¿Qué es un Open space?

El fin de semana pasado tuvo lugar en Segovia el AOS2017, Agile Open Space organizado por la comunidad Agile Torrezno y Agile Spain. Es el segundo mayor evento de la comunidad Agile en España, después de la CAS que este año será en Sevilla. Más de 300 personas asistieron al Campus María Zambrano para compartir conocimiento y experiencias en la aplicación de metodologías ágiles.

Sobre la conferencia Open Space

Para quien no haya asistido nunca a un evento con formato Open Space, se trata de una “desconferencia”, un conjunto de charlas impartidas por los propios asistentes al evento, de manera que todo el mundo se convierte a la vez en “productor” y “consumidor” de los contenidos tratados. No existe una agenda previa, ya que se crea de manera colaborativa al empezar el evento.

Un formato diferente, que puede parecer innovador, pero que fue diseñado hace más de 30 años y desde entonces se calcula que se han organizado más de 100.000 Open Space en todo el mundo. Su creador, Harrison Owen, resumió las características de este formato en 1993 en su libro Open Space Technology: A User’s Guide.

Sin ir más lejos, exactamente durante el mismo fin de semana del AOS en Segovia también tuvo lugar en formato Open Space la 8ª edición del Agile Coach Camp Germany, en el maravilloso Seminar Center Rückersbach donde en abril se celebró el Open Space Play4Agile.

El sábado 5 de mayo tuvo lugar en Netmind Barcelona otro Open Space totalmente gratuito, organizado por la Comunidad de Agile Spain Barcelona. Puedes ver los resúmenes que publicaron algunos de los asistentes, por ejemplo éstos de Samuel Casanova o Álvaro García. Además, en esta ocasión, el catering del evento fue también auto-organizado, donde cada asistente se comprometió a traer algo (café, galletas, frutas, zumo, vasos, …) y fue todo un éxito.

Formato agenda Open Space

A grandes rasgos, el formato de agenda más habitual de un Open Space es el siguiente:

• Al iniciar el evento, un par de personas actúan como facilitadores explicando la temática, el formato y las normas del Open Space a todos los asistentes.
• Una vez hecha la introducción, los asistentes que lo desean pueden proponer sesiones detallando el título en una hoja y explicando el contenido a tratar. Las hojas se van ubicando en una parrilla con una propuesta inicial de ubicación y horario.

• En caso de tener más propuestas de sesión que slots disponibles en la parrilla, se votan entre todos para poder escoger las más solicitadas.
• Finalmente se acaban de ajustar las sesiones en la parrilla, negociando posibles cambios de ubicación y/o horario.
• Una vez cerrada la parrilla, cada persona elige libremente a qué sesiones asistir en función de sus intereses y de la contribución que pueda realizar a la sesión.
• Opcionalmente, al final de las sesiones podemos cerrar con un breve resumen de cada una de las sesiones y una puesta en común de los aprendizajes y experiencias vividas por los asistentes.

Por ejemplo, en esta foto podemos ver el momento de proponer sesiones en el evento Play4Agile en Alemania. Se pueden apreciar claramente las dos filas de personas esperando su turno para proponer una sesión, a ambos lados del semicírculo.

La parrilla de sesiones del OpenSpace de Barcelona finalmente quedó así:

¿Por qué hacer un Open Space?

En un proceso de cambio organizacional en el que se promueve una cultura de aprendizaje, recomendamos llevar a cabo eventos con este formato. La descentralización de los contenidos escogidos, la delegación y confianza en los asistentes en los temas a tratar, la energía que se genera durante las sesiones, las conversaciones de pasillo que acaban siendo más interesantes que algunas de las charlas, … son características de este tipo de eventos, totalmente alineadas con lo que entendemos que debe ser una organización que desee promover la mejora continua, el desarrollo de las personas.

Experimentar un Open Space es muy diferente a leer la explicación de un Open Space. Si nunca lo has vivido, te recomiendo que lo hagas. Busca en Meetup cuando va a ser el siguiente, apúntate, vívelo, y compártelo.

Un Open Space es una herramienta muy poderosa para liderar un cambio en una organización hacia una cultura de aprendizaje. En Netmind hemos realizado Open Space internos, y la experiencia no pudo ser mejor, te lo recomendamos al 100%.

Puedes encontrarlo en los servicios de transformación de Netmind. Entra ahora y conócelos.