¿Qué es una Sala Obeya y para qué sirve?

¿Qué es una Sala Obeya?

La Sala Obeya es un método de gestión visual que ayuda a enfocar a la organización hacia la consecución de los objetivos, apoyándose para ello en diferentes soportes y elementos visuales. 

¿Para qué sirve una Sala Obeya?

El objetivo principal de las salas Obeya es aportar visibilidad y transparencia, basada en la colaboración y comunicación entre todas las partes implicadas, conteniendo toda la información necesaria a través de resúmenes de información (gráficos, OKR, roadmap, etc…), para así tener un contexto. Dicho contexto nos ayudará sobre qué podemos mejorar (a nivel de equipo, Programa y Portfolio) y a poder conseguir una mejor toma de decisiones. 

Por lo tanto, una Sala Obeya nos ayuda a conseguir una serie de objetivos: 

1. Mejorar la toma de decisiones. 
2. Mejora de los silos. 
3. Enfoque hacia la mejora continua. 
4. Mejorar la coordinación 
5. Fomentar la Transparencia. 
6. Que la información fluya (top-down, bottom-up). 
7. Mejorar la comunicación a través de un entorno que facilite la conversación de las diferentes partes implicadas. 

¿En qué está basada una Sala Obeya?

La sala Obeya se basa en el ciclo Deming (PDCA). 

• PLAN: Se muestran los objetivos a alcanzar de la compañía, las áreas implicadas en dichos objetivos, roadmap, Portfolio Kanban, etc.
• DO: Es el plan actual, con una vista trimestral en detalle del trabajo en curso del equipo o equipos. Es aquí donde los equipos trabajan diariamente, actualizando el estado y evolución, dependencias, etc.
• CHECK: Se visualizan las métricas de negocio centrado en todo para y por el cliente. Consiste en que Dirección (Negocio) como los equipos (desarrollo) puedan saber en todo momento la situación existente en la empresa.
• ACT: Se muestran los impedimentos que han surgido, sus causas, las propuestas, la evolución de las mejoras, propuestas realizadas, y acciones a corto, medio y largo plazo (paliativas, correctivas, consolidación). 

¿Qué información se muestra en una Sala Obeya?

Cuando comenzamos a crear una Sala Obeya, existe mucha información con la cual tratar, pero para organizar mejor esa información, podemos basarnos en estos 3 niveles: 

• Portfolio: en este nivel se encontraría información sobre la Estrategia de la compañía, Presupuestos, OKR, valor aportado, Portfolio Kanban, etc… 
• Programa: en este nivel nos encontraremos con información como es el ROI de un proyecto, el Roadmap, la Matriz de Riesgos, Dependencias, etc… 
• Equipo: en este último nivel, es donde debemos crear una base sólida de información, ya que los demás niveles puede que tengan información agregada de este nivel. La información que dispondremos será sobre Métricas de entrega y proceso, Métricas de Madurez Agile, Planes de Mejora, Acuerdos de equipo,… 

¿Porqué es tan importante una buena selección de la información y los datos en una Sala Obeya?

Para poder realizar una buena toma de decisiones por parte de todos, es imprescindible tener un buen contexto, y ese contexto lo obtendremos a base de reflejar datos empíricos y otra información relevante. 

Dependiendo de las funciones y/o responsabilidades de las personas dentro de una estructura organizativa, así deberá de ser la información que necesita. 

Por lo tanto, tendremos que hacer que mergeen el ciclo de Deming con la estructura organizativa que tenga una empresa de la mejor manera posible, ofreciendo la información necesaria según el rol que vaya a utilizarla. 

Además, con toda la información que utilicemos en una Sala Obeya incidirá en una reducción de esfuerzos de composición de reporting ya que la información estará ahí lista para consumir. 

