PRINCE2: Beneficios del principio de Gestión por Excepción

PRINCE2 es un estándar de facto, desarrollado por el gobierno del Reino Unido.
Este estándar está reconocido a nivel internacional, e incorpora buenas prácticas probadas en el ámbito de la dirección de proyectos.
PRINCE2 permite utilizar una serie de elementos esenciales que favorecen el éxito en los proyectos, y es también un método flexible que permite adaptarse a cada organización y a cada tipo de proyecto.

PRINCE2 está formado por cuatro elementos:

• • Principios: Se deben cumplir en todos los proyectos, y no son adaptables. Si no se cumplen estos principios, no es un proyecto PRINCE2.
  • Temáticas: Aspectos específicos que deben tenerse en cuenta durante todo el proyecto. Deben aplicarse todas siempre, pero adaptándolas a cada proyecto.
  • Procesos: Definen la secuencia de actividades de dirección de proyectos que deben realizarse en cada uno de ellos.
  • Entorno de Proyecto: PRINCE2 debe poder adaptarse a las características particulares de cada proyecto y organización.

Los 7 principios de Prince2

En este artículo quiero que nos centremos en uno de los 7 principios de PRINCE2, el principio de Gestión por Excepción. Pero antes de empezar a desarrollarlo, es importante conocer las características que identifican a los principios, que son:

• Universales ya que son de aplicación a cada proyecto.
• Autovalidantes ya que han sido probados durante varios años.
• Empoderadores ya que dan a los “practitioners” que utilizan el método mayor confianza y habilidad para determinar e influir en la manera en que el proyecto se gestionará.

Los principios, como señalé en el párrafo anterior, son universales y se deben cumplir siempre.

Hay 7 principios en PRINCE2:

• Justificación comercial continua
• Aprender de la experiencia
• Roles y responsabilidades definidos
• Gestión por fases
• Gestión por excepción
• Enfoque en los productos
• Adaptación para corresponder al entorno del proyecto

Diría que los principios son auto explicativos, leyendo cada uno de ellos podremos tener una idea de a qué se refieren.

Como ejercicio, en los cursos que imparto, antes de explicar cada uno de ellos, doy unos minutos a los alumnos para que, en parejas, describan qué les viene a la cabeza cuando leen uno a uno el nombre de los 7.

La gestión por Excepción

Todo va bien hasta que llegan al principio de Gestión por Excepción, normalmente no saben con qué conceptos relacionar ese principio.

Bien, vamos a ver si con este artículo, os puedo a ayudar a entender qué es esto de la “Gestión por Excepción” y en qué reside su grandeza.

Pues bien, la gestión por excepción sirve para que cada uno de los niveles de la organización utilice su tiempo de la manera más eficaz.

De manera muy, muy resumida, os diré que la Gestión por Excepción proporciona a los niveles de gestión superiores un sistema para gestionar y controlar a los niveles de gestión que tienen por debajo, y de esta manera, como decía antes, evitar ser “molestados” por cuestiones menores.

Estoy hablando de niveles, y quizás no todos tenéis en mente la estructura de gestión de un proyecto PRINCE2.
Esta estructura de consta de cuatro niveles:

• Gestión Corporativa o de Programa – Es el nivel responsable de encargar el proyecto y la definición de las tolerancias a nivel de proyecto dentro de los cuáles trabajará el siguiente nivel (la Junta de Proyecto).
• Dirección – Representado por La Junta de Proyecto es responsable de la dirección y la gestión global del proyecto dentro de las restricciones impuestas por la Gestión Corporativa o de Programa
• Gestión – Representado por el Project Manager, que es responsable de la Gestión diaria del proyecto dentro de las restricciones impuestas por la Junta de Proyecto
• Entrega – Representado por los Team Managers y los miembros del equipo, que son responsables de la entrega de los productos del proyecto con un nivel de calidad apropiado dentro de un calendario y un coste especificados

O de una forma gráfica:

Gráficamente es más sencillo ver que, de los cuatro niveles, uno de ellos (Gestión Corporativa o de Programa) está fuera del equipo de Gestión del Proyecto, mientras que los otros tres sí forman parte del equipo de Gestión.

Según este principio de Gestión por Excepción el nivel inferior solo debe notificar al nivel superior si existen cuestiones que se encuentren fuera de su tolerancia (*Ver nota al final del artículo).

PRINCE2 permite un gobierno apropiado al definir responsabilidades distintas para dirigir, administrar y entregar el proyecto, y definir claramente la responsabilidad que tiene cada uno de los niveles.

En PRINCE2, Gestión Corporativa o de Programa define las tolerancias a nivel total de proyecto, que son los límites dentro de los cuáles trabajará la Junta de Proyecto. Del mismo modo, la Junta de Proyecto define las tolerancias en las que el Project Manager se tendrá que mover, y el Project Manager es el que marca las tolerancias aplicables al nivel de Entrega, y por lo tanto las tolerancias que se han de gestionar dentro de los equipos por el Team Manager.

Todo está claro y encadenado mediante este principio.

Como resumen diré que el principio de Gestión por Excepción establece la configuración de controles para que, en el caso de que se prevea que se van a exceder esas tolerancias, se identifique una Excepción y se escale de inmediato al siguiente nivel de gestión para tomar una decisión sobre cómo proceder.

Con este principio activamos un mecanismo de aseguramiento para que cada nivel de gestión pueda estar seguro de que dichos controles son efectivos, y esta es la manera en la que la implementación de ‘gestión por excepción’ ayuda, como decía al principio del artículo, a que se haga un uso eficiente del tiempo de las capas superiores de gestión de las organizaciones, ya que reduce la carga de sus directivos, sin minar un ápice el gobierno del proyecto, al garantizar que las decisiones se están tomando en el ámbito correcto de la organización.

¿Es esa la única ventaja? ¿Permitir que se haga un uso eficiente del tiempo de las capas superiores de gestión en las organizaciones?
Si, eso es algo beneficioso, pero queda un poco “triste”, ¿no?

Para mí, la verdadera grandeza del principio de Gestión por Excepción es que todos y cada uno de los niveles gestión de proyecto tienen un ámbito de actuación en el que tienen plena autoridad para tomar las mejores decisiones. Creo que esa es la mejor manera de crear personas responsables y comprometidas con su trabajo.

Acabo este artículo con una viñeta de Dilbert…