Scrum en 10 minutos: rompiendo silos

Scrum: una estrategia incremental e iterativa 

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La gestión de proyectos ya casi no se concibe como una división rígida de tareas. En cambio, se aborda de forma dinámica con técnicas, herramientas y procesos que ayudan a que las operaciones sean más fluidas y que produzcan resultados tangibles rápidamente. Pero también podríamos decir que la planificación y ejecución de los proyectos no ha cambiado dramáticamente en las últimas décadas: todavía muchos prefieren tener procesos bien definidos para saber los pasos a seguir en todo momento. 
 
Scrum es precisamente popular como marco de trabajo porque ofrece una mezcla equilibrada de prescripción y versatilidad para acomodarse a la realidad de cada organización, equipo y proyecto. ¿Los requerimientos del cliente son cambiantes? ¿Hay incertidumbre en el alcance del proyecto? Scrum y los marcos ágiles de trabajo son la mejor alternativa. ¿Se trata de un proyecto simple, repetible y con poca incertidumbre? Pues entonces alcanza con los métodos más tradicionales y predictivos de gestión (waterfall). 
 
Scrum es un marco de trabajo simple, orientado al trabajo en equipo y sumamente efectivo para resolver problemas complejos. Aunque su principal área de aplicación es el desarrollo de software, lentamente se ha ido adoptando en otras disciplinas que incluyen la manufacturación y los servicios.  
 
Scrum promueve el sentido común, la comunicación directa y la mejora continua entre todos los participantes. Y como comentábamos antes, aunque sus orígenes se remontan al desarrollo de software, realmente nada en Scrum es específico del software. 
 
La principal característica de Scrum es que divide el trabajo en pequeños ciclos iterativos llamados sprints. Esta manera cíclica de trabajar permite abordar un proyecto grande y complejo como una secuencia de fragmentos pequeños y manejables en el tiempo. El objetivo es construir de a poco, de manera incremental y validando rápidamente antes de tomar nuevas decisiones para arrancar la construcción de otro fragmento en el siguiente sprint. Construir. Validar. Ajustar. Construir. Validar. Ajustar… 
 

Ritmo y Roles 

Tal como ocurre con los compases en las partituras de música, en Scrum los sprints marcan el ritmo de la construcción. Durante cada sprint el equipo trabaja colaborativamente realizando las tareas necesarias para construir el producto. Las características de esas tareas dependen de la naturaleza misma del proyecto. En el caso del software, los equipos suelen realizar algo de análisis, diseño, programación, pruebas y despliegue. El objetivo es tener algo concreto para mostrar al final de cada sprint.  
 
En esencia, Scrum invita a los equipos a comparar regularmente el estado de su trabajo—el avance—con la realidad de las expectativas y necesidades de los clientes, usuarios y stakeholders. Debemos asegurar que ambos lados están perfectamente alineados y que el equipo puede adaptarse rápidamente a las nuevas circunstancias e incorporar más ideas. 
 
La Guía de Scrum es un documento breve y muy fácil de leer que define las bases para organizar el trabajo. Sin ser simplista sobre los desafíos del desarrollo de productos complejos, la guía solo se limita a definir unas reglas. Esa falta de precisión suele desconcertar a algunos equipos que buscan recetas mágicas e instrucciones detalladas. Tenemos las piezas y unas instrucciones mínimas para poner la maquinaria en marcha. Esto nos deja margen para adaptar el proceso a la realidad y circunstancias de la organización. 
 
En el equipo hay tres roles bien definidos que trabajan colaborativamente. Por un lado, el Product Owner tiene el mandato de maximizar el valor que se entrega al cliente, establecer las prioridades y tomar todas las decisiones relacionadas con el producto. El Equipo de Desarrollo construye el producto guiado por las prioridades del PO. El rol del equipo de desarrollo debe interpretarse de una manera amplia e incluir también otras disciplinas como la promoción del producto, marketing, branding. Finalmente está el Scrum Master que tiene la misión de crear un entorno ágil y seguro para que todo el equipo pueda trabajar de manera efectiva. Es el responsable de poner en marcha la mejora continua durante todo el proceso. 
 

Scrum como agente de cambio 

Como en el ajedrez, las pocas reglas de Scrum son fáciles de explicar y entender. Pero al igual que en el ajedrez, para aplicar Scrum correctamente se requiere tiempo, mucha práctica y experiencia. Obviamente, Scrum es atractivo por sus potenciales ventajas: entrega de valor, velocidad, transparencia, etc. Pero también aporta otros beneficios que explican mejor su naturaleza como marco efectivo de trabajo: 
 

• Autoorganización: el equipo Scrum es una unidad autoorganizada y autogestionada capaz de tomar decisiones independientes y asumir responsabilidades. Esto aumenta la productividad y compromiso. 
• Trabajo en equipo: sin jerarquía formal, la principal tarea de cada integrante es colaborar y hacerse responsable de los resultados. 
• Equipos multifuncionales: a diferencia de las típicas estructuras organizativas basadas en silos, Scrum fomenta el trabajo cruzado con equipos que incorporan todas las competencias necesarias para construir el producto. 
• El cliente en el centro del proceso: Scrum asigna al Product Owner la responsabilidad de asegurar que el producto desarrollado está perfectamente alineado con las necesidades y prioridades del cliente. El desarrollo incremental e iterativo es la fórmula secreta para lograrlo. 
• Control empírico y mejora continua: el avance se mide por los resultados y el equipo busca continuamente aumentar su agilidad y la calidad—del producto y del proceso. 

 
Las estructuras organizativas basadas en silos que funcionan con ciclos de desarrollo largos ya no sirven para responder a los retos actuales. El ritmo del cambio se está acelerando y la transformación agile ya no es un objetivo que persiguen solo las empresas tecnológicas. A medida que avanzamos en la era digital es importante que todas las organizaciones sean más ágiles. 
 
En este sentido, Scrum es ciertamente un agente de cambio. La implementación (correcta) de Scrum conduce inevitablemente a un cambio en el mindset y en la estructura de las organizaciones: se simplifican, se aplanan, se vuelven más transversales y son capaces de responder más rápidamente y de forma más efectiva a los cambios. 
 
 

 
Una de las primeras claves para obtener los beneficios de productividad que promete Scrum es obtener el apoyo amplio y comprometido de todos los niveles de la organización: de abajo hacia arriba y de arriba hacia abajo. Una vez que se ha tomado la decisión de usar Scrum, es importante establecer un marco de referencia sobre los nuevos roles y forma de trabajar—porque Scrum tiene mucho más que ver con las personas que con las técnicas. La adopción de esta forma de trabajar requiere una fase de aprendizaje que puede llevar tiempo.  
 
En organizaciones que aún no han dado los primeros pasos o están en fases tempranas de estos procesos de transformación es importante comenzar con un proyecto piloto que permita obtener el primer caso de éxito. La formación y el apoyo de expertos son críticos para diseñar una hoja de ruta realista para llegar a buen puerto. 
 
Y termino con una frase Mike Cohn que resume muy bien el reto de adoptar Scrum: “Changing practices is one thing; changing minds is quite another”