Cómo las métricas Kanban te ayudan a optimizar tus procesos

Métricas Kanban: qué son y cómo te ayudan a optimizar tus procesos

 
Kanban es un método de gestión de trabajo que se comienza a gestar a partir del Toyota Production System (TPS) en el Japón de los años 40. Se caracteriza por ser un sistema pull, que responde a la demanda actual del cliente en lugar de generar productos de forma continua que pueden convertirse en desperdicio. A más bajo nivel, hacer pull consiste en comenzar tareas nuevas sólo si tengo la capacidad para ello, sin sobrecargar el sistema.
 
El método Kanban tiene una serie de principios y prácticas y, como ves, una de ellas es la optimización del flujo de trabajo. Optimizar el flujo de trabajo es vital si queremos conseguir y mantener un ritmo de trabajo estable y eficiente. Una herramienta clave para esta optimización son las métricas que, al analizar nuestros procesos y proporcionarnos datos objetivos, nos permiten saber qué aspectos debemos mejorar.
 
Antes de presentaros estas métricas veamos qué es aquello del flujo de trabajo. El flujo de trabajo es un conjunto de estados, fases o momentos por los que pasan cada una de las actividades que forman parte de nuestro trabajo. En otras palabras, es el ciclo de vida de nuestras tareas, comenzando desde que se identifica la necesidad del usuario hasta que se entrega.

 
 
Es verdaderamente importante tener claro estos dos aspectos:

1. Cuáles son aquellas fases o estados que conforman el flujo de trabajo de tu equipo
2. Qué tiene que ocurrir para que una tarea entre y salga de un estado

 
Te sorprendería cuántas respuestas diferentes puedes obtener si preguntas a tus compañeros “¿Cuándo consideráis que hemos terminado una tarea?” o “¿Terminar significa entregar?”, sobre todo si colaboramos con otros equipos o áreas en el desarrollo de nuestro producto.
 
Aunque consigamos definir un flujo de trabajo adecuado y claro, recuerda que nunca debes darlo por definitivo. El producto que estás desarrollando, tu equipo y el contexto en el que trabajas cambiarán, y si buscas mejorar tus procesos tendrás que modificar tu flujo de trabajo para adaptarlo y que siga siendo eficiente.
 
Una vez hayas analizado y definido el flujo de trabajo que mejor se adapta a tu contexto, podrás comenzar a aplicar las métricas que te ofrece Kanban para hacer tus procesos y prácticas más eficientes.

Lead Time

 
El Lead Time nos permite saber cuánto tardamos en responder a una necesidad del usuario. Mide el tiempo que transcurre desde que una necesidad es identificada (entra en nuestro flujo de trabajo) hasta que se entrega (sale del flujo de trabajo). Es decir, mide el ciclo de vida de una actividad.
En términos más concretos, el Lead Time de un PBI (Product Backlog Item) mide el tiempo que ha transcurrido desde que éste se creó en el Product Backlog hasta que se puso en DONE, pasando por todos los estados intermedios que tenga nuestro flujo de trabajo particular: priorización, desarrollo, pruebas de calidad, etc.

 
Como vemos, el Lead Time va más allá del tiempo que tardo en desarrollar una tarea (este tiempo lo mide el Cycle Time, que veremos a continuación). Desde el punto de vista del usuario, es el tiempo que él tiene que esperar desde que me pide algo hasta que yo se lo entrego.

Cycle Time

 
El Cycle Time es similar al Lead Time, pero comienza a medir desde que la tarea empieza a desarrollarse. En otras palabras, el Cycle Time mide el tiempo transcurrido desde que un PBI entra en IN PROGRESS hasta que se pone en DONE.

 
¿En qué se diferencia del Lead Time? El Cycle Time no nos da información sobre cuánto hago esperar a mi usuario, sino sobre cuán eficiente soy, como Development Team, en realizar el desarrollo de una tarea y entregarla.

Un ejemplo: considerando el tiempo que los elementos pasan en el Backlog, un PBI podría tener un Lead Time muy alto y un Cycle Time muy corto: la diferencia es, casi en su totalidad, el tiempo que he tardado como Product Owner en priorizar ese PBI.

WIP

 
El WIP, o Work In Progress, no mide un período de tiempo transcurrido, sino que es un indicador que nos permite saber cuántos elementos tengo siendo desarrollados en un instante concreto. Es decir, es la cantidad de PBIs que se encuentran en IN PROGRESS en un momento dado.

 
Pero ¿a qué nos referimos con IN PROGRESS? Parece evidente, pero no siempre lo es. Los tres estados naturales de cualquier acción son “Por hacer”, “Haciéndose” y “Hecho”. No hay ninguno más, es lógicamente imposible. Sin embargo, en nuestro flujo de trabajo seguramente nos encontremos la necesidad de desglosar estos estados en actividades o fases más pequeñas para visualizar y gestionar más fácilmente mis procesos.

 
 
Cuando planteemos estas nuevas fases, veremos que encajan en uno de los tres estados naturales: si quiero incluir una fase que sea QA para saber qué tareas tengo que testear, veré que es un estado de progreso, porque ni está por empezarse ni se ha terminado aún. Por otra parte, tener dos fases en TO DO como las de la imagen superior nos permite diferenciar entre los PBIs que están en el Backlog y los que están priorizados y listos para su desarrollo. A esto es a lo que nos referíamos hace unos párrafos cuando hablábamos de la optimización de nuestro flujo de trabajo.
 
Volviendo al WIP: si tengo varias fases de progreso, ¿qué tengo que medir, entonces? Recordando el objetivo de esta métrica, que es saber la cantidad de PBIs que tengo en progreso, debemos medir el estado IN PROGRESS total. Sin embargo, medir cada una de las fases internas nos dará visibilidad sobre su estado de salud. ¿Pocas cosas en “Development” y muchas en “QA”? Suele ocurrir. Mide el WIP de cada una de ellas y tendrás información para mejorar tus procesos.

Throughput

 
Si conoces la velocidad de Scrum, esta métrica te será familiar. El Throughput mide la cantidad de elementos de trabajo que termino en un período de tiempo. A diferencia de su hermana, el Throughput no mide Story Points o Historias de Usuario, sino el total de PBIs que entrego en un período de tiempo, independientemente de su naturaleza.
 
¿Y qué período de tiempo es ese? Trabajando en Kanban, que no tiene iteraciones, será el que decidamos como equipo. Podemos comenzar midiendo lo que entrego en una semana o en un mes y mantener esa unidad de medida estable, pero adaptarla en el futuro si siento la necesidad de aumentar o reducir el período de tiempo que mido.

Métricas Kanban – Next Steps

Si trabajas en Kanban o en cualquier marco de trabajo ágil, las métricas son una herramienta verdaderamente útil para entender cómo trabajamos: si nos centramos en terminar tareas en vez de en abrirlas, si tenemos cuellos de botella y dónde, si comenzamos y entregamos trabajo a un ritmo sostenible…
 
Las métricas nos proporcionarán datos objetivos y reales, y sólo con estos datos seremos capaces de comprender cómo funcionan nuestros procesos y, a partir de ahí, tomar las decisiones más adecuadas para optimizarlos.