Objetivos estratégicos y proyectos, ¿manzana o escalera?

Para ilustrar el concepto de proyecto en los cursos suelo utilizar el ejemplo de la manzana y de la escalera. La manzana, situada en lo alto de un árbol, representa lo que el negocio quiere conseguir pero que no puede con sus capacidades actuales (no dispone de personal suficientemente alto para alcanzarla, o no dispone de herramientas o no dispone del tiempo necesario para esperar que caiga).

La manzana, siguiendo entonces el esquema IRACIS, podría referirse a cualquier objetivo de negocio que implique incrementar ingresos, reducir costes o mejorar servicio.

Para conseguirla, la organización necesita un cambio. ¿Qué cambios podrían servirle a la organización en este ejemplo? ¿Quizás un tirachinas? ¿un serrucho? Seguramente, después de una buena evaluación coste-beneficio la organización querrá construir una escalera, de bajo coste y rápida de implementar, quizás es suficiente un tablón apoyado en el tronco del árbol.

Entonces, decimos que la organización decide empezar el proyecto “Crear la escalera”. La escalera del ejemplo, en la vida real puede ser la instalación de un nuevo sistema ERP, la construcción de unas nuevas instalaciones, la creación de un nuevo departamento, el desarrollo de una nueva campaña de marketing, etc.

Pero, ¿la organización quiere una escalera? Realmente no. Lo que quiere es la manzana. Dicho de otra manera, la organización quiere la escalera en la medida en que le permita llegar a la manzana.

Pido entonces a los alumnos que reflexionen en sus proyectos cuál es la manzana y cuál es la escalera. Siempre hay una o varias manzanas y una o varias escaleras. Conocerlas y diferenciarlas nos ayudará a tomar las mejores decisiones en el proyecto.

Es una metáfora simple que explica de una manera muy visual la diferencia entre el resultado (o entregable) del proyecto y los objetivos estratégicos o de negocio. Este mismo ejemplo sirve para ilustrar otros conceptos importantes:

Por ejemplo, a entender la función de Business Analysis: ¿cómo decide el negocio que quiere una manzana? ¿Cómo aseguramos que el proyecto que se inicia es el más adecuado? La escalera por sí sola no consigue los objetivos del negocio: los objetivos se conseguirán cuando los usuarios usen la escalera y consigan la manzana. ¿Cómo comprobamos que al final la manzana está en la cesta? ¿Cuántas manzanas se necesitan y cuántas podemos recoger?

También la gestión del cambio: ¿el usuario sabe subir escaleras? ¿Ha de dejar de hacer algo que estaba haciendo para dedicarse a recoger manzanas? ¿Cómo incorporaremos la recogida de manzanas dentro de la actividad habitual (business as usual) de la organización? Si la escalera se rompe, ¿quién la arreglará? ¿Las personas que tienen que arreglarla tienen los conocimientos para hacerlo?

En la vida real, muchas veces, sin embargo, entramos a trabajar en un proyecto teniendo más o menos clara la imagen de la escalera, pero sin conocer la manzana. Cuántas veces hemos empezado un proyecto con solo una frase del tipo: “Este cliente quiere una nueva web”. ¿Seguro? Quizás detrás de este, en principio, proyecto menor puede haber un cambio en el modelo de negocio de la empresa que afecte a todos los departamentos y personas de la organización.

Seguramente, como miembros de equipo de nuestros proyectos (con independencia de nuestra posición o responsabilidad), la pregunta más valiosa que tenemos que saber responder al principio de cada proyecto es: ¿Por qué se hace el proyecto? ¿Cuál es mi manzana y cuál es la escalera?