Visual Management, la importancia en la gestión

Cuando empecé a pensar en este post, relacionado con LEAN y Gestión de TI, pensé inmediatamente en Gestión Visual. ¿Por qué en gestión visual o Visual Management? Imagino que mi experiencia reciente me ha llevado a darme cuenta que muchas veces el tan manoseado concepto de gestión visual se queda en la parte Visual, y se olvida la parte de Gestión.

Visual Management no es únicamente llenar nuestras mesas y paredes de carteles, de señales, de post-it …es mucho más que eso.

En los sistemas de gestión tradicional se produce una comunicación muy fuerte desde los niveles superiores de dirección hacia los niveles más operativos. Eso hace que los niveles operativos, que en general son los que aportan más valor al proceso productivo TI desde el punto de vista cliente, se comporten como receptores de información. Hacemos que escuchen la información que les llega y la procesen. Si vemos este proceso comunicativo desde el punto de vista de aprendizaje, nos deja en la parte de pirámide marcada como “B”.

Con suerte se consigue que asuman el 30% de la información

Desde un punto de vista de “aprendizaje” hacemos que los niveles operativos escuchen las directivas que les llegan, con suerte se consigue que asuman el 30% de la información.

Esta pirámide se puede encontrar en muchas fuentes como el departamento de educación de Estados Unidos. Es cierto que esta pirámide no es totalmente universal pues falta tener en cuenta factores como expertise, edad de los receptores, cualificación, etc, sin embargo es lo suficientemente general como para considerarla adecuada.

Pienso que esto se produce por diversos factores, entre ellos que no son “dueños” ni “creadores” de las ideas o datos que se les entregan, son simplemente “escuchadores” de lo que se les dice. Se trata de entorno muy taylorianos (ver teorías de Frederick Taylor) de comunicación “hacia abajo” , dónde se marca mucho quien es el jefe y quien el operario, quien decide y quien ejecuta. A veces cuando hablo de este tema alguno se lleva las manos a la cabeza…”hablamos de TI no de la industria manufacturera de inicios del siglo XX”… es cierto pero hay similitudes muy fuertes.

¿Y qué tiene que ver cómo aprende una persona con Visual Management?

Uno de los objetivos de Visual Management es conseguir que la información llegue a todo el mundo, tanto directivos como operadores, de forma ágil y efectiva. La parte de “efectiva” es la que solemos olvidar. La parte efectiva es la que se consigue cuando la información de los paneles no la pone el jefe los lunes por la mañana, si no que la genera el equipo durante las diversas reuniones de trabajo (por ejemplo).

No creo que podamos hablar de una reunión de Start Day, o daily meeting o como queramos llamarla sin una tablero visual. Y aquí lo que queremos hacer es llevar el aprendizaje y mejora de los equipos a la zona “A” de la pirámide. Si todo el equipo es consciente y se considera parte del proceso productivo, si ha aprendido el proceso completo y las consecuencias de cada una de las actividades, está preparado para mejorarlo. Y eso es lo que solemos olvidar, he visto muchos tableros llenos de datos, llenos de post-it que se quedan en la zona B de la pirámide porque no están generados por la colaboración del equipo, si no por un manager que se encarga de actualizar su estado una vez por semana.

Al final se convierte en un cuadro en la pared por el que pasa constantemente la gente pero realmente nadie asimila que hay en él…

Visual Manager para cumplir el objetivo

Sin embargo los tableros en los cuales ha colaborado el equipo ves que están vivos, se mueven y avanzan con el equipo. Y llega un momento en que no sabes si el tablero refleja lo que sucede o sucede lo que marca el tablero…desde el punto de vista comentado da realmente igual porque el objetivo está cumplido. Que la información llegue a todos los niveles del equipo, y esté sea consciente del estado del proceso productivo, y por lo tanto está preparado para mejorarlo.

La gestión visual no debe ser interpretada como el sistema de tableros, tarjetas y carteles que hace cosas visibles, esta sólo es la parte física, si no como gestión que permite una comunicación constante de los equipos con el objetivo de que todo el equipo sea consciente del estado de las actividades y esté preparado para la mejora continua de procesos y tareas.

Visual Management no es un objetivo en sí, es una forma más que toma el estilo de dirección que favorece la comunicación y la colaboración de los equipos de trabajo, dejando de la lado las tradicionales estructuras de ordeno y mando hacia estructuras más ágiles y dinámicas de colaboración y auténticos equipos de trabajo.