¿Qué es un OKR? – Alineamiento y foco de los Objetivos

La vida para las organizaciones en general y las empresas en particular nunca ha sido fácil. Sin embargo este siglo XXI plantea desafíos inéditos. Las organizaciones deben ser capaces de mantener a las personas alineadas hacia una estrategia, poniendo el foco en lo importante, y funcionando con la flexibilidad y velocidad de pequeñas startups aunque se trate de grandes corporaciones. Estas habilidades (y otras muchas) son críticas no sólo para prosperar, si no incluso para sobrevivir en este mundo (VUCA o BANI) que nos ha tocado vivir. En esa tarea de alinear a la organización hacia un fin determinado, poniendo foco en lo importante, y reduciendo distracciones, el marco de OKRs, o de objetivos y resultados clave (Objectives and Key Results), es con diferencia el más adoptado por todo tipo de organizaciones.

Los orígenes

Los OKRs nacen en la Intel de los años 70 del pasado siglo de la mano de Andy Grove. Allí los conoció John Doerr, la persona que ha contribuido más decisivamente a popularizarlos, que los presentó a Google en 2000. Se trataba de una solución a los problemas que el crecimiento de la empresa estaba generando, especialmente la falta de alineamiento de las iniciativas con la estrategia de la compañía y la dispersión de foco en sus actividades. Convenció, y se adoptó como mecanismo para fijación de objetivos. Con el tiempo, un número cada vez mayor de organizaciones ha incorporado los OKRs en su operativa. 

¿Qué son los OKRs?

No hay ninguna magia en los OKRs. Son lo que ya hemos mencionado: objetivos e indicadores clave. Son un mecanismo simple, pero que resulta muy efectivo en la práctica. 

Por un lado, tenemos un número -limitado- de Objetivos que exponen con una visión cualitativa a dónde vamos. Estos objetivos, redactados de una forma simple y fácil de entender y recordar, estarán alineados con el propósito general de la organización (y los de cada unidad con los de la entidad de nivel superior de la que forma parte). Se espera además que sean aspiracionales, en el sentido de que en determinadas circunstancias apunten a una meta a la que quizá no sea posible llegar … ahora. 

Cada objetivo viene acompañado de un número, también limitado (normalmente 3 a 5 como máximo) de Resultados Clave (Key Results o KRs). Si los objetivos nos dicen a dónde nos dirigimos, los resultados clave son la manera de saber si hemos llegado. Por ese motivo se expresan cuantitativamente, y deben ser medibles, claros, acotados en el tiempo y accionables, es decir, que quien participa en la consecución del Objetivo y va a usar los KRs como medida de haberlo alcanzado, tienen que poder influir en él. 

Los KRs deben ser prioritariamente outcomes o resultados, y no únicamente outputs o salidas. Eso hace que sean verdaderamente resultados clave, relevantes para la consecución del objetivo fijado. 

Los OKRs se establecen con horizontes temporales que favorecen la adaptación. Normalmente se fijan y revisan cada tres meses (los OKRs del conjunto de la organización se pueden fijar anualmente). La mayor frecuencia en el seguimiento permite una mayor adaptabilidad a los cambios, a la vez que nos ayuda a perfeccionar la forma en la que llevamos a la práctica los OKRs, generando nuevas oportunidades de aprendizaje. 

Ejemplo de OKR

Si esto suena muy impreciso, veamos mejor un ejemplo: 

• Creamos un OKR cuyo objetivo sea “Introducir OKRs en la empresa”. Estamos hablando de un objetivo global, por lo que se desarrollará a lo largo del año. 
• Para llevarlo a cabo, definimos tres KRs que nos ayuden a determinar si se ha alcanzado: 
• Porcentaje superior al 80% de personas formadas en la teoría en el primer trimestre 
• Disponibilidad de OKRs trimestrales en los grupos asignados 
• Revisión trimestral en los grupos que aplican OKRs 

¿Cómo se comparan los OKRs con otros mecanismos, como la fijación de objetivos basados en KPIs? Los OKRs definen no sólo el qué, si no también el cómo; su foco es la consecución de los objetivos más que la monitorización; son ambiciosos y aspiracionales, rehuyendo la aversión al riesgo, por lo que atienden mejor al progreso y crecimiento de la organización y de las personas. Su foco es la motivación, y no tanto la evaluación del rendimiento. 

OKRs y alineamiento

Los OKRs se establecen en los distintos niveles que requiera la organización. En el más alto, los OKRs son la forma de traducir la estrategia de la empresa a una serie de objetivos que faciliten su implementación. Los restantes niveles definen cómo ayudar a los OKRs globales, definiendo otros más concretos y limitados: de áreas y departamentos, equipos, e incluso individuales. Este proceso es el que traduce la estrategia de la organización en algo muy preciso y acotado, de forma que todos los participantes conocen perfectamente cómo contribuyen. 

De esta forma, el conjunto de la organización tiene unos mismos objetivos, aterrizados al ámbito de actuación de cada uno de los niveles implicados. Las acciones emprendidas para alcanzar los objetivos son una forma de implementar la estrategia. De esa forma toda la organización está alineada hacia un mismo fin.  

Como la estrategia se suele expresar de una forma amplia e imprecisa, los OKRs aportan un mecanismo que ayuda a concretar e implementar, y facilita esa alineación necesaria para alcanzar las metas. 

OKRs y foco

Si ya padecemos un déficit de atención preocupante en la vida personal, en las empresas se multiplica y es uno de sus grandes desafíos actuales. Concentrar la acción de la organización en unas cuantas acciones relevantes y valiosas es una de las palancas para alcanzar los objetivos estratégicos. Ahí también los OKRs son de ayuda. 

Al limitar su número a un máximo de 3 a 5 Objetivos por nivel (empresa, área, departamento, equipo, individual, …) limitamos las distracciones que podrían poner en riesgo alcanzar las metas propuestas. Al revisarlo con una periodicidad mayor a la de objetivos y KPIs tradicionales, evitamos que ese foco se quede fijado en acciones que han perdido su vigencia. 

De ese modo, los OKRs ayudan a las organizaciones a alinear y enfocar a sus actividades, a revisar sus objetivos periódicamente para facilitar la adaptación a un contexto cambiante, a ser ambiciosas con objetivos inspiradores, y a generar un mayor compromiso de las personas con un proceso de definición de OKRs participativo. 

Con todo ello, lo que tenemos es modelo que ayuda a mantener las características más deseables de empresas como las startups (adaptabilidad, foco, compromiso, cercanía) en organizaciones mucho más grandes. 

Saber más sobre OKR’s

Para entender mejor lo que son los OKRs hay que conocer el ciclo en el que se fijan y revisan. Así se comprenderá qué impacto tienen en las personas y las organizaciones y de qué forma benefician a las empresas que han adoptado este marco. Pero eso se verá en un próximo artículo. 

Otra forma de saber sobre OKRs es ver la estupenda presentación que hizo Natalija Hellesoe en la pasada Adaptive Organization Week, organizada por Netmind, donde habla de los desafíos a la hora de usar OKRs, y de posibles soluciones para llevar este marco a la práctica.. 

https://youtu.be/hSHKtt99g_4

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