El teletrabajo en equipos distribuidos: una nueva realidad

Durante estas últimas semanas, gobiernos de gran parte del mundo han declarado estados de alarma y excepción ante la crisis sanitaria que estamos viviendo.

¿Qué significa esto? Básicamente que se recomienda a los ciudadanos no acudir a eventos multitudinarios, a tiendas, parques, ni tan siquiera al lugar de trabajo. Nos están pidiendo responsabilidad y colaboración para evitar que el virus siga extendiéndose entre la población.

Muchos de mis amigos me han ido contando que en sus empresas poco a poco han ido mandando a teletrabajar a los equipos en remoto porque había algún compañero contagiado, con síntomas o simplemente por precaución.

Sin ninguna duda, este nuevo panorama nos lleva a un escenario desconocido para muchas compañías: el teletrabajo y el hecho de tener que trabajar con equipos distribuidos.

Escribo el siguiente artículo, dadas las circunstancias actuales asociadas al COVID 19 que me han llevado a reflexionar sobre un tema que hoy en día cobra muchísima importancia.

¿Podemos seguir siendo ágiles y que los equipos continúen trabajando?

Este tema no es nuevo, de hecho, muchas empresas, por diversos motivos, han tenido que enfrentarse al desafío de conseguir que los equipos trabajen de forma ágil siendo equipos distribuidos. No es la mejor situación, y si a cualquiera de nosotros nos dieran a elegir siempre nos decantaríamos por equipos coubicados trabajando codo con codo, física y psíquicamente, pero, a veces la realidad es otra y, como ahora, no podemos elegir.

En este artículo me gustaría recoger unas cuantas ideas que puedan servir como puntos de reflexión a los equipos que se han visto impactados por esta nueva realidad del COVID 19.

Empecemos…

Revisar las “Alianzas”

Creo que las primeras cosas que se tienen que revisar en el equipo son las reglas del juego, los acuerdos de trabajo, en Netmind nos gusta llamarlas “las alianzas”.

Estas “alianzas” contienen los derechos y deberes decididos y acordados por los miembros del equipo, y sirven para generar un entendimiento mutuo sobre cómo actuar dentro del mismo y así crear un entorno adecuado que nos ayude a gestionar la manera en la que nos relacionamos y trabajamos conjuntamente.

En estos acuerdos deberíamos tener definidos temas como: cuándo y cómo actualizar los estados de las actividades en el tablero Kanban, horarios y ubicación de las Daily’s, cuándo y cómo hacemos el resto de ceremonias, etc.

En la mayoría de los casos estas “alianzas” se definieron y acordaron considerando que los equipos iban a estar coubicados. Teniendo en cuenta que ahora la mayor parte de nosotros vamos a estar teletrabajando deberíamos revisarlas, actualizarlas y acordar herramientas y horarios para cada uno de los ejemplos anteriores.

No estaría de más convocar un gabinete de “crisis” y repasar estas alianzas.

“Individuos e interacciones” Quizás una de las primeras reglas de esta alianza sería reforzar la recomendación de tener la cámara encendida cuando interactuémos con el resto de los miembros del equipo, para que sigamos teniendo esa comunicación “cara a cara” aunque estemos a kilómetros de distancia.

Ojo con las reuniones multitudinarias en las que tener todos las cámaras encendidas puede ser motivo de distracción e impida mantener el foco.

Mantener la transparencia

Estando en un entorno coubicado es más sencillo cumplir con el compromiso de “transparencia” y tener visibilidad.
Bien, ahora llega el momento de que cada equipo se plantee cómo podemos mantener esa transparencia cuando cada uno de nosotros está en su casa.

Trabajar en remoto requiere responsabilidades de comunicación adicionales. Es especialmente importante estar abiertos a compartir nuestra información, compartiendo pantalla y/o documentos, por ejemplo, y estar disponibles para los demás.

