Gestión de riesgos: guía para la identificación de riesgos

Todos los proyectos, por definición, tienen un determinado nivel de incertidumbre. Alguna de estas incertidumbres o riesgos se pueden convertir a lo largo del proyecto en problemas o imprevistos que provoquen que no alcancemos los objetivos acordados (de alcance, tiempo, coste, calidad y beneficios esperados).
El propósito de la gestión de riesgos en cada proyecto es, por lo tanto, prever y anticipar al máximo estas situaciones inciertas de tal manera que no se lleguen a convertir en problemas graves, y que el proyecto, por lo tanto, se desarrolle en un entorno controlado. Una adecuada gestión de riesgos debe realizarse a lo largo de todo el proyecto y debe incluir las siguientes etapas:

Etapas para la identificación de riesgos

• La identificación de los riesgos que pueden afectar al proyecto.
• La evaluación de la importancia de cada riesgo en los objetivos del proyecto.
• La determinación de las mejores respuestas ante cada riesgo y su planificación en nuestro proyecto.
• El seguimiento y control de los riesgos durante todo el proyecto.

Sin embargo la gestión de riesgos, aunque es uno de los factores clave para la finalización con éxito de un proyecto, no aporta valor directamente al cliente de nuestro proyecto y debemos, por lo tanto, ser el máximo de eficientes y efectivos en su realización.

En este post indicamos algunas ideas para hacer una correcta y completa identificación de riesgos para cada proyecto:

¿Cuáles son los riesgos a identificar?

En primer lugar, debemos determinar qué riesgos vamos a considerar. Es importante sólo considerar aquellos riesgos relevantes para nuestro proyecto.
Dejaremos fuera de nuestro análisis, por lo tanto, riesgos que no presenten indicios que puedan llegar a producirse (por ejemplo, que una tecnología conocida y probada no aporte un resultado esperado), y riesgos que ya estén gestionados en otros niveles de nuestra organización o de la organización cliente (por ejemplo, incendios o catástrofes naturales, o incluso riesgos técnicos que estén siendo gestionados por la gestión de servicio TI o gestión de programas, si nuestro proyecto forma parte de un programa).

¿Cómo gestionar cada riesgo del proyecto?

En segundo lugar, debemos describir correctamente cada riesgo (por ejemplo: “como no llevo paraguas, si llueve, me mojaré”). Una descripción formal correcta ayudará a entender mejor el riesgo y nos permitirá identificar la respuesta más adecuada.
La descripción de cada riesgo debería contener la siguiente estructura (según la Guía PMBOK® y PRINCE2®):

• Causa: Es la fuente del riesgo, aquella situación que provoca el riesgo. La causa es aquello que ya sabemos o que podemos suponer (por ejemplo, “no llevo paraguas”). Podremos controlar algunos riesgos eliminando la causa (si podemos, será la manera más efectiva de hacerlo).
• Evento: Describe la situación incierta, aquello que no sabemos si se va a producir (por ejemplo, “si llueve”). Para algunos riesgos podremos realizar acciones para hacer más improbable que el evento suceda.
• Efecto: Describe el impacto en uno o más objetivos del proyecto (por ejemplo, “me mojaré”). Para algunos riesgos, si no podemos eliminar la causa o hacer más improbable el evento, podremos pensar cómo reducir estos impactos.

¿Cómo combinar técnicas ante los riesgos identificados?

En tercer lugar, es muy recomendable utilizar un enfoque sistematizado para la identificación de riesgos combinando diferentes técnicas.
Por ejemplo, utilizar primero el conocimiento de proyectos anteriores similares (una lista de riesgos corporativa, si existe). Después, analizar la documentación existente: Objetivos y definición del proyecto (por ejemplo, a partir de las restricciones y supuestos del proyecto podremos deducir varios de los riesgos más importantes) y estructura de desglose de trabajo y diagrama de precedencias. Finalmente, realizar una sesión de brainstorming con nuestro equipo.

Metodología adecuada ante los riesgos

Por último, el objetivo de una buena metodología de gestión de proyectos debe ser que cada nuevo proyecto sea mejor que el anterior.
La gestión de riesgos, en este sentido, es uno de los puntos en los que de manera más rápida se puede reutilizar conocimiento de proyectos anteriores, por lo que la identificación de riesgos debería pensarse como un esfuerzo no sólo para el proyecto actual, sino para próximos proyectos.