PRINCE2 en entornos ágiles (parte 2) – Roles y responsabilidades

En este segundo post sobre cómo utilizar PRINCE2 en entornos ágiles, nos centraremos en otro principio de PRINCE2: Roles y responsabilidades definidas, y en la temática que tiene asociada: la temática de Organización. Si bien los principios son universales y deben cumplirse siempre, las temáticas deben adaptarse a las particularidades de cada proyecto. Veamos, entonces, cómo debemos adaptar la temática de Organización para cumplir con el principio de Roles y Responsabilidades definidas de PRINCE2 en proyectos ágiles. En todos los proyectos (incluidos los ágiles) deben estar claras las funciones y las responsabilidades de cada una de las personas que participen en el proyecto. En PRINCE2, la temática de Organización define para cada proyecto los roles participantes. En concreto, en función de los diferentes niveles de gestión de PRINCE2 (ver anterior post), los roles principales para el equipo de dirección de proyectos son: la Junta de Proyecto que corresponde al Nivel de Dirección, el Project Manager que corresponde al Nivel de Gestión, y el/los Team Manager/s que corresponde/n al Nivel de Entrega.

Junta de proyecto y Prince2

La Junta de Proyecto, en primer lugar, es responsable de las decisiones principales del proyecto. Esta Junta, según PRINCE2, estará formada por los siguientes roles:

• Ejecutivo Principal, representante del negocio, debe garantizar la financiación del proyecto y asegurar su justificación continua
• Usuario/s Principal/es, representante de los usuarios, responsable de definir los productos y validarlos
• Proveedor/es Principal/es, representante del proveedor, responsable de garantizar la calidad e integridad de los productos, proporcionando para el proyecto recursos con conocimientos y expertise necesarios

En un proyecto ágil, este máximo órgano de gobierno del proyecto deberá estar presente igualmente, y deberá no sólo conocer sino apoyar el uso de métodos ágiles para no comprometer el modelo en caso de que aparezcan dificultades. Su apoyo, a la hora de establecer correctamente el equilibrio entre valor conseguido respecto a tiempo y coste, será imprescindible para el éxito del proyecto. En SCRUM, como ejemplo más utilizado de método ágil, el rol de Product Owner representa el enlace con la organización, asumiendo funciones similares a las que en PRINCE2 realizan Ejecutivo y Usuario Principal (responsabilidad tanto de justificación de negocio como de definición de producto). La adaptación a realizar dependerá de cada proyecto y de cada organización, en cualquier caso en proyectos ágiles se necesita que este rol participe activamente (tenga la dedicación necesaria) en el proyecto. El siguiente rol principal en PRINCE2 es el de Project Manager que deberá gestionar adecuadamente el día a día del proyecto durante cada fase de gestión, por encargo de la Junta. Este rol deberá tener interfaz directa tanto con el equipo como con la Junta de Proyecto, para asegurar que al final, dentro de las limitaciones de tiempo y presupuesto, el resultado sea el esperado por la organización. Se espera de este rol, por lo tanto, un papel de facilitador y de gestión de alto nivel, puesto que el equipo en un proyecto ágil debe ser capaz de tomar sus propias decisiones. El rol de Project Manager tendrá más sentido en el caso de proyectos grandes donde haya, quizás, más de un equipo trabajando sobre métodos ágiles, o incluso equipos ágiles y equipos realizando otro tipo de trabajos. En proyectos más pequeños, las funciones de project manager serán asumidas quizás en parte por el Product Owner, en parte por el Scrum Master y en parte por el equipo. Finalmente, el Team Manager, en PRINCE2, es el representante o líder de cada equipo. Si adoptamos un enfoque ágil, este rol lo realiza todo el equipo, como responsables de su propio trabajo. Uno de los tres roles importantes de SCRUM (además del Product Owner y el Equipo) es el Scrum Master, persona que debe garantizar la ejecución correcta y completa del framework de Scrum. Es un rol, por lo tanto, cuyo foco no es el cumplimiento de plazos, costes y calidad, sino que vela porque imprevistos, conflictos, complicaciones o decisiones de management no comprometan el método. En PRINCE2, aunque como para el resto de roles no tenemos equivalencia directa, podríamos equiparar este rol con el rol de Garantía de Proyecto. Un rol cuyo objetivo es velar para que el proyecto cumpla con lo establecido, realizando dos funciones principales: control (en nombre de la Junta), y asesoramiento (a Project Manager y Equipo).