Consejos para eficientar una Sala Obeya

Comenzar una Sala Obeya es una tarea compleja, ya que tenemos que tener en cuenta diferentes factores para que cumpla su objetivo. Pero ante todo debemos tener especial cuidado con estos puntos: 

• Exceso de información. La información que debería tener una Sala Obeya debe ser la necesaria y eficiente para su uso. Si por el contrario comenzamos a tener mucha información, estaremos cometiendo un error ya que el exceso de la misma implica ruido y falsa sensación de tener todo controlado. Por lo tanto, es conveniente filtrar la información que realmente nos va a ayudar a mejorar y entender todo el ecosistema en el que estamos.  
• Control de personas/equipos. Toda la información que tengamos ayudará a realizar un seguimiento y contexto de la situación de un proyecto, equipo, etc…; pero es importante no focalizarla en el control de los equipos, ya que si no perderemos el objetivo principal de transparencia y mejora continua. 
• Calidad de la información: La información debe ser fiable, veraz y actualizada, ya que en cualquier momento puede ser utilizada para su consulta por cualquier persona que lo necesite.  

Ejemplo de una Sala Obeya Digital.

Objetivos de la empresa – Proyectos 

Un claro ejemplo de cómo podemos mostrar información útil y que nos sirve de termómetro del alineamiento del trabajo que se realiza en una empresa, es mostrar cuantos de los proyectos que se están realizando van en la dirección de los objetivos estratégicos de la compañía. 

Con estos datos tendremos visibilidad de un porcentaje de cuales proyectos están alineados con cada unos de los objetivos estratégicos, y cuales puede que no estén en concordancia con dichos objetivos que tiene la empresa. 

OKR

Realizar un ejercicio de OKR siempre es bueno, pero intentar que sea desde un punto de vista E2E (End to End) aporta muchísimo más valor. Con estos datos vamos a transparentar como esos proyectos que están alineados con los Objetivos de la compañía van contribuyendo a esos Key Results que tiene cada uno de los objetivos. 

De esta manera conseguimos varios propósitos: 

• Transparencia 
• Medición individual de cada proyecto y en su conjunto de ellos. Puede contribuir a mantener el foco o por el contrario tener que adaptar el roadmap de cada proyecto para conseguir esos Key Results. 
• Trabajo en conjunto frente a un objetivo común. 

Presupuestos

Una parte muy importante para las empresas es la parte presupuestaria tenerla bien monitorizada, sabiendo en todo momento qué presupuesto asignado tiene cada proyecto, cuánto lleva consumido, por lo tanto, cuánto restante le queda. 

Esta información junto a la anterior de OKR, puede ser muy valiosa ya que si fuese necesario adaptar el roadmap de alguno de los proyectos, hay que ver cuanto presupuesto consumido del inicial llevamos, y poder realizar la mejor toma de decisiones. 

Roadmap

Tener un roadmap visible es muestra de organización, transparencia y ver hacia donde va cualquier proyecto que se esté realizando. Pero ojo, no caigamos en roadmaps detallados hasta el último día ya que eso es más del género de ciencia-ficción. No está de más que planifiquemos a alto nivel qué se va a realizar en los siguientes trimestres, pero lo importante es realizar bien el ejercicio de planificar y descomponer el trabajo del trimestre actual y a medida que nos vamos acercando al final del trimestre, comenzar a hacer el mismo ejercicio para el siguiente trimestre. 

Esto puede ayudar tanto a los equipos como a otros roles existentes en un Value Stream, ya que con esta información junto a la anteriormente descrita en los otros apartados, puede dar información clave para esa toma de decisiones. 

Sprints

Aunque estos datos puede que sirvan más a los propios equipos y Product Owners, es también clave ya que muestra como están trabajando los equipos, su promedio de entrega por Sprint, su capacidad de entrega, y con estos datos, podemos realizar un ejercicio de predictibilidad para siguientes sprints y planificación de próximos trimestres. 

No queremos solamente equipos de desarrollo que escriban líneas de código, si no personas comprometidas con la mejora continua, ya que esa mejora influirá en cómo esos proyectos van contribuyendo a los objetivos de la compañía. 

Prioridad y Estados

Mostrar cómo se está priorizando y el estado en que se encuentra el trabajo es importante ya que puede ayudar a mejorar esas planificaciones que se realizan y qué trabajo está abordando el equipo en cada momento. 

Bugs

Los datos sobre bugs que van surgiendo durante los desarrollos son también importantes, ya que nos va a proporcionar una información muy valiosa sobre en qué entornos se dan, su severidad, y con todo ello saber qué puntos de mejora se pueden realizar.