PRINCE2 – Temática de Progreso: Tolerancia y Excepciones

Como comentaba en un artículo previo, y para que sirva de introducción a aquellos que no están muy familiarizados con PRINCE2, os diré que es un estándar de facto, desarrollado por el gobierno de Reino Unido, reconocido y utilizado internacionalmente.

PRINCE2 está formado por cuatro elementos:

• Principios
• Temáticas
• Procesos
• Entorno de Proyecto

La temática del Progreso en PRINCE2

En este artículo trataré una de las Temáticas, la de Progreso.
El propósito de esta temática es establecer mecanismos para hacer un seguimiento y comparar los logros reales con los logros planificados, y así proporcionar un pronóstico de los objetivos del proyecto y de su viabilidad continua.
Progreso no es ni más ni menos que la medición del logro de los objetivos de un plan.

En PRINCE 2 tenemos distintos niveles de Plan, por lo tanto hay que hacer seguimiento en cada uno de esos distintos niveles:

1. Plan de Equipo (a nivel de Paquete de Trabajo – es un plan opcional),
2. Plan de Fase y
3. Plan de Proyecto.

Los controles del progreso, que se definen en esta temática garantizan que para cada nivel, el nivel de gestión inmediatamente superior puede observar si se han sobrepasado las tolerancias acordadas.

Las tolerancias en PRINCE2: Mecanismos de delegación

Vale, ahora ya sólo queda saber qué es una tolerancia, y ¿por qué establecer tolerancias?

Las tolerancias son mecanismos de delegación permiten que en cada momento las decisiones, en caso de desviaciones, se tomen en el nivel de gestión correspondiente.

Las tolerancias se miden en cada uno de estos seis aspectos del rendimiento:

• Costo
• Tiempo
• Alcance
• Calidad
• Beneficios
• Riesgo

Veámoslo con un ejemplo: poco a poco, los asistentes de voz se van abriendo camino en el mundo de la tecnología. Los asistentes de voz son esos dispositivos a los que mediante un comando de voz podemos “ordenar” que encienda o apague una luz, que comience nuestra película favorita en el canal del proveedor de contenido multimedia que tengamos contratado, o que nos cuente un chiste.

Bueno, pues si imaginamos que estamos trabajando en el proyecto de I+D de uno de estos asistentes de voz podríamos definir los siguientes ejemplos de tolerancias asociadas a cada uno de estos seis aspectos del rendimiento:

• En costo de +5 %, -3%, sobre el presupuesto acordado
• En tiempo, de +2 semanas, -1 semana, referida a la fecha de finalización definida, y
• En alcance, la tolerancia podría ser que un 80% de los requisitos son obligatorios, mientras que el 20% menos prioritario sería “opcional”
• En calidad, por ejemplo, nuestro proyecto podría tener el objetivo de que el asistente debería responder a la palabra clave de activación el 100% de las veces en un radio de 3 metros, y un 75% en un radio de 4 metros,
• Un ejemplo de tolerancia a nivel de beneficios sería que los beneficios podrían estar por debajo del 10% de los beneficios estimados en el Business Case.
• Y por último, en tolerancia a riesgos, un ejemplo en este caso del asistente de voz, podría ser que las amenazas agregadas permanezcan por debajo del 7% del presupuesto, y que el costo de cualquier amenaza individual no fuera superior al 3% del presupuesto acordado.

Bien, ya sabemos qué es una tolerancia y cuáles son los 6 aspectos del rendimiento en los que definimos tolerancias y en la gráfica siguiente veremos en qué productos de gestión (definidos por PRINCE2) se reflejan las tolerancias para cada uno de los planes.

Las tolerancias se delegan “hacia abajo”, los niveles superiores definen cuales son las tolerancias admitidas para el nivel inmediatamente inferior,  y con este margen de acción permitido, cada nivel tienen que informar del progreso “hacia arriba”, es decir los equipos informan al Jefe de Proyecto, el Jefe de Proyecto informa a la Junta de Proyecto y la Junta de Proyecto tiene que informar a la Gestión Corporativa o de Programa.

Excepciones al exceder las tolerancias

Ahora sólo queda saber qué podemos hacer cuando se exceden esas tolerancias.

Cuando se exceden, se produce una Excepción, y estas excepciones se informan “hacia arriba”, en el siguiente diagrama se ver cómo van avanzando las excepciones por los distintos niveles, y como estas excepciones pueden dar lugar a la sustitución del plan vigente por un Plan de Excepción.

También es importante señalar que cuando los equipos prevén que van a exceder las tolerancias marcadas por el Project Manager en el paquete de trabajo, el Team Manager no genera una excepción, si no que plantea una “cuestión” al Project Mánager y será esta persona la que decida si esa cuestión se tiene que gestionar en forma de excepción, o no.

Si habéis tenido ocasión de leer los dos artículos (“Principio PRINCE2 de Gestión por Excepción” y “Tematica PRINCE2 de Progreso”) habréis podido ver que el principio de Gestión por Excepción está íntimamente relacionado con la temática de progreso, cuyos conceptos son muy interesantes para logar que vuestros proyectos tengan aún más probabilidades de llegar a buen fin.