La tranquilidad de las cosas bien hechas en gestión de proyectos

¿Te imaginas comprar una casa sin verla? o ¿comprar un coche de segunda mano sin probarlo o revisarlo? ¡A que no!
Seguro que la casa tiene unas características que tú conoces, porque las has leído en alguna parte, pero querrás verificar que se cumplen,  y … ¡seguro que quieres comprobar que el coche arranca, y que pasará la Inspección Técnica de Vehículos sin problemas!
Asegurarnos de que la casa está bien construida, que tiene todo lo que se especificó (nada más, y por supuesto, ni un detalle menos), que la instalación eléctrica y de gas siguen la normativa correcta, y que podrás revisarla con detalle antes de aceptarla formalmente para entrar a vivir en ella, son acciones que en la gestión de proyectos según PMI, están contempladas principalmente en dos áreas de conocimiento:

• Gestión de la calidad del proyecto (Project quality management)
• Gestión del alcance del proyecto (Project scope management)

Y cuatro procesos (dos en cada área de conocimiento):

• Gestión de la calidad del proyecto
  • Gestionar la calidad (Manage quality)
    Nota: Este proceso ha cambiado de nombre en la nueva versión del PMBOK – 6ª edición – anteriormente se llamaba «realizar el aseguramiento de calidad» – un término a menudo mal entendido por muchos aspirantes, y que probablemente haya sido la causa del cambio.
  • Controlar la calidad (Control quality)
• Gestión del alcance del proyecto
  • Validar el alcance (Validate scope)
  • Controlar el alcance (Control scope)

Mi experiencia como formadora en cursos para la certificación PMP  me ha demostrado que, aunque parece que no es difícil ver las diferencias entre estos procesos, en realidad, a los alumnos les cuesta un poco entenderlas.
Así que en las siguientes líneas voy a tratar de arrojar un poco de luz sobre el asunto.

¿Preparados? Concepto de calidad

Lo primero que quiero incluir, ya que puede ayudar a comprender, es la evolución del concepto de calidad a lo largo de la historia, si me voy muy, muy atrás, os contaré que la raíz etimológica de la palabra calidad tiene su base en el termino griego Kalos, que significa «lo bueno, lo apto».
La humanidad siempre ha tenido un conocimiento intuitivo de lo que era «calidad» en su búsqueda y su afán de perfeccionamiento como constantes a través de la historia.
Antiguamente, cada artesano usaba el «ojímetro» para decidir si la pieza que estaba tallando estaba recta o si tenía que seguir lijando un poco más…
En el mundo moderno, cuando se empezó a sentir que había que producir bienes con calidad, se introdujo la labor del «inspectores de calidad», ya no era el propio artesano el que, a su criterio, decidía si lo que estaba produciendo era apto o no. Entró en juego el concepto de «inspección», que básicamente consistía en separar lo bueno de lo malo una vez producido.
Con esto se conseguía que «solamente» se pusieran en el mercado piezas buenas, es decir, con esta forma de actuar, «quitábamos los defectos de las manos del cliente». Lo que era fantástico, pero… el esfuerzo se enfocaba en verificar el producto final por lo que su función era reactiva. Nada prevenía, ni evitaba el gasto enorme en materia prima y mano de obra de los productos detectados como defectuosos.
Por este motivo, los esfuerzos cambiaron de lugar, y se centraron en evitar los defectos, es decir, tratar de conseguir producir solamente piezas buenas, evitando así el coste y el tiempo de producir piezas malas y tener que separarlas después. A esto se le llama gestión de la calidad y su función es preventiva puesto que se concentra en establecer sistemas eficientes, procedimientos de operación y procesos para elaborar productos de calidad.
Pero un paso más allá nos lleva a la garantía de calidad, que consiste en evitar las causas de los defectos. Para ello es importante la coordinación de todas actividades dentro de la gestión del proyecto y establecer una política de calidad, unos objetivos, una planificación, un control, y un aseguramiento que nos conduzca a una mejora continua de la calidad.
Pues bien, PMI no es ajeno a todo esto, y mediante estos cuatro procesos, que explicaré a continuación, ayuda a que gestionemos nuestro proyecto con calidad en todos los sentidos.

¿Qué hace cada uno de los 4 procesos?

