Start Day, todas las claves para sacar partido al daily meeting

Uno de los problemas habituales en las organizaciones es la comunicación ineficiente, todos hemos vivido situaciones en las que:
 

• Asistimos a reuniones donde la gente llega tarde, y si encima existe la costumbre de los “minutos de cortesía” la ineficiencia es brutal. Muchas veces los asistentes no están en la sala a la hora, sino que a la hora empiezan a moverse de su sitio. Una reunión de 6 personas iniciada con 10 minutos de retraso son 60 minutos perdidos, y como esto ocurre varias veces al día luego nos falta tiempo…

• Asistimos a reuniones dónde se vuelve a hablar de cosas que ya se trataron en otras reuniones, con las mismas personas u otras del mismo equipo…¿estamos viviendo como Bill Murray y Andie MacDowell “el día de la marmota”?

• Siempre estamos de reuniones, tenemos la sensación que la gente está más tiempo reunida que haciendo lo que se supone que tiene que hacer

• …y a pesar de todas estas reuniones, a pesar de todo este tiempo invertido, mucha información nos llega de forma poco estructurada o en la máquina del café, o ¡¡¡ni siquiera nos llega!!!

 
Una alternativa, que en mi opinión no es opcional, es la start day. La start day nos permite mediante una breve reunión periódica que los equipos de trabajo estén sincronizados y permitan establecer un flujo de comunicación adecuado. Esta reunión permite junto a otras reuniones, que no están dentro del alcance de este artículo, establecer un correcto flujo de la cadena de comunicación, soporte y feedback de los equipos.
 
Pero bueno vamos al grano… hablemos de la start day.
 

 

¿Qué es una start day o daily meeting?

Una start day es una reunión diaria de los equipos operativos que debe permitir que todos tengan la información relevante del entorno de trabajo. Permite un seguimiento del estado del equipo, así como realizar el seguimiento de los indicadores de eficiencia de los servicios ofrecidos.
La reunión debe durar un máximo de 15 minutos y realizarse “diariamente”… quizá lo de “day” nos da una pista sobre este tema pero cuidado con esto: day significa ciclo de trabajo, no significa que se deba hacer a las 7:00 AM, significa que se debe hacer al inicio de cada ciclo de trabajo y empezar en lo que nosotros consideremos el ciclo de trabajo, por ejemplo, de 16:00 a 15:59 del día siguiente.
¿Podría ser que la start sea cada dos días?, podría ser perfectamente, aunque en los entornos en los que he trabajado la mejora alternativa ha sido siempre diaria.
 

¿Qué se necesita para realizar una start day?

 Los materiales necesarios son los siguientes:
 

• Un sitio dónde realizarla. Cuidado con este tema, un sitio no significa una sala de reuniones. Las start son reuniones cortas (menos de 15 minutos) por lo que no tiene mucho sentido tener que cambiar de plantas o desplazarse mucho para esta reunión, no vaya a ser que se pierda más tiempo en desplazamientos que en la propia reunión. Se debe hacer preferentemente en un lugar de la propia zona de trabajo. La recomendación es que se haga en pie, no en salas dónde todos estén sentados con sus portátiles o con sus smartphones.

• Una pizarra y rotuladores. Recomiendo una pizarra borrable tipo whiteboard o bien un papelógrafo. En esta pizarra se anotan las cosas interesantes de la start day en un formato predefinido. En Internet podéis encontrar varios modelos, aunque recomiendo que cada uno busque inicialmente el suyo. Insisto en la importancia de usar medios manuales dentro de lo posible, e inicialmente huir de cualquier elemento informático (y eso que soy Ingeniero). En cualquier cambio de hábitos las acciones manuales son una palanca importante. Sé que aquellos que estamos en el mundo técnico estaremos pensando siempre en herramientas tecnológicas, pero este no es su momento, ya llegarán, pero inicialmente cuanto más usemos las manos mejor.

• ¿Kanban? Se puede usar perfectamente un tablero Kanban para la starday pero no es necesario si no estamos trabajando en este entorno.

• ..¡Y el equipo! Si bien es cierto que el equipo de trabajo no es un material es muy importante entender que en la start debe estar el equipo operativo. No es una reunión de reporting al jefe de equipo, es una reunión de sincronización, de flujo de información desde y para todos.

 
  ¿Qué roles hay en una start day?

• El facilitador o coordinador de la reunión: es la persona que se responsabiliza que la reunión siga el orden definido y se cumplan los objetivos de la misma. Debe velar por que el equipo no caiga en los pecados capitales de las start day (ver más adelante).

• Miembro del equipo: son las personas del equipo que participan en la reunión. Deben ayudar en que la información fluya y tener en mente siempre que el funcionamiento óptimo del equipo es el objetivo, como se suele decir: “Si quieres llegar rápido ve solo, si quieres llegar lejos ve en equipo”.

¿De qué se debe hablar en una start day?

