Los Principios de Change Management del Método Kanban

En el artículo anterior de la serie de artículos de Kanban, introducimos el Método Kanban, enumerando sus principios y sus prácticas.

Hoy profundizaremos en los principios de Change Management, que recordamos a continuación:

Principios Change Management Método Kanban

Change Management principles

1.- Empieza con lo que estás haciendo ahora, entendiendo los procesos tal como se están ejecutando actualmente, y respetando los roles, responsabilidades y cargos de las personas.
2.- Llega a acuerdos que persigan la mejora continua gracias a cambios evolutivos
3.- Promueve actos de liderazgo a todos los niveles, desde contribuciones individuales hasta la Dirección de la organización

Imaginemos el siguiente escenario. Estamos trabajando en un entorno más tradicional, con un equipo de 14 personas liderado por un Jefe de Proyecto que conoce muy bien el negocio, tiene cierto background técnico y además el equipo se encuentra muy cómodo con él por el modo en que los motiva y gestiona. De repente, se toma la decisión de implantar Scrum para mejorar tiempos de entrega y enfocarse en el valor entregado al cliente. Bien, para poder empezar a trabajar en Scrum es necesario tomar una serie de decisiones:

• ¿Quién será Product Owner?
• ¿Quién será Scrum Master?
• ¿Dividimos las 14 personas en 2 equipos Scrum? El tamaño máximo recomendado es 9. ¿Necesitaremos entonces a 2 Product Owners y 2 Scrum Masters?
• ¿Qué rol es el más adecuado para el Jefe de Proyecto actual? ¿Qué responsabilidades debería tener?
• ¿De qué duración serán los Sprints? ¿1 semana? ¿3 semanas? ¿Un mes natural?
• Si finalmente se decide tener 2 equipos Scrum, ¿deben ser sus Sprints de la misma duración? ¿Deben estar sincronizados?
• ¿Cuándo y donde hacemos la Daily Scrum?
• ¿Cómo gestionamos el Product Backlog? ¿Y el Sprint Backlog?
• ¿A quién convocamos a la Sprint Review?
• Etc.

Responder a todas estas preguntas es necesario ANTES del primer Sprint. Y debemos capacitar a todos los involucrados para que conozcan, acuerden y se adhieran a esta nueva forma de trabajar.

He puesto como ejemplo Scrum para simplificar y plantear unas cuantas preguntas. Podemos substituir Scrum por cualquier otro framework o metodología y seguro que aparecerán preguntas equivalentes. El enfoque en este escenario de Gestión del Cambio está muy basado en definir cómo queremos trabajar (TO BE), conocer el estado actual (AS IS) y trazar un plan que nos permita ir de uno a otro.

Pero el enfoque del Método Kanban es diferente. Se trata de un enfoque de cambio evolutivo.

No voy a entrar en si es mejor o peor, dependerá (como casi siempre) del contexto.

Pero sin duda se trata de uno de los puntos que más me gusta del Método Kanban, y que a la vez se puede convertir en su talón de Aquiles.

Este enfoque de gestión del cambio, donde su premisa de “empieza con lo que estás haciendo ahora” ayuda a mitigar el posible rechazo asociado a todo cambio. Es una propuesta muy interesante: antes de cambiar, vamos a entender mejor cómo estamos trabajando actualmente. Vamos a visualizar el flujo de trabajo, vamos a tomar indicadores para poder medir la evolución y para tener un punto de partida claro. Además, estamos dando legitimidad a la forma de trabajar actual. Sea más acertada o no, está claro que se ha llegado a esta forma de trabajo por algún motivo. En algunas transformaciones se ha definido y aplicado demasiado pronto un nuevo modelo de trabajo, nuevos roles, nuevas responsabilidades, nuevos artefactos, … sin tener la certeza de la idoneidad de este modelo.

Por tanto, analizando los 3 principios de Change Management:

1.- Empieza con lo que estás haciendo ahora, entendiendo los procesos tal como se están ejecutando actualmente, y respetando los roles, responsabilidades y cargos de las personas.
Este enfoque tan simple y a la vez tan potente puede conseguir romper barreras que con un enfoque disruptivo serían un auténtico freno al cambio.

2.- Llega a acuerdos que persigan la mejora continua gracias a cambios evolutivos
Pero esta virtud de “empieza con lo que estás haciendo ahora” puede convertirse en su principal defecto: si no estamos comprometidos a evolucionar continuamente, podemos caer en la autocomplacencia, en quedarnos estancados sin avanzar. Por tanto, tenemos que ser consciente que debemos cambiar para adaptarnos.

3.- Promueve actos de liderazgo a todos los niveles, desde contribuciones individuales hasta la Dirección de la organización
Proponer un cambio en el proceso, sugerir una redistribución de tareas después de observar las cargas de trabajo, levantar la mano para comunicar un riesgo, contratar más personas, modificar una política interna, priorizar y limitar el trabajo, autoformarse en nuevas competencias… son actos de liderazgo necesarios para la mejora continua y satisfacción del cliente. Buscar la eficiencia, la eficacia y la entrega de valor para el cliente y el negocio son pilares del Método Kanban.

En resumen, a través de este enfoque de cambio evolutivo, Kanban nos permite empezar rápidamente y diseñar conjuntamente el camino a seguir. Una evolución natural. Adaptación continua. Sobrevivir.