Estando separados no es tan sencillo equilibrar las cargas de trabajo, no vemos en directo que uno de nuestros compañeros parece agobiado, estresado o cansado. Cuando estamos en el mismo espacio no tenemos ni que decirlo, cualquiera podría verlo, echarnos una mano o preguntarnos. En esta nueva situación, hemos de ser proactivos y estar abiertos a compartir nuestro estado actual. Si no lo gestionamos correctamente estamos generando una situación “perder-perder”. Es decir, nosotros estaremos sufriendo y a la vez podemos estar generando cuellos de botella, comprometiendo la entrega a tiempo y poniendo trabas a la entrega con calidad de nuestros “productos”.

No tengamos miedo a quejarnos o expresar cualquier sentimiento de este tipo, esa apertura va en beneficio de todos. Es muy importante ser transparentes también en esto.

Herramientas para el trabajo ágil en remoto

En un entorno distribuido, conocer herramientas adecuadas es fundamental en la aplicación de prácticas ágiles.
Hay miles en el mercado y muchos artículos y referencias que se pueden adaptar a vuestras necesidades. Recordad que no han de ser “las más sofisticadas”, han de ser “lo suficientemente buenas”. No olvides la palabra KISS (Keep It Stupidly Simple).

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La importancia de las Demos

Relacionado con la transparencia y con la gestión de la confianza, es imprescindible mantenerla con nuestros stakeholders y, para ello, nada mejor que planificar Demos frecuentemente. Las demostraciones de nuestros entregables aumentan la visibilidad del proyecto, transmiten el grado de avance y es la mejor forma de recoger comentarios y feedback que nos permitan realizar los ajustes necesarios.

En este sentido, el equipo también tiene que pensar, para cada caso particular, cómo llevar a cabo las Demos y cómo asegurarnos de que tenemos las herramientas adecuadas y el consenso dentro del equipo a la hora de utilizarlas.

Una solución podría ser ponerlo por escrito, y más dada la circunstancia excepcional que estamos viviendo. Puede que ahora necesitemos documentos simples, breves, claros y que nos ayuden a suplir el “cara a cara”.

Motivación en equipos remotos

¿Cómo podemos seguir manteniendo al equipo motivado en estas circunstancias?

En los equipos distribuidos tenemos que trabajar más duro para comunicarnos, mantenernos comprometidos y enfocados. Además, hay que prestar mucha más atención a las retrospectivas a la hora de medir la “salud” del equipo y analizar entre todos de una forma abierta cómo son las dinámicas y las interacciones entre nosotros ahora que no nos vemos. De nuevo, transparencia y confianza son conceptos fundamentales para salir airosos de esta situación.

Cada equipo tiene que buscar cómo mantener la motivación. Tenemos que ser conscientes que este cambio puede llevar a algunos equipos a retroceder a fases previas según la escalera de Tuckman (Teoría de desarrollo de equipos). Aquí el papel del Scrum Master es fundamental para ayudar al equipo a volver al estadio donde estaba antes de esta crisis.

Es bastante probable que equipos que estaban en una zona de confort (“Norming” o “Performing”) vuelvan momentaneamente al “Storming”. Hay que dar el espacio y el tiempo para que el equipo participe, comparta inquietudes, frustraciones y rechazo ante la situación actual, y desde ahí fomentar el crecimiento y la normalización.

Las costumbres del ser humano

Los humanos somos una especie compleja y complicada. Ahora estamos viendo cómo adaptarnos a esta nueva necesidad, pero si esta situación se mantiene durante semanas o meses llegará el momento en que nos habituemos a trabajar desde casa y nos de pereza volver a la situación previa. ¡Sí!, nos va a pasar, así que no estaría de más pensar desde ya en un incentivo, alguna actividad de equipo para cuando esta situación se revierta y podamos volver al puesto de trabajo y a la rutina diaria con la ilusión y las ganas a tope.

Crisis, peligro y oportunidad

Sé que son momentos difíciles y no quiero pecar de frivolidad, pero quizás es momento de tomar como referencia a Japón. No sé si sabéis que la palabra crisis en japonés (危機=kiki) está compuesta por los caracteres 危=“peligro” y 機=” oportunidad”.

Tratemos de identificar esas posibles oportunidades ante esta difícil situación.

¡Cuidaos mucho!

#QuédateEnCasa #YoMeQuedoEnCasa #MeFormoEnCasa