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¿Qué es Legal Kanban?

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Lilian Mateu

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Kanban es un Método de gestión del trabajo diseñado para mejorar los servicios y facilitar a una gestión del cambio evolutiva, promoviendo la agilidad empresarial. Sus resultados y beneficios son ya muy conocidos en el sector tecnológico, especialmente desde el 2010.  

Con el tiempo, su implementación se ha ido extendiendo a todas las áreas y sectores empresariales, como las finanzas, el marketing y los recursos humanos, llegando también a los servicios jurídicos. 

Legal Kanban es el término usado para referirse al Método Kanban aplicado a las particularidades de los servicios desarrollados por los equipos y organizaciones del sector legal.  

legal kanban
¿Qué es Legal Kanban? | Ilustrado por Andy Baraja

Haciendo eco de esta realidad, la Kanban University ha desarrollado un programa formativo acreditado y adaptado a los profesionales del sector jurídico, denominado Legal Kanban Practitioner. 

Netmind ofrece formación en Kanban desde hace más de 10 años y es Partner de la Kanban University desde 2018. Como líderes en formación y asesoramiento en agilidad empresarial dirigido a organizaciones del sector legal, somos la primera empresa en proporcionar formación certificada y coaching en Legal Kanban tanto en castellano como en inglés. 

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Facilitando la transformación digital

Con Legal Kanban los profesionales de servicios legales pueden afrontar mejor la acelerada transformación digital que está viviendo el sector. Los clientes de servicios legales, sobre todo las empresas, son cada vez más exigentes y solicitan recibir servicios de mayor valor, más digitales, más rápidos, más flexibles y más acordes con sus necesidades actuales 

Es necesario un giro de foco situando al cliente en el centro para adaptarse mejor a sus necesidades. 

A pesar de los acelerados cambios sociales, económicos y tecnológicos experimentados a lo largo de los últimos decenios, es conocido que, en general, gran parte de los abogados y profesionales en el sector legal siguen anclados en las formas más tradicionales de gestión del trabajo, de los equipos y de la relación con el cliente, con estructuras piramidales, burocráticas, basadas en silos y con una cultura en ocasiones individualista y jerárquica

El mayor desafío del sector es la transformación y, con ella, la gestión del cambio, desde muchos puntos de vista: integración de nuevas formas de pensar, de diseñar, de gestionar y de evolucionar los servicios legales, adoptando nuevas herramientas, nuevas formas de relación y de colaboración y nuevas estructuras organizativas. 

Implementando Legal Kanban se consigue gradualmente la creación de equipos legales y organizaciones ágiles, capaces de reinventarse y adaptarse mejor y más rápidamente a los nuevos ritmos y expectativas de los clientes, ofreciendo nuevas formas de creación de valor.  

Legal Kanban es la llave que abre la puerta a la agilidad para los profesionales del sector. 

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Hacia la agilidad empresarial

Incorporar agilidad organizacional y empresarial en el sector legal implica cambiar la forma en que se hacen las cosas y para ello se debe producir una evolución a nivel cultural.  

Legal Kanban fomenta una revisión crítica de los valores que conforman la cultura de las organizaciones del sector, de los hábitos que se adoptan, de los patrones de interacción y colaboración, de los procesos que se siguen y de todos los comportamientos que determinan la forma de trabajar y relacionarse. 

El Método Kanban se define como un camino alternativo para los servicios profesionales a la agilidad empresarial, entendida como la capacidad de las organizaciones para adaptarse a nuevos contextos y responder rápidamente al cambio constante. 

Legal Kanban permite al sector legal integrar una cultura de aceptación del cambio y aprovechamiento del mismo. La gestión del cambio evolutiva, mediante la mejora continua frente a planes de trabajo rígidos, es uno de los pilares del Método. 

Para fomentar el inicio de la agilidad y su aplicación en equipos y organizaciones del entorno legal, Kanban tiene en sus raíces dos premisas simples: 

En lugar de gestionar y controlar trabajadores debemos gestionar y controlar la cantidad de trabajo en curso y dejar que los trabajadores se organicen en torno a él. 

Debemos comenzar trabajando de la misma forma que hacemos ahora, y adaptarnos evolucionando gradualmente buscando la satisfacción plena de las expectativas del cliente, mientras operamos un negocio rentable y sostenible. 

Legal Kanban promueve una gestión del cambio evolutiva basada en la mejora continua 

Legal Kanban ofrece a los profesionales, equipos y organizaciones del sector legal un Método para facilitar una transformación de los servicios jurídicos, fundamentado en el cambio cultural y que se observa a nivel organizacional, en los procesos y formas de organizar el trabajo, y que se orienta hacia la mejora continua de los servicios con foco en las personas y los clientes. 

Toda transformación ágil, si pretende calar, debe ser evolutiva y tener lugar en diferentes niveles. Legal Kanban no pretende que nos obsesionemos con implementar una reestructuración disruptiva y dramática de los equipos, organizaciones y servicios, o que adoptemos frenéticamente marcos de trabajo, metodologías o tecnología por sí mismos. En su lugar, propone una evolución gradual con cambios incrementales a medida que son necesarios. 

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¿Cómo disminuir la resistencia al cambio?

Los cambios sociales y organizativos drásticos solo sirven para ralentizar las empresas. Legal Kanban es consciente de que para gestionar con éxito cualquier transformación en el sector legal, el mayor obstáculo al que nos enfrentamos es siempre la resistencia al cambio.  

Cambiar la forma en que pensamos, la forma en que nos comportamos, cómo trabajamos, cómo nos organizamos y colaboramos es un desafío para los líderes, los gerentes y para todas las personas. Los humanos experimentamos personalmente todos los cambios sociales y organizacionales.  

