir. Debemos utilizar los medios a nuestra disposición: registros de riesgos utilizados en otros proyectos, registros de problemas, incidencias o asuntos que hayan surgido en proyectos similares, bases de datos de conocimiento existente en nuestra organización, etc.

• “Pepito Grillo”

Por último, la parábola de la rana hirviendo sirve también para entender el papel que, por ejemplo, representa el rol de Garantía de Proyecto en PRINCE2. Garantía de proyecto es el “Pepito Grillo” necesario, la conciencia, la voz desde la distancia que aconseja, que guía, que advierte que la temperatura está subiendo.
Nota final: en los métodos ágiles también las ranas acaban hirviendo. Todo lo anterior es válido tanto para proyectos tradicionales como ágiles. Cambia el CÓMO, no el QUÉ.