Gestión de Proyectos: La importancia del Sponsor en los proyectos

Una de las ideas erróneas más extendidas aún a día de hoy en dirección de proyectos es que la responsabilidad global del éxito o fracaso de un proyecto recae exclusivamente en el Project manager. Especialmente aquellos proyectos que surgen como iniciativas de cambio necesarias para responder a objetivos estratégicos de negocio, necesitan un liderazgo claro por parte de la organización. Este tipo de proyectos requieren que alguien con responsabilidad suficiente pueda tomar las “grandes decisiones”, aquellas que pueden afectar más gravemente al negocio: iniciar o no un proyecto, pararlo o finalizarlo, aportar más recursos o establecer correctamente las prioridades. Se hace necesaria, por lo tanto, en todos los proyectos, la figura del Sponsor o Patrocinador (para PMI) o Ejecutivo (para PRINCE2).

¿Y qué hace un Sponsor?

Para el PMI, el Sponsor es quien “proporciona recursos y apoyo para el proyecto y que es responsable de facilitar su éxito”. Marca las directrices y guía en los procesos de toma de decisiones importantes y además, “sirve de portavoz frente a los altos niveles de dirección para reunir el apoyo de la organización”. Por último, ejerce de vía de escalado para el Project Manager respecto a problemas o cuestiones que afecten al proyecto pero que excedan su nivel de responsabilidad. Para PRINCE2, el Ejecutivo, además, debe responsabilizarse del cumplimiento del Business Case (garantizar que la justificación del proyecto se mantiene).

¿Quién puede ser un buen sponsor?

El Ejecutivo (como miembro principal de la Junta de Proyecto) debe tener las siguientes características: Autoridad, Credibilidad, Habilidad para delegar y disponibilidad.

• Autoridad: en la mayoría de casos emana de su posición jerárquica. El patrocinador de un proyecto debería ser alguien con responsabilidad jerárquica dentro de la organización
• Credibilidad: el sponsor debe ser el líder del proyecto desde el punto de vista del negocio y, como tal, debe poder transmitir confianza y credibilidad en que el proyecto va a finalizar con éxito.
• Habilidad para delegar: el sponsor debe centrarse en los temas importantes, en los que realmente puede y debe aportar. No está aportando valor un patrocinador que interviene en el diseño del proyecto, en la estimación de esfuerzo por parte del equipo o que propone soluciones creativas. No son esas las áreas en las que debe participar.
• Disponibilidad: el patrocinador debe estar presente. Debe participar, debe estar disponible. Debe poder tomar las decisiones en el momento en el que se tienen que tomar.

Como parece lógico, dentro de los informes de Pulse of the Profession de PMI para el 2015, se identifica la función e implicación del patrocinador del proyecto como una de las claves principales para el éxito en los proyectos y programas. Sin embargo, intentemos imaginar cuántas personas en nuestra organización reúnen todas las características para ser buenos sponsor. Si a la lista de funciones anteriores le sumamos la importancia de disponer de habilidades de liderazgo y comunicación, seguramente la lista resultante sea muy reducida. Y ese es uno de los problemas actuales, según se desprende del estudio.

Sponsor en los proyectos: Problemas habituales

De hecho, la figura del patrocinador en los proyectos presenta tres problemas habituales:

3 Problemas habituales como patrocinadores de proyectos

• Sobrecarga. Al no disponer de muchos candidatos para ejercer la función de patrocinador, todos los proyectos acaban recayendo en las mismas manos, haciendo muy difícil atender correctamente las necesidades de todos. Incluso para proyectos o programas grandes, se hace recomendable disponer de más de un patrocinador de proyecto.
• Comunicación. El patrocinador debe ser no solo receptor de informes sino parte responsable de la comunicación, especialmente aquella que se dirija hacia arriba y hacia el resto de la organización, pero también hacia el equipo: un buen patrocinador debe comunicar correctamente la relación del proyecto con la estrategia de negocio al Project manager y al equipo, debe saber motivar, facilitar los circuitos de escalado y resolver los problemas que le son planteados. Las habilidades de comunicación más importantes para un patrocinador son:
  • Capacidad de influenciar a stakeholders
  • Capacidad de encontrar soluciones ganador-ganador
  • Liderazgo
  • Toma de decisiones
  • Comunicaciones efectivas
  • Formación y desarrollo. Un buen patrocinador debe disponer de conocimientos (básicos) de dirección de proyectos, debe saber lo que se espera de su función y debe ser capaz de desarrollar y mejorar sus conocimientos y habilidades.

Finalmente, el estudio de PMI concluye que existe una relación directa entre cada uno de estos tres aspectos y el éxito en los proyectos.