¿Qué es el sistema Kanban y para qué son las tarjetas de visualización?

William Thomson Kelvin, un físico y matemático del Siglo XIX dijo una frase que me encanta:

Lo que no se define, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.

Lord Kelvin trabajó en el mundo de la termodinámica y si os suena su nombre es porque, efectivamente, es el creador de la escala Kelvin de temperatura.

En su libro “Popular lectures and addresses” escribió:

En la ciencia física un primer paso esencial con objeto de aprender cualquier tema es encontrar principios de cálculo numérico y métodos prácticos para medir cualquier cualidad conectada con él. A menudo digo que cuando puedes medir aquello de lo que estás hablando y expresarlo en números puedes conocer algo acerca de él; pero que cuando no puedes medirlo, cuando no puedes expresarlo con números, tu conocimiento es precario e insatisfactorio: puede ser el comienzo del conocimiento, pero apenas has avanzado en tus ideas en la etapa científica, cualquiera que pueda ser la materia.

De aquí salieron las famosas frases que inician este artículo. Sin embargo, fue Peter Drucker, considerado el padre del management, quien las hizo famosas. Drucker puso de manifiesto la importancia de medir para poder ver la evolución y sacar conclusiones, siempre para la mejora continua.

De esta frase surgió esta otra que va perfecta:

Yo soy muy visual, utilizo la facilitación gráfica para tomar apuntes, para leer, para explicar algo a mis compañeros o para dar formaciones. Para mí, la visualización es la clave, y también lo es para el Sistema Kanban. 

¿Qué es el sistema Kanban?

Kanban es un sistema de gestión de flujo que surgió a partir del Toyota Production System (TPS) en los años 40 en Japón. Se popularizó en los 60 a raíz de la publicación del libro “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business” de David J. Anderson, que popularmente conocemos como “El libro azul de Kanban”.

En él se indica que el método Kanban se basa en 5 prácticas:

• Visualizar.
• Limitar el WIP o trabajo en curso (Work In Progress).
• Gestionar el flujo.
• Hacer explícitas las políticas.
• Proporcionar feedback loops.

La primera de las prácticas consiste en visualizar, es decir, hacer visible la información para poder tomar decisiones, ya sean estratégicas, tácticas u operativas. ¿Y cómo se hace eso en Kanban? 

Para empezar:

La palabra “Kanban” viene de las palabras japonesas kan, visual y ban, tarjeta. Es decir, para mostrar la información se utilizan tarjetas visuales. Dichas tarjetas contienen la información mínima necesaria para poder tomar las decisiones correctas. Para rizar el rizo, al tablero donde se colocan estas pequeñas tarjetas se le llama también ¡kanban!

Tablero Kanban

Está formado por varias columnas, que habitualmente suelen ser To do, In progress y Done, o lo que es lo mismo Por hacer, Haciendo y Hecho. Esta sería la versión mínima de un tablero Kanban:

Cada una de las columnas representa un estado por el que van pasando las tareas en su flujo de trabajo, desde su comienzo hasta su terminación. Puede haber variaciones, puede haber más columnas, pero, en cualquier caso, nos debería ayudar para ver en qué punto se encuentra cada tarea en cada momento.

La función del tablero Kanban es irradiar información. Cuanto más complejo sea el flujo de trabajo, más corremos el riesgo de complicar nuestro tablero. Para que eso no ocurra, se recomienda partir siempre de lo más simple e ir adaptando el tablero poco a poco.

Tarjetas visuales

Son representaciones visuales de las tareas que se van moviendo de columna en columna en el tablero.

Este es un ejemplo de tarjeta:

Como pasa con los tableros, las tarjetas también pueden ser muy diferentes. Un equipo puede necesitar mostrar datos que a otro no le aporte nada. Lo importante es que muestren la información relevante para cada caso. Por norma general, suelen contener los siguientes campos:

• Identificador: para evitar duplicidades y equívocos entre tareas.
• Título: descriptivo a ser posible para que todo el mundo sepa en qué consiste exactamente.
• Fecha de inicio: primer día en el que se ha empezado a trabajar en esa tarea.
• Fecha fin: día en el que se ha completado la tarea.
• Fecha límite: plazo en el que se debe tener terminada la tarea.
• Valor: el beneficio que le supone a la compañía realizar esta tarea.
• Prioridad: el orden en el que debe abordarse respecto a otras tareas del tablero.

Con esta información en el tablero Kanban, podremos saber:

• con qué tarea debe ponerse el equipo a trabajar en primer lugar (prioridad alta y/o fecha límite cercana).
• cómo planificarnos según las fechas límites que tenemos.
• la cantidad de jornadas que se le han dedicado a una tarea (diferencia entre fecha fin y fecha inicio) y así conocer el tiempo de entrega que tiene el equipo.

Al tener visible toda la información, los directivos, los equipos o hasta un individuo podrá tomar las decisiones necesarias para avanzar en su trabajo diario.

Herramientas que pueden ayudar

Cuando surgió esta forma de trabajar, tanto los tableros como las tarjetas eran físicas. Los tableros Kanban estaban situados en las paredes de las oficinas y/o salas de producción y las tarjetas eran fichas de papel pegadas a dichos tableros.

Hoy en día tenemos la posibilidad de trabajar en remoto, desde cualquier lugar y utilizando cualquier dispositivo. Es por esto que han surgido herramientas en línea que simulan estos paneles físicos y sus tarjetas. Algunos ejemplos pueden ser Trello y Jira (de Atlassian) o simplemente podemos usar Miro.

En cualquier caso, ya sea físico o sea en digital, la finalidad siempre es la misma: irradiar información y ayudar a quien la consuma a tomar las mejores decisiones.