Lo que probablemente sea la mayor dificultad para el sector jurídico es el desinterés en cambiar, dado que transformarse implica, en sentido amplio, cambiar el modelo de trabajo y de negocio tradicional, que está muy arraigado, y generalmente bastante rentable. 

Por lo tanto, nuestra primera estrategia en Legal Kanban con la gestión del cambio siempre debe ser evitar la introducción de cambios sociales estructurales organizacionales cuando y donde sea posible.   

Debemos ser hábiles en la forma en que introducimos cambios en nuestras organizaciones, sobre todos los relacionados con la tecnología o cualquier tipo de cambio estructural. Legal Kanban fomenta la transformación a través de la introducción de cambios incrementales, que es más inteligente porque tienen un efecto colateral, que es que con el tiempo el cambio social y estructural ocurrirá, pero de manera emergente y no encontrará resistencia.  

Solo si nos acostumbramos a reflexionar sobre lo que hacemos, cómo lo hacemos, con qué propósito, para comprender y responder mejor a las necesidades de nuestros clientes, evolucionaremos. Se trata de implementar una cultura de mejora continua colaborativa a través del aprendizaje organizacional con el objetivo de cambiar los resultados. 

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Legal Kanban para mejorar la gestión del trabajo

El núcleo del enfoque de cambio evolutivo de Legal Kanban es que debemos introducir cambios gradualmente e incrementalmente en p.e. las herramientas digitales que usamos y en los métodos de trabajo y organización, pero debemos evitar introducir cambios que ataquen la identidad y dignidad de las personas o la estructura social que nos rodea.  

La clave de Legal Kanban inicial es conseguir cambiar la perspectiva y asegurarse de que es el trabajo el que se gestiona y no las personas, los abogados. Nos centramos inicialmente en entender que debemos focalizarnos en optimizar el proceso de realización del conjunto de actividades que aportan valor para el cliente, interno o externo, y no en preocuparnos de si estamos todos suficientemente ocupados. 

Por tanto, Legal Kanban promueve un cambio en la visión de trabajo de los profesionales jurídicos como un servicio, que parte desde una solicitud de un trabajo a realizar hasta su entrega, pasando por diferentes etapas de creación de valor que debemos gestionar.  

Así, deberemos de asegurarnos de que tenemos la capacidad adecuada para llevar a cabo el trabajo comprometido que requiere cada la solicitud y que lo gestionaremos y entregaremos en la forma y tiempo pactados.  

La prestación de servicios jurídicos es un proceso con diferentes etapas de creación de valor que Legal Kanban ayuda a optimizar 

Dado que el trabajo jurídico es intangible, por naturaleza, para gestionar y mejorar este conocimiento de forma ágil hay que empezar por visualizarlo, procurando que todos los miembros del equipo y la organización tengan literalmente la “misma imagen”.  

Para ello, en Legal Kanban implementamos en primer lugar la gestión visual de los procesos de trabajo, a través de los denominados “tableros kanban” adaptados a cada servicio jurídico que se preste. El trabajo, representado por post-its o por tarjetas digitales que incorporan las tareas a realizar, tiene que fluir por diferentes fases del proceso.  

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Cuando todos podemos ver y entender cómo avanza el trabajo, o no, y lo qué está provocando retrasos, cuellos de botella, dependencias, etc. … podremos gestionar mejor el trabajo (no las personas) y con el tiempo crear los llamados “sistemas kanban”, que son sistemas de flujo de trabajo. Mediante el uso de señales visuales (“kan” “ban”), limitaremos progresivamente la cantidad de Trabajo en Curso o Work In Progress (WIP), que es el trabajo que estamos haciendo al mismo tiempo (generalmente demasiado), estableciendo reglas o políticas de priorización. 

A partir de ahí, podemos empezar a crear los llamados sistemas Pull en los que el trabajo se “tira” (desde dentro) solo cuando hay capacidad para hacerlo, en lugar de “empujar” (desde fuera) el trabajo, incluso cuando hay una sobrecarga. 

En Legal Kanban, limitamos el trabajo en curso, con el fin de equilibrar la demanda en el sistema, asegurando que el trabajo “fluye” adecuadamente de acuerdo con la capacidad de las personas y equipos. Monitorear el flujo de trabajo y medir los resultados nos proporciona información clave sobre cómo administrar las expectativas del cliente, predecir riesgos y mejorar. 

Por otro lado, estableceremos mecanismos de feedback para coordinar y mejorar la forma en que trabajamos y entregamos el servicio. El fortalecimiento de las capacidades de aprendizaje colectivo a través de métricas, reuniones periódicas y revisiones apropiadas, conocidas como “cadencias”, serán la clave para el cambio evolutivo. 

Legal Kanban es un método de mejora colaborativa. Mediante el diseño e implementación en común de pequeños cambios, denominados “experimentos”, basados en la verificación del cumplimiento de hipótesis, para luego incorporarlas o retroceder fácilmente, se llega a una evolución experimental. 

Al desarrollar el Método Kanban, la principal motivación de David J. Anderson, su ideador, fue principalmente encontrar una manera de administrar y mejorar los negocios de servicios profesionales, de todo tipo, haciéndolos más rentables.  

Su objetivo era crear un enfoque humano para el cambio que fuera compatible con la condición humana: reconocer que los humanos no se resisten tanto al cambio como se resisten a ser cambiados. El objetivo de Legal Kanban es crear el ADN evolutivo dentro de las empresas del sector legal

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