Cómo usar PBS y WBS en la gestión de proyectos – PMBOK®

Cuando impartimos cursos de PRINCE2® y de la PMBOK® Guide, a la hora de definir el alcance de un proyecto, suelen aparecer dudas acerca del uso de PBS y WBS: la Estructura Jerárquica de Producto (EJP o PBS, Product Breakdown Structure) y de la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT o WBS, Work Breakdown Structure). En este post pretendemos ayudar a entender mejor cómo utilizarlas en un proyecto.

¿Qué es PBS?

La PBS es una descomposición jerárquica de todos los productos (entregables, resultados tangibles) que se deben crear en un proyecto partiendo de lo que, en PRINCE2®, llamamos el Producto del Proyecto, que es el resultado esperado del proyecto, desde el punto de vista del cliente. En la figura siguiente se muestra un ejemplo de PBS.

¿Qué es WBS?

La WBS (Work Breakdown Structure o Estructura de Desglose de Trabajo) es un elemento imprescindible, según la PMBOK® Guide (www.pmi.org), para definir el alcance de un proyecto. El formato y composición es similar al de una PBS, aunque el foco de la WBS está en identificar todo el trabajo a realizar en un proyecto (tanto técnico como de gestión), y no en los resultados a obtener.

¿Cuándo utilizar una u otra? ¿deben realizarse ambas o son incompatibles entre sí?

No hay una única respuesta válida: en cada proyecto, el objetivo debe ser identificar todos los productos a obtener y el trabajo necesario para generar estos (y solamente estos) productos. La PBS y la WBS son dos técnicas a disposición de cada Project Manager para definir y controlar el alcance de un proyecto, no servirán por lo tanto para establecer dependencias u ordenar el trabajo a realizar. Para la definición del alcance pueden usarse por separado, juntas o utilizando una combinación de las dos.
Un posible enfoque puede ser utilizar en primer lugar la PBS para identificar exactamente lo que hay que producir y, a partir de la PBS, definir el trabajo a realizar a través de una WBS, describiendo finalmente los paquetes de trabajo necesarios.
En el caso de que utilicemos ambas debemos garantizar su trazabilidad (es decir, qué productos se incluyen en cada paquete de trabajo y viceversa). Desde el punto de vista de la comunicación, un enfoque en los productos puede ser más visual y comprensible para el cliente, mientras que la visualización de todo el trabajo a realizar puede ser más válido para obtener el compromiso del equipo.
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