Registro de lecciones aprendidas y gestión del conocimiento

La gestión de las lecciones aprendidas de cada proyecto que llevamos a cabo es una parte muy importante de nuestra labor como gestores de proyecto, de hecho desde el principio del proyecto tenemos que estar pensando en:

• ¿Qué información se debe recoger de principio a fin?
• ¿Cómo quedarán disponibles para futuros proyectos la información histórica y las lecciones aprendidas del nuestro?

Lecciones Aprendidas: El registro

Hay una necesidad constante de aprender a lo largo de todo el proyecto, en nuestros proyectos, según PMBOK ese aprendizaje queda documentado en el Registro de Lecciones aprendidas, que nos sirve como memoria ”no volátil” de los acontecimientos significativos de nuestro proyecto.

Cuando el proyecto termina, ese conocimiento de proyecto “individual” pasa a formar parte del repositorio de lecciones aprendidas común, que sirve para ayudar a proyectos futuros, a través de las mejoras identificadas en cualquiera de las áreas de conocimiento de proyectos previos.

Después de haber descrito lo que son, para qué sirven, dónde se almacenan durante el proyecto y qué hacemos con ellas al final, la pregunta que lanzo es:

¿Qué hacen realmente las empresas con esas lecciones aprendidas?

¿Alguno de vosotros conoce un sistema fácil y útil de gestión de lecciones aprendidas?

¿Conocéis alguna empresa que haya invertido en algún tipo de sistema de gestión de lecciones aprendidas “potente”?, algún sistema que cuando un Director de Proyecto tenga que empezar un nuevo proyecto pueda entrar en él a buscar, de una forma eficiente, “pistas” para su nuevo proyecto, y que con esa misma eficiencia tenga acceso a una información que le sirva como punto de partida y de ayuda para ese proyecto que está comenzando.
Mi experiencia me dice este proceso no es algo tan fácil, y que muy pocas empresas utilizan las Lecciones Aprendidas con todo su potencial.

Registro de las lecciones aprendidas y su relevancia

La mayoría de Directores de Proyecto va registrando los eventos importantes de su proyecto en el Registro de Lecciones, como lo hacen los capitanes de Barco en su cuaderno de bitácora (en el que registran todas las incidencia de la navegación), y al final del proyecto el equipo se reúne, analiza la información, seleccionan las partes más interesantes, o de más impacto, ese documento se almacena en un disco de la red junto con toda la documentación del proyecto y ¡se acabó!

Como dije antes, pocas organizaciones (al menos de las que yo conozco, y conozco unas cuantas) hacen una verdadera gestión de lecciones aprendidas con el fin de que los fracasos y éxitos de proyectos anteriores sean conocidos y evitados, o aprovechados por otros.

Creo que, en aquellos casos en los que las organizaciones no lo tienen fácil en el tema de las lecciones aprendidas, los jefes de proyecto hemos de ser proactivos y asegurarnos de que ese conocimiento que vamos generando en nuestros proyectos se distribuya y se pueda aprovechar por el resto de proyectos de la organización.

¿Cómo podemos hacerlo? Mediante sesiones de lecciones aprendidas en las que los directores de proyecto (sin necesidad de que los proyectos hayan terminado) pongan en común sus experiencias con otros compañeros de forma periódica.

Es una buena excusa para establecer contactos con otros proyectos,  saber qué está haciendo cada cuál, y aprovecharse de las experiencias de otros con miras a mejorar la calidad y disminuir los riesgos de nuestros propios proyectos.

Utiliza la gestión de lecciones aprendidas

Que no tengamos un sistema informático de gestión de lecciones aprendidas, no es excusa para no utilizarlas.

Por cierto, estas sesiones de Lecciones aprendidas pueden aportar PDUs bajo el concepto “Informal Learning”, tal y como aparece en la página oficial de PMI:
“A veces, el aprendizaje surge de la interacción con los demás. Se pueden ganar PDU participando en discusiones profesionales estructuradas con otros, por ejemplo, mientras recibe mentoría o mientras participa en una sesión de “almuerzo y aprendizaje” con compañeros de su organización.”

Como obtener PDUs

¡Suerte en vuestros proyectos!