En las start day se debe hablar de los siguientes temas sobre todo:
 

• ¿Qué pasó ayer? Se habla de aquellas cosas relevantes que ocurrieron en el ciclo anterior, aquello que se considera relevante para el equipo o para el servicio que estamos prestando a nuestros clientes

• ¿Qué pasará hoy? Se habla de aquellas cosas que consideramos relevantes para el ciclo que iniciamos y que pensamos que el equipo debe estar informado. En este punto se incluyen desde temas simples como “recordad que hoy me voy a las 12:00 que tengo médico” hasta “a las 21:00 hay parada del sistema X y esto provocará llamadas en el call center”. Información que sea relevante para el funcionamiento del equipo y del servicio

• ¿Cómo van los objetivos del equipo? Es muy interesante que aquellos equipos que tengan fijados objetivos (ojalá fuesen todos) puedan ver en cada sesión cual es la tendencia de los mismos para poder tomar medidas que permitan reorientar en caso necesario los resultados que estamos obteniendo

• Problemas: aquellos problemas que dificulten las tareas del equipo o le impidan alcanzar los objetivos o acciones de mejora deben ser identificados para su eliminación o reducción. Estos problemas deberían ir a la Improvement board pero este tablero será objeto de otro artículo más adelante.

• Moral del equipo. Si hay algún hecho relevante que afecte a la moral del equipo esto debe indicarse también en la start day. En muchas empresas puede haber algunas reservas en hacer público el estado del equipo, pero considero que es muy importante conocer la realidad, el hecho de esconder un hecho no cambia la realidad.

Los 7 pecados capitales de las start day

Como muchos ya sabréis, algunas religiones identifican los pecados capitales, para mí la start day es un religión por lo que vamos a identificar sus 7 pecados capitales.
 

1. “Mi libro”: Este efecto se produce cuando uno de los participantes aporta información que no es importante para el funcionamiento del equipo o se limita a relatar aquellas tareas que realiza pero que no da información relevante al resto de los miembros del equipo. Si la labor que realizo cada día es enviar emails (por ejemplo) no debo decir que voy a enviar emails, esto ya lo sabe el equipo. Se debe hablar de cosas relevantes que sean de interés para aquellos que participan de la reunión

2. “Escuchar para rebatir no para entender”: En las reuniones en general, no sólo en las start day, debemos escuchar lo que dicen los demás no para rebatir sus opiniones, aunque no me gusten, si no para entender por qué lo perciben de esa manera. Cuando hay opiniones opuestas no suele ser por “mala leche” si no porque vemos las mismas cosas desde puntos de vista distintos, y como decía una serie de TV: “la verdad está ahí afuera”

3. No poner foco en el equipo: El trabajo se realiza en equipo, apoyarnos como tal nos debe permitir mejorar de forma continua

4. “Macho o Hembra Alfa”: Debemos tener cuidado con aquellas personas que tienden a monopolizar las reuniones para llevarlas a “su terreno”. Las start day son reuniones donde el equipo debe hablar en su conjunto, es importante que el facilitador de la reunión controle estos momentos y consiga que todo el equipo participe de la sesión sin que un único miembro monopolice la mayor parte del tiempo

5. “Reportando al jefe”: No son reuniones de reporting al jefe en las cuales hablamos por turnos informando de lo que estamos haciendo con cada tarea…si hacemos esto casi seguro que no duran 15 minutos y la información de la reunión no es interesante para el resto, será interesante para el jefe. Si las tareas avanzan como estaba previsto y ya se sabe (ha habido reuniones start previas) que van bien no es interesante para todos escuchar que X e Y según lo previsto y escuchar cómo se listan tareas que ya conocemos…

6. “No frenar problemas dificlmente resolubles rápidamente”: Una vez se detecta un problema, este puede ser simple y fácil, es decir lo resuelven los miembros del equipo reunidos en menos de un minuto, o bien puede ser un problema en el cual debemos invertir algo más de tiempo e incluso contar con miembros de la organización que no participan en nuestra start day. Por este motivo cuando se detecta un tipo de problema no resoluble en un minuto el facilitador debe detener la discusión, apuntar el problema en un “postit” y colocarlo en la pizarra, y por supuesto continuar con el resto de temas. El facilitador se responsabiliza que al acabar la reunión ese problema va a ser introducido en la “lista de problemas a analizar y priorizar” para que se inicie el proceso de resolución…aunque este proceso será objeto de comentarios en un artículo posterior cuando hablemos de improvemente board. Por supuesto si se trata de algo urgente se debe tratar inmediatamente.

7. “No cumplir el tiempo”. La reunión de start day debe durar 15 minutos como máximo, para ello el líder o facilitador de la reunión debe garantizar que nadie pierde el foco de lo que debe comentarse en la sesión, que se inicia de forma puntual y no se pierde el tiempo en cualquier cosa no interesante para el grupo.

 
En resumen, la start day debe ser una reunión operativa, rápida que permita al equipo tener la información relevante para la prestación del servicio de la forma más eficiente posible. Además, la start day debe permitir identificar oportunidades de mejora, siendo uno de los orígenes del proceso de mejora continua.