Durante el proceso de gestionar la calidad (manage quality) (anteriormente conocido, en PMBOK 5º edición, como realizar el aseguramiento de calidad), confirmamos que se están siguiendo los métodos definidos. Este proceso se lleva a cabo en el grupo de procesos de ejecución, obviamente, porque lo que ahí comprobamos no son los productos terminados, lo que estamos comprobando es si durante la realización del trabajo se están utilizando las herramientas, los procesos y los procedimientos adecuados, ponemos el foco en cómo hacemos las cosas. Nos aseguramos que el proceso es el correcto y de esta manera prevenimos fallos en el producto final.
Vamos a otro de los procesos (también dentro del mismo área de conocimiento) este proceso es conocido como controlar la calidad (quality control) a diferencia del proceso anterior, este no se realiza durante la ejecución, sino que es un proceso perteneciente al grupo de procesos de seguimiento y control (monitoreo y control como lo traduce PMI) y aquí sí que se examinan los entregables reales producidos en el proyecto.
Ponemos el foco en los productos terminados, su propósito es asegurar que los entregables sean correctos y que cumplan con el nivel de calidad planificado, este proceso también sirve para encontrar el origen de los problemas, si los hay, poder recomendar formas de abordarlos.

¿Se ve la diferencia entre los dos?

Pasemos al siguiente de la lista, y con esto estamos dando un salto al área de conocimiento «Gestión del Alcance del Proyecto», la principal dificultad del proceso validar el alcance (a mi modo de ver) radica en su nomenclatura, ya que puede llevarnos a error, a simple vista parece que significa confirmar si el alcance es válido y apropiado. Sin embargo, nada más lejos de la realidad.
Validar el alcance (validate scope) tiene que ver con sentarse con el cliente, o con el patrocinador, para obtener la aceptación formal de los entregables. Este es un proceso que no debería de llevarse a cabo si no se realizaron los anteriores de forma correcta (gestionar la calidad y controlar la calidad), porque, creo que, no tiene mucho sentido enseñar algo si no estamos seguros de que se han seguido los procedimientos correctos a la hora de «construirlo», o pedir la aprobación del cliente si alguien de la casa no le ha echado un vistazo primero ¿verdad?.
Validar el alcance, es un proceso que se realiza en el grupo de procesos de monitoreo y control, y en realidad aunque desde el punto de vista de procesos va después del proceso controlar la calidad, en algunos casos se podría hacer en paralelo.
Este es un paso muy importante puesto que la salida de este proceso son los entregables aceptados de manera formal.
Este proceso puede hacerse al final de cada fase del proyecto, o en puntos intermedios a lo largo de todo el proyecto como parte del seguimiento y control. Por lo tanto, en un proyecto se puede validar el alcance con el cliente varias veces.

Entonces ¿cuál es la diferencia entre los procesos validar el alcance y cerrar el proyecto o fase?

Validar el Alcance es en la aceptación formal del cliente de entregables intermedios, mientras que la finalidad del proceso cerrar el proyecto o fase es obtener la aprobación del cliente para la totalidad del proyecto o de la fase.
¡Pufffff! Ya sólo queda un proceso, y aunque sea el ultimo no quiere decir que sea menos importante, el proceso que nos queda es controlar el alcance (control scope) ¿Qué es? Os lo voy a decir con una frase sencilla: Asegurar que se hace lo que nos han pedido (ni más ni menos), fácil, ¡eh! Bueno, quizás no tan fácil de conseguir…
Este es el proceso que ayudará (si lo haces bien) a quitarte muchos dolores de cabeza, controlar el alcance implica la medir y evaluar lo que se ha realizado, en comparación con lo que debería de haberse realizado según los planes, resulta evidente, que para controlar el alcance, primero necesitas tener una definición clara de qué es lo que el proyecto va a realizar (tu plan de proyecto).
Este proceso controlar el alcance es un proceso proactivo. Tienes que estar pendiente en todo momento de dónde estás y qué has hecho, y compararlo con dónde deberías estar, y qué debería de haberse realizado, y si observamos que hay desviaciones reaccionar, ver de donde vienen los cambios, por qué se han producido, y qué puede hacerse para prevenir o eliminar la necesidad de más cambios de ese tipo.
Esto es todo, espero que estas líneas os hayan aclarado algunas dudas, y ayuden a conseguir la tranquilidad que da hacer las cosas bien en Gestión de Proyectos.